このエンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）要件チェックリストは、ビジネスに最も役立つシステムを選択するのに役立ちます。
適切なERPシステムは、まったく異なるビジネス・プロセスを統合および自動化することで混乱を解消し、効率の向上やビジネスの対応力の向上などのメリットをもたらします。しかし、ERPシステムに頼って多くのビジネスを管理するため、適切なソリューションを見つけるには、事前に要件を慎重にマッピングすることが重要です。誤ったERPシステムの選択はコストのかかる間違いにつながる可能性があるため、しっかりとしたデュー・デリジェンスを実施してください。
ERPの概要と機能
エンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）ソフトウェアは、組織の主要なビジネス機能を1つにまとめます。ERPは、共有データベースを使用して、会計、在庫管理、注文処理、人事などの機能を提供することにより、複数のビジネス活動をサポートし、連携させます。
これにより、組織は正確な情報が得られる唯一の情報源を確保し、さまざまなプロセスを自動化できます。ERPシステムには通常、ダッシュボードやその他のレポート・ツールが含まれており、組織全体の情報をわかりやすくリアルタイムで表示することもできます。
ERP導入のメリット
ERP導入には、会社全体の中央データベースが実現し、有用なレポート機能が備わっていることに加え、重要な利点が多数あります。
- 生産性の向上。ERPは、従業員の負担となる反復的な手動タスクの多くを自動化し、従業員が他のプロジェクトに取り組むことができるため、通常、組織により多くの価値をもたらします。さらに、ERPは、タスクの完了に必要な情報が適切なタイミングで提示するため、さまざまなタスクに必要な時間を短縮できます。
- データ・セキュリティの向上。多数のセキュリティ・レベルがある複数のシステムにデータを分散するのではなく、データを一元化するため、本質的に保護レベルが向上します。多数のスプレッドシートやドキュメントで情報を管理する代わりに、クラウドERPは、複数のリモート・サーバーに情報を分散して冗長性を確立し、単一障害点の発生を防ぎます。
- コンプライアンスのシンプル化。更新されたレコードとカスタマイズ可能なレポート・ツールにより、コンプライアンスの追跡が容易になり、必要に応じて調整できます。また、監査者が必要な情報に簡単にアクセスできるため、監査プロセスが容易になります。
- モビリティ。ユーザーはインターネット経由でクラウド・システムにアクセスするため、必要なレポートやダッシュボードをモバイル・ブラウザで利用できます。これは、多くの従業員が現場や出張に出ている企業にとって特に重要であり、モバイル・デバイスを介して従業員に会社の最新情報を提供できます。
ERP導入オプションとは
ERPソフトウェアには、主にクラウドベースとオンプレミスの2種類があります。
クラウドベースのERPソリューションは、それを使用するためのハードウェアを設置する必要がないため、初期費用が少なくて済みます。ユーザーはインターネットを介してブラウザでクラウドベースのERPにアクセスします。通常、これらのソリューションはサブスクリプション・ベースで提供され、Software-as-a-Service（SaaS）と呼ばれます。クラウドベースのERPは、オンプレミスよりも迅速かつ容易に導入できる傾向があります。また、クラウドERPでは、プロバイダーがソフトウェアを新しいリリースに自動的に更新します。
オンプレミスERPシステムでは、企業がシステムの維持とアップグレードに関する全責任を負います。オンプレミス・ソフトウェアを選択する企業は、サブスクリプションとな異なり、通常、購入時に高額なライセンス料金を支払い、メンテナンス料金を継続的に支払います。この種類のERP導入は、重要なITリソースを持っていて、データをオンサイトに保持することに決めている企業にとって魅力的です。
一部の企業は、ビジネスを管理するために「自社製」ソリューションを開発しています。しかし、タイプや規模が異なるさまざまな企業のニーズに適応できる手頃な価格のシステムをリリースするベンダーが増えるにつれて、このアプローチは次第に人気がなくなっています。
ERPの購入に関する考慮事項
ERPシステムで特定のビジネス機能がどのようにサポートされているかを考慮するだけでなく、次のような幅広い要件に焦点を当てることも重要です。
- 業界の専門知識: ベンダーは業界の細部まで理解していて、貴社のビジネスに似た顧客と取引していますか。ベンダーは参考資料を提供できますか。
- 統合: ERPシステムは、倉庫用のスキャナーなど、ビジネスで使用する他のアプリケーションやハードウェアとどの程度簡単に連携できますか。商用のソリューションまたは自社開発のソリューションとの連携を容易にするオープンなアプリケーション・プログラミング・インタフェース（API）はありますか。
- 導入: ITリソース、予算、希望する稼働開始日、クラウドベースかオンプレミスかを考慮すると、どのタイプのERP導入がビジネスに最適ですか。特定ベンダーのソフトウェアを実装するスキルを持った人材を見つけるには、外部の支援が必要ですか。また、そのような人材を見つけるのは、どの程度困難ですか。
- サポート: システムにはどのくらいのサポートが必要ですか。また、ベンダーによる提供、外部事業者との契約、または社内での採用など、どのようにサポートを確保しますか。これらのオプションによってコストはどの程度異なりますか。セルフサービスのナレッジベースはありますか。また、そのナレッジベースは、どの程度堅牢ですか。どのような時間帯にサポート・スタッフを利用できますか。
- トレーニング: そのシステムでは、どのようなトレーニングを利用できますか。トレーニングは、ユーザーの習得とROIの実現のために欠かせません。他のソリューションよりも使いやすいソリューションがありますか。また、それが、企業がソリューションの利点を迅速に確認するのにどの程度影響しますか。
- プラットフォームとカスタマイズ: システムを開発する際の基盤となったプラットフォームは簡単に使用できますか。独自のニーズに合わせてシステムをカスタマイズするには、専門的なスキルが必要ですか。
- エコシステム: ベンダーには、導入とコンサルティングの両方の専門知識を提供するパートナーの強固なエコシステムがありますか。また、ベンダーは、電子データ交換（EDI）やフィールド・サービス自動化など、業界別または部門別の補完的なソリューションを提供していますか。
ERPの要件収集のベストプラクティス
ビジネスに適したERPを選択する重要なプロセスをうまく進めるには、人（People）、プロセス（Process）、優先順位（Priority）の3つのPに留意してください。
人: 最初に、要件を収集しながら、適切な人員を確保する必要があります。このチームには、ERPシステムを利用する各部門を代表する人員が含まれていることが重要です。これは、通常、営業およびマーケティング、財務、製造、サプライチェーン、IT、カスタマー・サービスのスタッフが含まれていることを意味します。
各部門のエグゼクティブ・レベルの調整役を含めることも重要ですが、各グループのエンドユーザーを含めることは、特に有益です。エンドユーザーは、スムーズな導入を実現するのに役立つ詳細で実践的な知識を持っています。要件を定義する際に、エンドユーザーが参加することで、ビジネス・ニーズを満たすことができ、新しいシステムの導入時に幅広い賛同を得ることができます。革新的な考えと前向きな姿勢を持ち、個人のニーズと会社の目標のバランスを確保できるスタッフを選ぶのがベストです。また、企業によっては、ERPコンサルタント、請負業者、コンプライアンス・スペシャリスト、投資家など、組織外の人々もこのチームに含めています。
プロセス: すべてのERP導入の主要な目標の1つは、ビジネス・プロセスをよりシンプルかつ効率的にすることです。そのため、既存のプロセスをマッピングして、ユースケースを特定することがベストプラクティスです。そうすることで、新しいシステムで同じ問題が再度生じるのを避けることができます。これは、意思決定者が特定のソリューションですべてのニーズを満たすことができるかどうかを理解するのにも役立ちます。ベンダーが他のさまざまな顧客との協力を通じて、既存の内部プロセスよりも効率的な業界のベストプラクティスを蓄積していることに気が付く場合があります。
優先順位: チームが現在の状態を十分に理解したら、企業はビジネス目標に基づいて希望する将来の状態を明確化できます。さらに、組織はこれらのビジネス目標を使用して、ERPの優先順位を設定できます。ただし、目標は具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Attainable）、合理的（Reasonable）で期限がある（timely）必要があります（通常、SMART目標と呼ばれます）。たとえば、ERPシステムのSMART目標には、倉庫での品目のピッキングおよび梱包の平均時間の短縮が含まれる場合があります。
ERPシステムのどのモジュールと機能がすぐに必要かの優先順位を付けることも同様に重要です。トランザクション・レコードはERPシステムの中核であるため、ほとんどの企業は財務と会計を最優先します。人事や在庫管理など他の分野の機能は、財務と合わせて実装できますが、企業はビジネス・ニーズや利用可能なリソースに応じて、段階的なアプローチをとり、可能な範囲で機能を追加することもできます。これらのモジュール内の特定の機能に優先順位を付けることで、ビジネス目標に集中でき、あれば素晴らしいが必須ではない派手な機能に気を取られる状況（しばしば「スコープ・クリープ」と呼ばれる）を回避できます。
ERP機能要件チェックリスト
要件チェックリストを使用すると、どのERPモジュールおよび機能が必要かを判断できます。このチェックリストには、ERPシステムがサポートする必要がある最も一般的なビジネス機能とプロセスの一部が含まれています。
会計と財務:
このモジュールには、財務報告、総勘定元帳、売掛金（AR）、買掛金（AP）、請求、収益認識、予算策定など、主要なすべての会計およびコンプライアンス・システムが含まれています。
人事/人材管理（HCM）:
HCMモジュールは、マネージャー、人事スタッフ、および従業員に関するすべての従業員データおよびその他の人事情報を処理します。オンボーディング、福利厚生、給与、生産性、税金、タイムカードの追跡、休暇申請などのタスクを管理します。
製造および流通:
このアプリケーションは、組織が製造業務のすべての側面を実行できるよう支援し、これらすべてのステップとプロセスをエンドツーエンドで可視化して分析します。一般的な機能には、生産管理、流通スケジューリング、品質分析、倉庫管理などがあります。
資材管理:
資材管理モジュールは、組織がサプライチェーン・プロセスを最適化して、計画した生産のための十分な資材を確保するのに役立ちます。資材リソース・プランニング（MRP）ソフトウェアの具体的な機能には、自動調達、在庫管理、ロジスティクス管理などがあります。
在庫および注文管理:
在庫管理アプリケーションは、在庫の管理に必要な機能を提供することにより、需要を満たすのに十分な在庫を確保すると同時に、在庫切れのリスクを減らし、在庫を最新の状態に保ちます。通常、在庫追跡と倉庫管理、価格設定管理、eコマース、注文入力、顧客からの返品をサポートします。
サプライチェーン・マネジメント（SCM）:
SCMモジュールは、ベンダーへの発注から、完成品を顧客に届けるまでのすべてのステップを自動化し、管理します。機能には、需要予測、発注・作業指示・転送指示の自動化、出荷管理、保証管理などがあります。
顧客関係管理（CRM）:
CRMモジュールは、顧客のすべての連絡先と顧客とのやりとりを追跡および管理します。顧客注文履歴の取得、マーケティング・キャンペーンの調整と自動化、リードの管理、販売見積もりの生成を行うことができます。
データ分析:
データ分析機能は、企業のソリューションの特定、問題の軽減、結果の報告を支援し、企業が収益を生み出す機会を見つけて実行に移すのを助けます。ERPデータセットの一元化という特徴により、組織はほぼリアルタイムで同じデータ・ポイントに基づいて意思決定を行うことができます。
ビジネス・インテリジェンスとレポート:
このモジュールは、ダッシュボードと分析を提供する部門横断的なレポート・ツール・レイヤーを追加します。これらのツールを使用すると、ビジネス全体と特定部門のパフォーマンスに関する貴重なインサイトが得られ、優先順位の決定や重要な意思決定に関する通知を行うことができます。
マーケティング:
マーケティング・オートメーション・モジュールは、企業がすべてのデジタル・チャネルにわたってオムニチャネル・キャンペーンを管理するのに役立ちます。これらのモジュールには通常、メールの自動化機能とカスタマー・セグメンテーション機能が含まれており、キャンペーンのパフォーマンス、カスタマー・ロイヤルティの向上、および営業に関する詳細なレポートを得ることができます。
自動化:
ERPモジュールは人事、CRM、財務、在庫などの部門にわたって統合化されているため、サイロ化した構造からプロセスを取り出し、ワークフローを自動化するのに役立ちます。たとえば、営業部門が新しい注文を入力すると、在庫、財務、出荷の各チームのアクションを自動的に促します。これにより、手作業でのプロセスが含まれる割合を制限できるだけでなく、手作業によるミスや冗長化が発生する可能性も制限できます。
ERPを最大限に活用する
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ERPの要件が重要な理由
- 組織に適さないERPソリューションを選ぶことは、適切なソリューションがもたらす利点を失うため、金銭的コストと機会費用の両方で大きな間違いになる可能性があります。
- ERPの要件を事前に収集して優先順位を付けることで、より適切な選択が可能になり、プロジェクトが失敗する可能性が大幅に減少します。ビジネス・プロセスとそれに対応する要件をマッピングすることで、現在の会社の目標に適合するだけでなく、将来のビジネス目標に合わせて進化するERPシステムを確実に選択できます。
ERPの購入と実装は大きな決断であり、新しいプラットフォームを成功させ、大きな成果を得るにはリソースと時間を必要とします。このプロセスをマッピングして重要な要件を明確化すると、現在のニーズをサポートするだけでなくビジネスに合わせて成長する十分な拡張性があり、節約を促進し、機会の活用に役立つモジュールと機能を備えた、会社に最適なERPシステムを見つけることができます。
このソフトウェアはこれまでになく多くの組織に手の届くものとなり、リーダーはこれを活用する必要があります。ERPは、競争を勝ち抜くための可視性とインサイトを求める企業にとって最低限必要なものとなっています。
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ERPの要件に関するよくある質問
要件定義とは？
要件定義とは、システム導入やソフトウェア開発を進める際に、ユーザーのニーズや要求をしっかりと整理し、開発者の視点で具体的な進め方を決める重要なステップです。プロジェクトの最終目標は、ユーザーの求める機能や性能を的確に実現すること。そのため、プロジェクトを始める前にユーザーの要望をもとに要件を定義し、実装すべき内容や進め方をしっかりと固めることが必要です。このプロセスでは、まずユーザー側の期待や課題を丁寧にヒアリングし、整理することから始まります。そして、その情報をもとに業務フローや開発シナリオを作成し、具体的な設計に落とし込んでいきます。このプロセスをしっかりと踏むことで、プロジェクトの進行がスムーズになり、後のトラブルや追加作業を最小限に抑えることが可能です。
ERP導入においての要件定義とは？
ERPのようなパッケージソフトウェアの導入における要件定義は、システムの開発を１から進めるスクラッチ開発の要件定義とは進め方が異なります。最も大きな違いは、スクラッチ開発の要件定義はゼロからすべての機能や仕様を定義するのに対し、ERP導入の要件定義は、ERPの標準機能を前提とし、企業の業務要件とERPの標準機能とのフィット＆ギャップ分析を行うことです。この分析を通じて、標準機能で対応できる部分とカスタマイズが必要な部分を明確にしていくのがERP導入の要件定義プロセスとなります。
要件定義はどのように進める？
まずは自社のニーズを明確にすることが大切です。そして重要なのは、社内の関係者を巻き込んで幅広いニーズを集めることです。プロジェクト担当者を中心にヒアリングを実施し、ERPで対応可能な業務とそうでない業務を明確に分類します。ポイントは「必要な機能だけでなく、不要な機能もはっきりさせる」こと。要件が増えすぎると、追加開発が必要になりコストが増加します。関連部署の責任者を交え、要件をしっかり固めたら、ベンダーにデモを依頼し、実際の業務に適合するか確認しましょう。予算が超過した場合は、業務プロセスの見直しや代替案の検討も検討する必要があります。ERP導入は将来的な効率性の向上も見据えて、柔軟な視点で取り組むことがポイントです。
Q1: フィット＆ギャップ分析と要件定義の違いは何ですか？
A: 要件定義は、システムに求められる全ての要件を一から丁寧に洗い出し、機能を整理するプロセスです。一方、フィット＆ギャップ分析は、既に存在する標準機能をベースに、それが要件を満たせる部分（フィット）と、カスタマイズが必要な部分（ギャップ）を明らかにするものです。要するに、要件定義はシステムに必要な機能をゼロからまとめるのに対し、フィット＆ギャップ分析は既存機能と要件との適合性を確認する手法と言えます。
