現代の財務実務の基礎は、総勘定元帳(GL)、給与、買掛金や売掛金などのソースからデータに簡単にアクセスできることです。財務プロセスや業務プロセスをできるかぎり自動化すると、監査が容易になり、人的エラーや不正行為が最小限になります。

また、ビジネスに応じて、在庫、注文およびサプライチェーンに関する深い洞察が必要になり、調達、生産、流通、配送にも役立ちます。

そこで、このようなリアルタイムの洞察を得るにはどうすればよいでしょうか?それはERPです。

エンタープライズ・リソース・プランニング(ERP)とは?

ERPシステムは、単一データベースの様々な部門から情報を収集、分析および共有するソフトウェアです。ERPは、会計、業務、製造、販売など重要なビジネスプロセスの要素をつなぎ、自動化およびデータ分析を介して効率性を高めます。なにがERPを構成しているかを正しく理解しましょう

高度に分散されたチームを持つ企業は、「すばらしい、しかし、私の管理者はシカゴにおり、販売責任者はバッファローから電話で仕事をしています。皆、どのように同期すればいいですか?」と言うかもしれません。

その答えは、クラウドベースのソフトウェアです。

クラウドERPとは?

クラウドERPはSoftware-as-a-Service (SaaS)テクノロジで、重要なビジネス・プロセスからリアルタイムのデータを収集し、インターネットを介して情報が使用可能になります。管理者、財務スタッフ、経営幹部、パートナーおよび社内の全員が、使用しているデバイスに関係なく、作業中にいつどこででも正確な情報を取得できることを望んでいます。

従来のオンプレミスERPとクラウドERPの違いは、サーバー室のオンプレミス・ハードウェアを使用するのではなく、すべてのデータ、ソフトウェアおよびシステムがオンラインでホストされることです。

クラウドERPは、頻繁なシステム更新、少ない立ち上げ費用、IT介入の必要性の低さ、および強力なセキュリティを提供し、成長を模索する中小企業と同様に、分散型企業にも理想的です。

ERPシステムがなぜ必要か?

ERPのビジネス事例には説得力があります。データ・サイロを打破することにより、財務およびその他のビジネス・リーダーは企業リソースのよき管理者になることができ、優れた顧客サービスを提供して競争優位性を得るためにビジネスを発展させることができます。

次のビジネス上のメリットを考えてみてください。

ペーパーの削減:スタンドアロンのスプレッドシートも同様です。調達注文、タイムシート、経費精算書、請求書およびその他のデータはクラウド内に安全に格納され、どこからでもアクセス可能になりました。

リアルタイムレポート:財務およびビジネス・ユーザーは、複数のソースからデータを引き出し、活動に対する洞察や組織全体の状態を得て、傾向、ベスト・プラクティス、改善の余地がある分野を識別するのに役立ちます。

収益の増加、間接費の削減:情報へのアクセスが向上することにより、販売チームはリードを識別し、最新の価格設定や使用可能なデータにアクセスして、契約を迅速に発行できるため、エラーもより少なくなります。それと同時に、クラウドERPを使用すると、企業は、サーバーのメンテナンスやソフトウェア更新の実行から、新たにリモートになった従業員のサポートにITの労力を向け直すことができます。

ERPシステムのメリット

世界で最も成功している企業は、ERPの重要なテクノロジに注目しています。2020年、ビジネス環境の変化により、すべての規模の企業がその理由を理解します。

これまで述べてきたビジネス上のメリットに基づく6つの分野について説明します。

全般: ERPシステムは、ほぼリアルタイムで財務の全体像を示します。現代のERPシステムは次の機能を備えています。

  • 部門間のデータを統合することにより、主要指標の識別、意思決定の拡大および業務効率の向上が実現します。
  • 従業員は、どこからでも情報にアクセスできます(特に、クラウドに実装されたとき)。
  • アドオン・モジュールを使用して拡張可能であるため、システムは企業のニーズの変化にあわせて成長できます。
  • 多くの機能が自動化され、エラーや不正行為が減り、コンプライアンスが高まるため、財務チームは制限から解放されます。
  • 統合されていない個々のテクノロジーを積み重ねて管理するよりも、IT部門の業務を削減します。

会計および財務: ERPシステムは、次の方法で会計および財務のプロフェッショナルをサポートします。

  • 企業の財務に関連するすべてのデータを収集します。
  • 重要な会計機能を自動化し、人的エラーを減らし、複雑な財務業務の実行に必要な時間を削減します。
  • 基本的な財務プロセスを管理し、総勘定元帳(GL)、売掛金(AR)および買掛金(AP)を静的シートから、ビジネスのニーズをサポートする動的資産に転換します。
  • 財務の正確さを向上させ、月末決算の時間を短縮し、財務レポートを自動化します。
  • 異なる国、州およびビジネス・ユニット間の税金のコンプライアンスを簡略化し、現地の税金、国境を超えた販売、および複数通貨を簡単に処理します。
  • 収益認識および固定資産、現金、支払の管理など、高度な会計課題に対応します。
  • 損益、収益、売上など、ビジネスの意思決定や予測の情報を提供する傾向を示します。

製造: 製造業者が2020年に学んだ最も重要なことは、サプライ・チェーンの可視化です。ERPシステムでは、次のことも可能です。

  • 原材料の調達から出荷、生産、注文配送まで、エンドツーエンドの製造プロセスを管理します。
  • 統合されたCRMモジュールを使用して、製造業者が顧客関係、注文書、リードから現金化までのプロセスを管理するのを支援します。
  • 製品データ管理、リソースの調達、生産管理、在庫管理、品質管理および資材所要量計画(MRP)を使用して支援します。

販売とマーケティング: 繰り返しますが、適切なモジュールを使用して、ERPシステムは販売活動、マーケティングおよび顧客サービス・チームとつながって、強力でパーソナライズされた顧客体験や拡張された顧客関係管理を生み出します。さらに、次の機能も提供します。

  • 販売チームに対して顧客収入見込をリアルタイムで可視化し、取引を獲得するためのベスト・プラクティスを強調表示して、販売プロセスや報酬管理を自動化します。
  • マーケティング・チームがマルチチャネル・キャンペーンを実行するのを支援し、マーケティングおよび販売の目標を調整して、目的を絞り込んだキャンペーンによって販売サイクルを短縮します。
  • 詳細な顧客レコードを介して顧客サービス・チームをサポートし、顧客とのすべての接点、サービス推奨、および特定のリクエストに対する自動化されたフォローアップを追跡します。これは、顧客の保持に大いに役立ちます。

チーム・コラボレーション: ERPプラットフォームを使用すると、組織のすべてのファセット間でコミュニケーションやコラボレーションが増します。これは特に、従業員がオフィスに集合しない状態で複数のプロセスをリモートで実行する必要がある場合(月次決算など)に重要です。主要な機能は次のとおりです。

  • 従業員と情報を部門間で結び付け、情報サイロを分解して、知識の共有を促進します。
  • ワークフローおよびビジネス・プロセスをユニット間で標準化します。
  • 個々のチームが関わる大きなベンチャー用に、適切なプロジェクト管理やワークフローを提供します。

ERPシステムのデメリット

ERPシステムの価値を完全に獲得するには、企業が克服する必要があるいくつかの課題があります。

コスト: ERPを導入するのに大きな障壁となるのが、事前の統合、継続する定額制およびテクノロジに関連するライセンス・コストです。

  • 企業の規模によっては、ERPシステムの購入、実装およびメンテナンスが高額である場合があります。
  • オンプレミス・システムの場合、企業はITサポートやインフラストラクチャ・コスト(サーバー・ハードウェアなど)も計算に入れる必要があります。
  • 企業は、組織の発展や業務上のニーズの拡大に応じて、追加のアドオン・サービスやソフトウェアの購入が必要になる場合があります。

実装の課題: ERPシステムを起動して実行するには、詳細な実装チェックリストに従っても、時間、資金およびリソースがかかります。

  • 企業は、購入するERPシステムを決定するために、社内の従業員リソースを割り当てる必要があります。これは、財務、運営、IT、場合によっては販売とマーケティングまで関連する綿密なプロセスになる可能性があります。
  • 異種のスプレッドシートや紙ファイルの山を抱える企業では、データ移行に長時間かかり、統合のスペシャリストの雇用が必要になる場合があります。
  • 導入を引き受けるリーダーシップがないかぎり、新しいプロセスやテクノロジに対する社内の反発が起きる可能性があります。

ERPの購入を決定した場合でも、このようなデメリットを心に留めてください。特に、不完全なデータ移行および従業員の反発は、プラスの投資利益率(ROI)の達成を困難にします。

ERPシステムの選択

投資することを決定したら、自社に適切なERPシステムを選択します。次のステップは、現在および何年も先までのビジネスのニーズにあうソフトウェアを選択するのに役立ちます。

  • システム要件の検討: なぜ企業がこのステップを踏むのか理解してください。会計、顧客サービスおよび製造の強化など、ビジネスの重要な推進力となるものを識別します。製品の選択を始める前に、業界固有のニーズを考慮します。カスタマイゼーション、サードパーティのアクセス、または特殊なセキュリティやコンプライアンスが必要ですか?
  • 使いやすさを優先: 直感的なユーザー・インタフェースの重要性を軽視しないでください。ユーザー・エクスペリエンスが悪いと実装が遅くなり、社内に反発が生じます。選択を絞り込む前に、ケース・スタディを確認し、ユーザー・エクスペリエンスについて同僚と対話して、製品をデモンストレーションします。
  • 仕入先の調査: 自分のドライバのリストと、ERPの様々な仕入先が提供する機能とサービスを比較します。調査には、機能の技術的評価、オンプレミスとクラウドのメリットの比較、業界での仕入先の評判と経験、データ移行および既存の重要ソフトウェアとの統合のしやすさを含める必要があります。
  • コストの評価: 絞り込んだ仕入先候補について、3年から5年間の所有権の合計コストを比較します。システムによっては、初期のデータ移行および設定のコストは高いが、起動して稼働した後は、カスタマイゼーションが少なく競合他社より高額でない場合があります。継続したメンテナンスを行う余裕があることを確認し、ROIを達成するのに必要な時間を把握します。
  • サポートとトレーニング: ERPシステムのメリットを最大限に得るために、トレーニングの重要性を過小評価しないでください。従業員がバーチャル・オプションを必要としている2020年に、仕入先またはその統合パートナーが提供する研修が組織のニーズを満たすことを確認します。同様に、システムをサポートするためにITチームが準備されていることも確認します。準備されていない場合は、サービス・プロバイダを雇用するコストを追加します。これは、クラウドERPでは大きな問題ではありません。
  • 拡張性: ソリューションが企業とともに成長できることを確認します。追加したいCRMおよび他のモジュールはありますか?仕入先の計画表はどうなっていますか?

賢明な選択をすることにより、2020年以降にどのようなニュー・ノーマルが起きようとも、企業を成功へと導くことができます。