現時点で、予算の作成および管理にExcelを用いて行っているのは貴方だけではありません。また、Excelを予算の作成と管理のための優れたツールにすることに苦労されているのも、貴方だけではありません。
スプレッドシートを使用した予算策定は、通常、効率が低く、共同作業が難しいものです。また、エラーが発生しやすい傾向があります。Excelは、個人の強力な生産性向上に強力なツールであるものの、経営管理、取締役会、金融機関で必要とされる正確かつ包括的な予算策定には必要な機能が不足しています。
組織の成長に伴って、Excelが予算策定に対応できなくなっている可能性を示す6つの兆候を以下にご紹介します。
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予算策定プロセスに時間がかかりすぎる
Excelでの予算策定では、多くの場合、いくつかの手動操作が必要です。通常、会計システムからの財務データのダウンロードから始まり、複数のExcelファイル間でデータの切り取りと目的の形式への貼り付け、データの集約、数式やリンクの更新、収益の作成と費用予測、予測の更新、実績と予算の比較レポートの作成(エラーがないか常に確認が必要です)。最後に、ファイルを電子メール送信します。明らかに、Excelでの予算策定プロセスは手間がかかり、時間も消費されます。Excelファイルへの直前の変更は、管理が難しく、リンクや数式の更新を忘れることがあります。取締役会およびCFOは正確な数値に依存しており、エラーが信頼を損ない、誤った判断につながる可能性があります。
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データの統合が困難
予算策定には、組織全体のデータの統合が必要になることがよくあります。データ・ソースへのアクセスと最新の情報の取得が不可欠です。この作業は、様々なソースからデータを取得し、包括的に理解する際に、さらに複雑になります。スプレッドシートがデータ・ソースから独立して存在する場合、統合に必要な時間は大幅に増加します。
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ファイルのバージョンが多すぎる
Excelの予算テンプレートは、手動で作成、共有、および収集されるため、バージョン管理の問題が生じます。複数のバージョンが存在すると、ドキュメントの最新の変更を特定することが困難になり、予算策定を担当するチームの負担が増加します。バージョン管理を怠ると、問題が発生し、トラブルシューティングや監査の作業が増えることになります。
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制限されたコラボレーション
予算プロセスが明確に定義されていない場合、財務部門は、適切な参加レベルや部門管理者からの承認を得るのに苦労することがあります。スプレッドシートのやり取りでは、誰かが行やセルを削除したり、数式やリンクを壊したりといったことが起こりやすいです。このようなコラボレーションのプロセスは完全に断片化されており、非効率でエラーが起こりやすく、変更内容の可視性も低下します。監査証跡がないと、ミスや不正確さの原因究明がより困難になります。財務は、数字が最新で正確であることを確認するだけで長くの時間を費やすことになります。
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情報が誤って他のユーザーに共有される
給与情報が含まれたExcelファイルをそのまま送信したことはありますか？予算には、様々な部門の詳細な支出や給与などの機密情報が含まれています。複数のExcelスプレッドシートを使用している場合、誤って間違ったファイルを間違った相手にメールで送信したり、誤った共有フォルダへのアクセスを許可することが容易に発生したりすることもあり得ます。特に大規模な予算を徹夜で処理しているような状況では、そのリスクが高まります。
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レポートの遅れ
毎月、フォーマットされていない財務結果を会計システムからダウンロードし、データをExcelに切り取り・貼り付け、データを集計した後、各スプレッドシートを適切なグループに送信するまでに期限を過ぎてしまうことがよくあります。さらに、これは、プロセス全体でエラーがなく、最終レポートがソース・システム内の情報と一致していることを前提としています。このため、意思決定者が支出を分析し、事前に計画を立て、ビジネスの財務健全性のために先見的な決定を行うことが困難になります。
ナンバー1クラウド
会計ソフトウェア
NetSuiteがお役に立ちます
これらの兆候がたとえ1つでもある場合、Excelからの脱却し、予算策定プロセスの脱却と予算策定ソリューションの検討を開始する十分な理由があります。しかし、計画および予算策定ソリューションは構成が難しいかどうか、費用が高いかどうかというのが最初に思い浮かぶ質問でしょう。
NetSuite Planning and Budgetingは、強力でありながら使用や導入が比較的容易な予算策定ソリューションです。事前構成済のNetSuite総勘定元帳とのデータ同期を利用して、財務データは自動的にNetSuiteから予算策定ツールに取り込まれ、手動データ入力がなくなり、常に最新データを利用でき、誰がどのデータを取得したかを考慮する必要はありません。さらに、予算策定プロセスに参加が必要な組織内のすべての人を簡単に取り込むことができます。このソリューションは、1つのエンドツーエンドのソリューションを使用して予算策定プロセス全体を効果的に管理するために必要なコラボレーション、管理および可視性を提供します。
