ビジネスを運営していると、顧客が期日までに請求書を支払わないという課題に直面することがあります。これには様々な理由がありますが、今回はその中から主要な5つの理由を詳しく解説します。

例えば、もしあなたが優れた仕事をして、一流のサービスを提供し、並外れた価値を顧客に提供したとしても、顧客が期日までに支払を行うとは限りません。この一般的な問題は、関係にひずみをもたらし、キャッシュフローに影響を与え、財務上の柔軟性を限定し、ビジネスに深刻なリスクをもたらします。

信用販売を行うあらゆる企業にとって、支払遅延は避けられない問題です。顧客が経済的な苦境に陥っている場合もありますが、大半はより一般的な原因によるものです。

顧客が支払を保留する理由は多数ありますが、よく見られるのはそのうちのほんの一部です。そして幸いなことに、ほとんどは簡単に解決することができます。

顧客の支払が遅れる理由

請求書作成の問題はキャッシュ・フローを悪化させ、顧客満足度に影響を与えます。頻繁に発生すると、企業の評判に深刻なダメージを与える可能性があります。それを念頭に置いて、支払が保留される最も一般的な理由と、この問題を回避するための対策を示します。

1.請求書がない。電子メールのアドレスや住所の間違いのために請求書が紛失してしまうこともありますが、請求書が間違った担当者または部門に送信されていることがより一般的です。顧客が求める請求書送付先を把握し、顧客の承認プロセスを理解することが、期日内に支払を受けるための鍵です。顧客が専用の買掛金電子メールアドレスを持っている場合は、それを使用します。請求書について複数の人にコピーを送信することが求められている場合は、そうします。請求書の郵送は可能な限り避けます。紙による記録は容易に紛失します。

2.情報がない、または間違っている。買掛金対応スタッフは非常に忙しく、請求データの追跡や修正は必ずしも最優先事項ではありません。たとえば、発注書番号がない場合、または注文情報が顧客の記録と一致しない場合、誰かが供給者に電話をかける時間ができるか、供給者が支払に関する問い合わせの電話をかけるまで、その請求書はおそらく保留されるでしょう。一元化されたデータアクセスと買掛金自動化を組み合わせると、重複するデータ入力を不要にし、これらの問題をなくすことができます。それにより、データの精度が向上し、請求書の送信時に必要な情報がすべて含まれるようになります。

3.請求係争。間違った価格設定や出荷されていない商品に対する請求があると、必然的にフラストレーションが生じます。しかし、請求エラーはカスタマー・サービスの問題のみにとどまりません。いくつかの経路でキャッシュ・フローに影響を与える可能性があります。通常、顧客はエラーが修正されるまで支払を保留するため、短期的なキャッシュ・インフローが悪化しますが、請求係争が頻繁に発生すると顧客離れにつながり、長期的なキャッシュ・フローも悪化します。

請求書発行を自動化すると、必ずすべての注文に正しい価格設定が適用され、実際に出荷されたアイテムの数とタイプに対してのみ請求が行われるため、請求エラーを避けることができます。

顧客への請求を増進的に行う企業では、設定したスケジュールに従って、または特定のタスク・セットの完了時に請求書を送信する必要がある場合があります。これらの詳細の追跡は、特に記録がスプレッドシート形式になっている場合には難しくなることがあります。しかし、合意されたマイルストーンが完了する前など、間違ったタイミングで顧客に請求書を発行すると、係争が発生する可能性があります。売掛金対応スタッフが自動化された請求スケジュールを作成できる会計ソリューションを使用すると、プロセスを簡略化し、顧客への正しい請求を確実に行うことができます。

5.フォーマットの見た目がよくない。どの請求書の支払を行うかを決定する際には、その見た目が重要です。フォーマットが適切でない請求書は、拒否される可能性が高くなります。残念ながら、多くの請求システムでは請求書に対する画一的なアプローチを採用しており、テンプレートはカスタマイズしにくく、数も限定的です。顧客が標準テンプレートに含まれていない追加情報(ライセンス番号や仕入先IDなど)を必要とする場合は、これが問題になる可能性があります。

請求書の要件は、業種によって異なることもあれば、提供される製品やサービスによって異なることもあります。たとえば、建設会社は、プロジェクトで使用される資材の項目別リストに加え、作業時間や請求料金などを含める必要がある場合があります。プロモーション・ディスカウントを提供する製造業者は、プロモーションの条件と期間をその請求書に追加することもあるでしょう。テンプレートに柔軟性がないと、カスタムの請求書フォーマットを作成するためにコンサルタントの採用が必要になることもあります。

また、フォーマットの見た目がよくないと、販売者がプロらしくないという印象も与えてしまいます。それは、その請求書が不正であるかもしれないことを示す危険信号です。そして、不正の可能性が少しでもあれば、仕入先への支払を行わない十分な理由になります。どちらの問題も、回避するためには、柔軟な標準テンプレートおよびカスタム請求書の開発用の柔軟な使いやすいツールを提供するソリューションを探します。

5.買掛金プロセス。顧客の社内買掛金プロセスも、支払時期に影響する可能性があります。たとえば、金融機関が小切手を月に1回のみ振り出すという場合、支払が請求書の支払期日の2、3週間後になる可能性があります。顧客がこちらの都合にあわせて支払サイクルを変更することは期待できませんが、小切手以外の支払手段を提示することで支払を早めることは可能です。特に、顧客が頻繁に購入する場合や、登録料などの定期的な料金が発生する場合は、クレジット・カードや電信送金による支払のほうが便利だと感じてもらえるかもしれません。

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NetSuiteの請求書作成機能による期日内支払の強化

エラー、手動のプロセス、フォーマットの問題、支払オプションが限定的であることなどはすべて、顧客の支払を遅らせ、キャッシュ・フローに影響を与える可能性があります。NetSuiteは、顧客の請求書作成から支払管理までの売掛金プロセス全体を自動化します。時間のかかる手動プロセスをなくし、スタッフが適時の正確な請求書を作成するために必要な重要情報に確実にアクセスできるようにすることで、キャッシュ・フローを改善することができます。

一元化されたデータベースにより、組織のどこからでも、ロールに基づいて顧客アカウントの詳細、注文情報およびその他の関連データに便利にアクセスできます。このデータが利用できるようになると、重複するデータ入力の必要がなくなるため、時間の節約およびエラーの削減につながります。柔軟な請求書テンプレートと高度なレイアウト・エディタにより、顧客の要件に応じて請求書を簡単に調整できます。また、NetSuiteの支払リンク機能(新しいタブで開きます)で、追加のオプションおよび請求書から直接支払を行うためのリンクを顧客に提供することで、支払を促進できます。