月末の会計締め処理には時間と労力が必要です。 売上予測の数字 は、確かなロジックで算出されているのではなく「勘」による予測かもしれません。受注量の処理が追い付かず、結果として顧客満足度が低迷。 倉庫 にどれだけの在庫があるかはわからず、調べるのもひと苦労。もしこの状況がご自身の会社に当てはまっている、あるいはそれに近いと思われたなら、 ERPシステム を検討すべき時に来ています。
すべての企業は独特な文化や歴史、業務形態を持っています。「今こそERPが必要です！」と提示されても実感がないかもしれません。とはいえ、殆どの企業は、会社の業務の進め方について同じような問題や不満に直面しているものです。ご自身の企業は、次のような問題を抱えてはいませんか？企業がERPを検討し始めるべきときがきたことを示す、トップ5の兆候を以下にご説明しましょう。
No.1: 異なる業務処理のための、異なるソフトフェアが数多く存在する
まずは、従業員が業務に必要な情報を記録、追跡、処理する方法について考えてみましょう。経理担当が受取勘定と支払勘定でひとつのシステムを使い、営業担当が別のシステムを使って顧客の注文を入力していませんか？受注して、その業務を完了して会計に入力する処理は、時間のかかるマニュアル作業ですか？倉庫担当は、出荷と受領を追跡するのにまったく別のソリューションを使っていたりしませんか？
様々なフロントエンドシステムとバックエンドシステムが別々に稼働していると、本来は会社の業務をスムーズに流すために設定された処理作業であるのに、そこに大混乱をきたす恐れがあります。営業部からの正確なデータがなければ、在庫管理が困りますし、経理部からの最新情報がなければ、マーケティング予算から給与計算に至るまでのすべてにその影響が波及しかねません。
ERPソフトウェアは、これらのシステムを統合し、すべての業務が単一データベースをハブとして機能できるようにします。ひとつの情報源から正確でリアルタイムなデータが得られるERPソリューションがあれば、情報の詰まりは解消され、従業員はより迅速により良い判断が下せるようになり、空いた時間を、企業の成長をさらに加速させるようなより価値の高い業務に充てることが可能になります。
No.2: 社内の事業情報に簡単にアクセスできない
もし誰かに、「会社の平均的な売り上げマージンはどれだけですか?」と尋ねられたとき、そのデータを見つけ出すのにどれくらいの時間がかかりますか？他の主要業績評価指標についてはどうでしょう？例えば、1日当たりの受注数とか、現在までの販売数等。
分断されたシステムや、常に更新や調整を手動で行わなければならないスプレッドシートに頼っている企業の場合、その答えを聞き出すのに長く待たされることになるでしょう。
ビジネスペースはこれまでになく加速しています。ということはつまり、全従業員は主要データに瞬時にアクセスする必要があるということです。ERPソリューションがあれば、経営陣はいつでも事業運営の包括的視野を得ることができ、従業員たちは効率よく仕事をするために必要な情報を得ることができます。例えば営業担当者なら、顧客の全取引履歴を見られるようになり、より高額な商品を買ってもらうアップセルや、抱き合わせで別商品を販売するクロスセルなどの機会を増やしながら、積極的に更新率を上げていくことが可能になります。
No.3: 経理処理が以前より時間のかかる難しいものになってきた
多くの場合、企業がERPソフトウェアを必要とする最初の顕著なサインは、経理部門からやってきます。もし従業員たちが、紙の請求書や注文書を拠り所として、それらを毎週手動で別々の会計システムや販売システムに入力する作業に何時間も費やしているのであれば、ERPソフトウェアがあれば瞬時に処理できることになります。現在業務にどれだけの無駄に浪費されている時間があるのかを考えるべきです。
同じことが財務報告にも言えます。複数のシステムや無数のスプレッドシートにわたる財務情報の統合と調整に莫大な時間をかけているのであれば、ERPソリューションが大きな効果を上げることができます。ひとつのデータベースにすべての財務情報があれば、経理担当は同じ情報をあちこちに書き込んだり、数字を再入力したり、手作業でデータをまとめたりする作業に何時間も費やす必要がありません。担当者の生産性が増し、重要な報告書は遅延やイライラもなく提出されるようになります。
No.4: 売上と顧客体験が損なわれている
多くの場合、企業が成長するにつれて最大の課題のひとつとなるのが、在庫管理です。適切な量の製品が、適切な時間に、適切な場所に、確実にあるようにすることは、事業運営の重要な部分です。
売上、在庫、顧客の各データが別々に管理されていると、企業全体に深刻な問題が発生する可能性があります。ある人気商品が売り切れてしまったら、次の入荷分が届くまで販売が中断してしまいます。また、顧客が注文について電話で問い合わせてきたとき、従業員がそれを追跡することができず、出荷済みなのか、そもそも在庫があるのかさえ確認できないのであれば、会社の信頼性やサービスに関して悪評が立ち始めます。
一方で、ERPシステムがあれば、全部署の従業員たちが、瞬時に更新される同じ情報にアクセスすることができます。顧客対応担当は、注文、出荷状況、支払い状況、サービスの問題などに関する顧客の質問に、いったん電話を切って別の部署に確認しなくても答えられるのでなければなりません。もっと良いのは、顧客がオンラインで自分のアカウントにアクセスするだけでステータス情報を見られるようになることです。他方で、倉庫管理の責任者は、在庫が少なくなっていることをリアルタイムに確認して再注文するなどの対処ができるようになるのです。
No.5: 自社のITが複雑で時間がかかり過ぎる
ビジネス全体で複数のシステムを使っていることの、最大のデメリットのひとつは、IT管理が悪夢となり得ることです。システムをカスタム化し、統合し、バッチやアップグレードで維持管理することは、複雑でコストがかかり、貴重な時間とリソースを消耗することになります。
システムのパッチ管理にオンプレミス型の時代遅れのビジネスソフトウェアが含まれていた場合、システムのアップグレードは、パッチ適用による機能改善や不具合修正の恩恵以上のトラブルを抱えることもあり得ます。アップデートをするのにコストと時間がかかるだけでなく、IT担当者が実装した「自社向けのカスタマイズ設定」を消去することになる可能性もあります。その現実を考えると、中規模企業の3分の2がビジネスソフトウェアの時代遅れバージョンを使い続けているというのも納得できます。1
すでに効力を失ったシステムに、さらなるソフトウェア（そして複雑さ）を追加するよりも、ERPテクノロジーなら、常に変化するビジネスニーズに迅速に応える俊敏性を与えてくれます。だからこそ、NetSuiteのようなクラウドベース型ERPプロバイダーを選択することが重要になってくるのです。NetSuiteなら、システムのアップグレードはもはや問題ではなく、ビジネスの成長や変化に合わせて新しい機能を簡単に追加することができます。
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1 『Why Cloud Computing Matters to Finance,（クラウドコンピューティングが財務部門にとって重要である理由）』 戦略的財務部、CMA、CFA、ロン・ギル、2011.年1
