ERPは、会計、在庫管理、人事、CRM、財務計画といった重要なビジネス・プロセスを統合し自動化するものであるため、ERPの導入は、期待に満ちていると同時に、効果的に実現するために時間とリソースを費やす重大な作業となります。

そのため、ERP導入を検討する場合、多くの組織では、問題点の概要把握を超えてERPがもたらす全体的なメリットにまで踏み込んだERPのビジネス・ケースを作成する必要があります。ビジネス・ケースでは、そうした導入のコストとメリット、および機会とリスクを詳しく記述して正式な形で提示します。ここでは、そのプロセスの概要を説明します。

まだ最新のERPのメリットを享受していない会社においては、まず、導入プロジェクトを開始するメリット、コスト、機会およびリスクを説明するビジネス・ケースを作成します。ERPはデータ・サイロを解消して、会計、業務、製造、販売、人事などのビジネス・プロセスの要素をつなぎ、FP&Aとレポーティングを改善し、自動化テクノロジによって効率を高めます。

カスタマイズされたERPのビジネス・ケースでは、あらゆる組織が特定のメリット、コストおよびリスクを評価できます。このドキュメントでは、プロジェクト・チームに対して優先順位と責任に関する明確な指針を示しており、ERP導入計画のベースにもなります。

ERPを導入する目的

組織がERPの導入や古いERPのアップグレードに踏み切る理由は、通常、財務、サプライ・チェーン管理、倉庫管理などのビジネス・プロセスでそれぞれ使用しているアプリケーションがつぎはぎ状になっていることで生じる問題を解決する必要があるためです。問題点には、生産性の低下、ビジネスの成長に関する洞察を提供できないこと、不正確さがもたらすコスト、顧客の期待に応えるうえでの問題などがあります。

経営層が信頼できない情報を使用している、または情報を効果的に使用できない、あるいはその両方のことが原因で市場機会を損失しているとすれば、それはERPの購入を検討する必要があるというサインです。

ERPは、共通データを共有するアプリケーションの統合パッケージを提供することで、これらの問題の解決を支援します。一般的に、ERPは次のような目的で導入します。

  • 生産性の向上: このシステムにより、財務、人事、営業、業務などの複数の部門にわたる情報とプロセスが統合されるため、従業員はより多くの作業をこなし、プロセスをより迅速に完了できます。
  • コストの削減: 特にサービスとしてのソフトウェア(SaaS)として提供される場合は、ERPにより手動のプロセスが自動化され、システム間でデータを転送する必要がなくなるため、コストが削減されます。
  • 意思決定の強化: 業務管理者は、ビジネス全体においてより明確で最新の情報を把握できるため、傾向をより詳細に分析し、顧客のニーズを予測するのに役立ちます。
  • 顧客満足度の向上: 製品指向の組織は、サプライ・チェーンをより適切に管理して、ミスを減らして顧客の注文を時間どおりに配送し、注文配送プロセス全体で情報をより簡単に追跡して、顧客体験の改善をサポートできます。

ERPのビジネス・ケースを作成する理由

ERPの導入においては、通常、データ移行、変更管理および部門管理者の同意獲得のために多大な労力が必要になり、この作業に3か月から4か月かかります。さらに、このシステムにより、組織全体で仕事のやり方が変わります。ERPを導入する前に、部門管理者と部門の利害関係者が、その取組みが正当であると納得する必要があります。これは、特に、システムを使用することになる一部の人が変更に抵抗する可能性があるためです。

ERPのビジネス・ケースを作成することで、その課題が解決されます。組織の利害関係者は、システムが提供する価値を測定するためのツールを利用できるため、その価値とコストやリスクを比較検討できます。様々なERPのユースケースを提示し、組織にERPが必要な理由と、組織が期待できる特定のビジネス上のメリットを正確に説明します。

たとえば、ビジネス・ケースでは、注文処理と注文配送における非効率性を特定し、ERPによってそれらのプロセスがどのように改善されるかを示し、それらの改善のビジネス価値を見積もることができます。その価値には、コスト削減や、従業員を増員せずにより多くの注文を処理できるなどの目に見えるメリットと、顧客満足度の向上などの目に見えないメリット(場合によっては同等に重要なメリット)の両方が含まれます。

ビジネス・ケースを作成する方法

組織でERPの導入の検討が本格的に開始されると、一般的に、経営陣(CEO、CFOまたはその他のシニア・業務管理者)を含むプロジェクト・チームが立ち上げられます。プロジェクト・チームの最初の仕事の1つは、ERPのビジネス・ケースを作成することです。

多くの場合、チームは、新しい視点を提供でき、システムがビジネスにどのように役立つかを分析するためのERP要件チェックリストを作成する専門知識を持つ外部コンサルタントの支援を受けます。

これは、単に体裁を整えたプレゼンテーション資料ではなく、有形無形のあらゆるメリットを文書化し、そのすべての裏付けにKPIを使用して、ERPのメリットとコストを比較検討するプロセスから生まれる徹底した数値ベースの詳細な分析です。その目的は、その投資によって真のビジネス価値がどのように提供されるか、つまり、そのプロジェクトが必要である理由と、プロジェクトが完了したときにどのようなメリットが得られるかを詳しく説明することです。

ERPのビジネス・ケースを作成するための7つのステップ

一般的に、ビジネス・ケースを作成するプロセスには、少なくとも7つの主なステップがあります。

  1. 現在の問題の特定および分析
  2. ERPのメリットの評価
  3. ERPのオプションの評価
  4. プロジェクト・コストの見積
  5. ROIの決定
  6. 導入リスクの特定
  7. 概要的なERP導入計画の作成

  1. 現在の問題の特定および分析

    最初のステップでは、組織が解決する必要がある特定の問題を分析し、可能なかぎりそれらの問題のビジネスへの影響を測定し、それらの問題を引き起こすプロセスを分析します。

    一般的な問題は次のとおりです。

    プロセスの非効率性がもたらすコスト: 多くの組織には、時間のかかる、ミスが発生しやすい手作業を含むプロセスがあります。従業員が、顧客データを別のシステムに再入力する場合や、オンライン販売システムから注文情報を手動で抽出して処理と配送のために別のシステムに転送する必要がある場合があります。多くの場合、これらのプロセスのコストを定量化し、ベンチマーク情報を使用してそのコストを他の組織のコストと比較できます。たとえば、ある地方自治体は、買掛金担当の従業員が処理している請求書の数が、同等の組織と比較すると平均して半分以下であることがわかりました。ある医薬品再包装会社では、複数のシステムにデータを再入力する必要があるために、ミス率が15%から25%になっていることがわかりました。このため、データの正確性をチェックする専任の担当者を雇用することを余儀なくされていました。

    成長の障害: ビジネスが成長した結果、ツールの処理能力を超えた担当者、取引処理またはデータを追加することが必要となり、現在のシステムの限界を超えている可能性があります。手動のプロセスに過度に依存すると、成長の可能性が阻まれ、会社にとってまだ実際には必要のない財務専門家の雇用に高額の支出を強いられることにもなりかねません。または、事業がグローバルに成長することに伴い、より高度な機能が必要になる場合があります。たとえば、販売データの量が増え、複雑化することで、スプレッドシートを使用して分析することがほぼ不可能になることがあります。

    顧客の期待に応えられない: 組織で期限や出荷日に間に合わないことが常態化していますか？注文の間違いは頻繁に起こりますか？サービスの中断はありますか？注文ステータスなどの顧客サービスの問題を解決し、問合せをより迅速に処理することで、顧客の不満が回避され、解約が減ることもあります。

    意思決定のためのリアルタイム・データの欠如: ビジネスが成長し、より複雑になると、多くの場合、組織全体で何が起こっているかをリアルタイムで把握することがより困難になります。業務管理者がビジネスの成功に役立つ決定を下せるようにするには、多くの場合、最新情報が必要になります。業務管理者が必要とするデータは、セールス・フォース・オートメーション、CRM、プロジェクト管理、在庫管理、サプライ・チェーン、人事および顧客サービスの様々なシステムに埋もれている可能性があります。データを分析して意思決定することよりも、データを探すことで費やされる時間が多くなっている可能性があります。

    既存のシステムのコスト: ビジネス・ケースでは、ERPに置き換えられる複数のシステムに対する現在の運用コストを考慮する必要があります。この中には、テクノロジ・従業員、製品ライセンス、ITインフラ (サーバー、スイッチ、ルーター、ネットワークなど)およびサポートのコストが含まれます。

  2. ERPのメリットの分析

    次に、組織はERP導入に対する達成可能な目標のリストの作成を開始します。

    少なくとも最初は、リストは大まかであっても、前のステップで特定した主な問題点に対処することを目指します。各問題点を再調査して、ERPが問題にどのように対処するかを分析した後、現実的な目標を定義します。

    たとえば、原材料の購買プロセスが非効率で、ビジネスの成長に伴って管理が困難になってきた製造会社を考えてみましょう。購買担当者は、各仕入先と契約を結び、発注書を作成して内部承認を受けます。これらはすべて手動のプロセスです。

    ある会社が雇用したERPの専門家が、購買部門がボトルネックとなっており製造工場の稼働が部分的に能力を下回っていると判断しました。コンサルタントは、ERPと会社の業務に関する知識を使用して、ERPを導入することによって、会社がどのように購買部門の従業員を再配置するか増員を回避しながら製造量を増加させ、会社の総売上高を増やすことができるかを示します。

    コンサルタントは、購買プロセスの自動化によって達成できる人件費の削減と、製造の生産能力稼働率を高めることによる潜在的収益の増加を見積もります。これらのメリットは両方ともビジネス・ケースの一部となり、コンサルタントは次のプロセスの問題の調査に移ります。

    ベスト・プラクティスは、目標が、具体的(Specific)、測定可能(Measurable)、達成可能(Achievable)、現実的(Realistic)および時間ベース(Time-based)であるようにすることです。この特性は、一般的に、頭文字から"SMART"と呼ばれます。

    SMARTな概要目標の例:

    • 今年の製造不良を20%削減します。
    • ERP導入から6か月以内に、注文間違いを25%削減します。
    • 各従業員が処理する請求書の数を8月1日までに35%増やします。

    通常、ERPを導入することで会社が実現するメリットのタイプには次のようなものがあります。

    効率と生産性の向上: 通常、ERPへの移行により、組織で手動のステップを自動化してデータ入力を不要にできるため、プロセスに必要な時間が削減されるという測定可能な効果がもたらされます。結果として生産性が向上し、組織は従業員を増員することなくビジネスの成長に対応することもできます。

    在庫水準の最適化: ERPにより、組織はサプライ・チェーンの全体像を把握できるようになるため、需要予測が向上し、組織は在庫を最適化できます。これにより、会社は在庫コストを削減しながら、適時に需要を満たし、顧客の満足を維持できます。

    キャッシュ・フローの改善: 効率的に請求することで支払の迅速化が促されるため、売掛金の回収が早まり、会社が使用できる現金が多くなります。

    顧客サービスの向上: 顧客情報と注文の可視性が向上することで、組織は顧客の要求により迅速に対応し、問題をより簡単に解決できるようになります。

    従業員の定着率の向上: より多くのプロセスが自動化されることで、従業員の仕事がやりやすくなり、会社にとどまる可能性が高くなります。

    ワークフォース管理の改善: ERPの一元化されたデータ・モデルにより、意思決定者にワークフォースの計画方法および管理方法に関する適切な洞察が提供され、従業員のパフォーマンスをビジネス・パフォーマンスにつなげることができます。

    意思決定の改善: 業務管理者は、営業、人事、財務、在庫からデータを収集したより包括的なデータに、そのビジネスからリアルタイムでアクセスできます。エグゼクティブはこの情報を使用して、より多くの情報に基づいて意思決定し、新しい機会を活用できます。

    たとえば、ERPを使用すると、CFO（財務・経理部門のリーダー）は、複数のシステムから情報を抽出して組み合せる必要がある場合に比べて、わずかな時間で財務レポートにアクセスできます。また、これにより、CFOは、財務予測、節約できる領域の発見、より適切なKPIの作成およびその他の戦略的活動により多くの時間を費やすことができます。

    how to build erp business case

    収益と収益性: 生産性の向上、プロセスの加速および顧客との関係の向上により、収益と収益性が向上します。

  3. ERPの評価

    特定のERPの評価をまだ開始していない場合は、今こそ開始しましょう。現在の問題と求められるメリットを分析することで、組織は必要なERPモジュールと特定の機能を明確に把握できます。重要なビジネス上の意思決定と同様に、まず、ERPの選択に役立つように目標と期待を明確にして、導入が成功した場合に得るものが最も多い(および問題が発生した場合に失うものが最も多い)主要な利害関係者が関与するようにします。ERP導入チームを編成したら、ビジネスに適した製品を特定します。

    様々なERPから選択できます。これらには、クラウドベースのERP(インターネットを介してアクセスし、一般的にサブスクリプション・ベースで支払う)が含まれます。組織が独自のデータ・センターにインストールして管理するオンプレミス・システムもあります。また、ハイブリッドERPも可能です。

    組織は通常、ERPを使用してビジネスの多くの側面を実行するため、仕入先のサポートや長期的な実行可能性などの要素は重要な考慮事項です。

  4. プロジェクト・コストの見積

    新しいERPのコストを正確に見積もることで、ビジネス・ケースが現実的なものになります。考慮すべき重要な要素がいくつかあります。最も明らかなものは、ソフトウェア自体のライセンス・コストです。クラウドベースのERPを購入する場合は、モジュールやユーザーの数などの要素に基づいてサブスクリプション・コストを考慮する必要があります。オンプレミス・システムを使用する場合は、ソフトウェア・ライセンス、システムの実行に必要なハードウェア、およびシステムのインストールと実行、保守に必要な技術担当者またはERPの専門家がコストに含まれます。

    ただし、新しいシステムを導入するためのコストも考慮する必要があります。これらには次のものが含まれます。

    ソフトウェアの構成とデプロイ: すべてのシステムについて、システムを設定し、必要に応じてビジネス・ニーズに応じてカスタマイズするためのコストを含める必要があります。そのためには、おそらく専門家の支援、または少なくともITチームには導入するシステムに関する経験と専門知識を持つ人員が必要です。オンプレミス・システムを選択する場合は、ハードウェアとソフトウェア・ライセンスのコスト、およびインストールと保守に必要な専門知識のコストも含めます。

    プロセスの再設計: ビジネス・プロセスの改善は、多くのERP導入の重要な目標です。会社がビジネス・プロセスの再設計方法を決定するには、一般的に、専門家の支援を受けるか、内部リソースを割り当てる必要があります。データ移行(レガシー・システムからERPへのデータの移動)は、時間のかかる単調なプロセスです。新しいERPで必要な履歴の量と、以前のシステムから引き続き履歴情報を取得できる方法を決定します。ほとんどの会社では、導入コストを削減するために、新しいERPには3年分を超えるデータを取り込みません。

    レポート作成: ほとんどのプロジェクトには、会社全体の関係者向けにカスタマイズされたレポートを作成するレポート作成者が含まれます。優れたERPには適切な一連の標準レポートが含まれます。標準レポートを使用することで、ほとんどのパワー・ユーザーはカスタマイズされたレポートを作成しやすくなります。

    トレーニング: システムの使用方法についての従業員のトレーニング・コストに加えて、オンプレミス・システムのインストールに必要なIT部門の従業員およびレポート作成者などの他の専門家に必要な教育コストも含めます。変更管理—ERP導入では、変更は不可避です。新しいシステムを使用する従業員に加え、最新の請求書を受け取る顧客、新しい購買プロセスを学習する必要がある仕入先または新しいレポートを受け取る業務管理者も対象となります。

  5. 投資収益率の分析

    予想されるビジネス上のメリットの価値と関連コストを比較することが、導入を進めるかどうかを決定する際の鍵となります。分析には、コスト削減や収益増加などの目に見えるメリットと、顧客満足度などの目に見えないメリットの両方を含める必要があります。ROI分析には、ERPソフトウェアのコストと、置き換えるシステムの運用コストの比較が含まれます。

    ERP統計には、実務において会社が様々な測定可能なメリットを得ていることが示されています。Forrester社による4社の経験の分析では、それらの会社の平均として調達効率の改善と雇用削減能力による財務報告と経営効率化は408,000ドルを超え、顧客および注文の管理とコミュニケーションの改善により収益が増加し、削減および回避されたITコストは749,000ドル近くに達したことがわかりました。

  6. 導入リスクの特定

    組織に対する大規模な変更には常にリスクが伴うため、ビジネス計画では、それらのリスクを(導入が成功しない可能性のリスクを含めて)説明する必要があります。ERP導入を慎重に計画することで、こうしたリスクを軽減できます。

    たとえば、ERPを使用するすべての部門が設計フェーズ中に関与するようにすると、システムを展開したときに従業員が最大限活用できるようになり、組織が予測されたメリットを実際に実現する可能性が高まります。組織のリスク許容度と新しいシステムのメリットをどの程度迅速に得ることを望むかに応じて、使用する導入戦略は様々なものになります。たとえば、ERPを段階的にロールアウトすることは、一度に展開する"ビッグバン"よりもリスクが低くなりますが、段階的なアプローチでは効果が発生する時期が遅くなる可能性があります。

  7. 概要的な導入計画の作成

    ビジネス・ケースには、概要的な導入戦略を含める必要があります。段階ごとの詳細な説明ではないものの、プロジェクトの進行方法、必要なリソース、結果を達成するための予定期間を全員が理解するに足る情報を提供する必要があります。

    同意が得られたら、詳細なERP導入チェックリストに進みましょう。

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利害関係者の納得を得る方法

複数の部門が、ERPを導入したことによるメリットを得られる可能性がありますが、それはこれらの各部門が働き方をある程度変える必要があることも意味します。

この変化に価値があると納得してもらうには、プロジェクトのスポンサーとERP導入チームは、利害関係者にとって意味のある言葉でビジネス・ケースを説明する必要があります。時間をかけて各利害関係者の課題を理解し、相手側の価値観と懸念に応じて調整された情報を準備します。たとえば、カスタマ・サービスとの対話では、プロジェクト・チームは、顧客の問題のより迅速な解決や、様々なチャネルを介して顧客と対話する機能に重点を置くことができます。

一般的に、CEOと企業の意思決定者は、投資の合理性を示す確かな財務データを必要とします。たとえば、ERPは成熟した財務モデリングの実務の基盤となる可能性があります。

ERPを置き換える理由

新しいERPによって、必ずしも寄せ集めの古いスタンドアロン・アプリケーションが置き換えられるわけではありません。組織に肥大化した古いシステムが残っている場合や、モビリティや機械学習などのERPのトレンドに追いついていないことがあります。一部の組織は、長年にわたって高度にカスタマイズされた古いオンプレミスまたは2層のERPを使用しているため、新しいリリースにアップグレードするのは非常に困難です。

ビジネス・ケースを作成するプロセスは、前述のプロセスと似ています。問題、コストおよび潜在的なメリットを分析し、ERP導入のケース・スタディをいくつか調査し、リスクを考慮して、概要的な導入計画を作成します。

メリット、コスト、リスクおよび導入を開始する機会をカバーする自社のビジネス・ケースを作成することで、最新のERPのメリットを得るための第一歩を踏み出すことができます。