受注管理システムでは、まず、受注入力を行います。顧客から、電話、FAXあるいは口頭で受け付けた注文を、システムに入力します。最近では、インターネットを介しての注文をシステムで自動的に入力する場合もあります。システムで手入力する場合も、営業担当者が自分で行う場合や、通信販売のように受注入力専門の担当者が行うケースがあります。
受注入力で入力される項目は、主に顧客（得意先と呼びます）と商品に関する情報です。１つの注文に対して、得意先は１つですが、商品は複数の商品が入力されます。
入力された注文データは、必要に応じて、受注伝票として画面表示したり、印刷されたりします。図１に簡単な受注伝票の例を示します。
入力された注文データは、注文に応じて仕入れた商品が得意先に納品されるまで受注管理システムに格納されています。このような納品前の注文データを受注残データと呼びます。受注管理システムでは、この受注残データを、受注番号、得意先名あるいは商品名といった、いろいろな項目をキーとして検索できるような機能を持っています。
次に発注管理システムの機能を見てみましょう。発注とは、受注の反対側の立場での業務ですから、発注管理システムの機能も、受注管理システムの機能を裏返しにしたものになります。
発注管理システムでは、まず、発注入力を行います。仕入れを必要とする複数の商品の情報をシステムに入力し、自社の情報を含む発注伝票を出力し、仕入先（卸売業やメーカーなど）に送ります。
発注データの作成・送付方法も、最近では多種多様となっており、小売業の店舗では、商品のバーコードを読み取って自動作成したり、製造業では、原材料や部品の在庫がある一定の数量を下回ったら自動的に発注処理を実行するようなケースもあります。
入力された発注データは、発注した商品が自社に納品されるまで発注管理システムに格納されています。受注管理システムと同様に、この発注残データをいろいろな項目をキーとして検索できるような機能を持っています。
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