高度なレポート機能を活用するためのアドバイス

殆どのビジネス・ソフトウェアには、重要なデータを要約し、企業が業務を管理するのに役立つレポートを生成する機能が含まれています。ただし、これらのレポート機能は、基本的なものから高度なものまで千差万別です。基本的なレポート機能では、多くの場合、事前に書式設定された最も一般的な財務レポートや業務レポートの選択に制限され、カスタマイズ機能は最小限に抑えられます。しかし、多くの企業に利益をもたらすのは、独自のニーズに正確に適合するレポートを作成できる、より高度な機能です。高度なレポート機能により、これらの企業では、テンプレートを大幅にカスタマイズすることも、オーダーメイドのレポートをゼロから作成することもできます。また、様々なソースからデータを取得し、より詳細に調査することも、レポート・プロセスを自動化することもできます。

高度なレポートとは？

高度なレポートとは、様々な機能を包含する広義語です。一般に、高度なレポート機能を備えたソフトウェアは、ビジネスに合わせてレポートを調整する優れた機能を提供します。たとえば、特定ビジネス・グループの業績の比較、企業の重要な指標のリアルタイムでの追跡や、より詳細へのドリルダウン、パーソナライズした情報を担当者へ提供することができます。複数のアプリケーションやその他のソースからデータを取り込むカスタム・レポートを作成して、事業活動のより完全な表示を提供することもできます。

要点のまとめ

• 高度なレポート機能を使用すると、企業ではビジネス・ニーズにより適したカスタマイズされたレポートを作成できます。
• メリットには、ビジネスに関するより優れた洞察、情報に基づいた意思決定、生産性の向上などがあります。
• 企業は、レポートのほぼすべての側面をカスタマイズできます。様々なソースからのデータを組み合せ、専門的な指標と計算を組み込み、適切な基準に基づいてデータをソートおよびグループ化できます。
• 一部の高度なレポート・ソリューションでは、企業がパーソナライズされた計算式を利用して、平均、中央値、最頻値など、レポートで簡単な計算を実行できます。
• 企業は、定期レポートの作成を自動化することで手作業を削減できます。

高度なレポートがなぜ重要か？

競争力を維持し、業績を向上させるには、データから洞察を得ることが不可欠です。しかし、組織のあり方は企業によって異なるため、各企業は、業務の仕組みや成功の測定方法を反映した方法でデータを表示することでメリットを享受できます。さらに、組織内の特定のグループや個人には、異なる情報ニーズが存在します。たとえば、営業部の管理職は、チームの全体的な業績を監視しながら、個々の営業担当者の数字を比較する必要があり、一方、個々の営業担当者は、案件の追跡や営業目標値に対する進捗状況に関心があります。

高度なレポート・ツールがないと、ビジネス・データのカスタマイズされた、または個別化された表示の作成に、多くの時間を要する手作業が必要になる可能性があります。企業は多くの場合、複数のアプリケーションからデータをエクスポートし、データをスプレッドシートに集めて、専門的な計算を手作業で適用し、結果をさらに別のツールに移動して表示する必要があります。

業務管理者は、重要なレポートが届くまで数日または数週間も待つ場合があり、それらのレポートの情報はいつも最新ではなくなっています。

高度なレポートの詳細

一般に、レポート・ツールは、データを選択してまとめ、表やグラフに視覚化することで、情報を理解しやすくします。高度なレポートでは、これらの基本機能が様々な方法で強化されています。たとえば、次のことができる場合があります。

• 複数のソースからのデータを組み合せたレポートをゼロから作成し、業績や顧客の活動のより完全な可視化を可能します。
• レポートをカスタマイズして、特定部門の業績または製品の売上を比較する詳細情報を表示します。
• フィールドの追加または削除、特別な指標または専門的な計算の組込み、様々な方法でのデータの選択とグループ化など、レポートのほぼすべての側面を変更します。
• パーソナライズされたリアルタイムのダッシュボードでデータを視覚化し、担当者にとって最も重要な情報を一目で把握できるようにします。
• レポートをドリルダウンして、トレンドが顕著になる要因を調査します。
• 定期レポートの作成と配信を自動化します。

高度なレポートはどのように役立つか？

高度なレポートにより、組織の全員がビジネス・データからより優れた洞察を、より速やかに少ない労力で獲得できます。企業は、複数のソースからのデータを組み合せたレポートを生成し、様々なユーザーのニーズに合せてレポートをカスタマイズし、レポート・プロセスを自動化できます。

たとえば、在庫と過去の販売データを組み合せたレポートを作成して、需要と製品収益の予測方法を改善できる場合があります。ビジネス・グループの業績や個々の製品の売上の詳細な比較を表示し、ドリルダウンして差異の根本原因を調査できます。管理者は、重要なトレンドをすばやく見つけて優れた意思決定を行うのに役立つ視覚化機能でデータを確認できます。営業、マーケティング、財務の各部門向けにレポートをカスタマイズすることで、各部門が主要指標を追跡できるようになり、業績を最大化するためのタイムリ－な措置を講じることができます。

高度なレポートのメリット

高度なレポートは、組織全体に利益をもたらします。意思決定を強化し、生産性を向上させます。

• より多くの情報に基づいた意思決定: 高度なレポートは、すべてのユーザーが必要とする情報を簡単に理解できる方法で提示することで、事業全体にわたる多くの情報に基づいた意思決定をサポートします。
• よりタイムリーなデータ: レポートをオンデマンドで生成して、リアルタイムの情報が得られるため、ユーザーは最新のデータに基づいて意思決定できます。
• より高い効率: 高度なレポート・ツールは、カスタマイズされたレポートの生成に必要な時間と手作業を大幅に削減できます。ユーザーに情報をより速く提供するのみでなく、社員がより生産的な作業に専念できるようになります。

高度なレポートの例

高度なレポートの例を次に示します。

• マーケティング・チームでは、オンラインおよび他のメディアを介して実施した様々なマーケティング・キャンペーンの効果を比較する週次レポートを作成します。レポートには、費用、反応率、創出されたリードなどの情報がキャンペーンごとに表示されます。
• 製造会社では、生産高、品質、休止時間および原価を調べて、3つの工場のパフォーマンスを比較するレポートを生成します。
• 企業の会計部門の担当者には、表形式のレポートと視覚化した主要データを表示するパーソナライズされたダッシュボードが提供されます。ダッシュボードは、売掛金や買掛金など、特定の役割のニーズに合せて調整されています。担当者は、ダッシュボード要素を追加することや、データの表示方法を変更することで、さらにカスタマイズできます。

高度なレポートによる予測

高度なレポートを使用して、過去および現在のビジネス・データに基づいて将来の業績の予測を作成することもできます。たとえば、企業が現在の販売収入見込を使用して販売予測を作成するとします。最近の販売データと在庫情報を組み合せたレポートは、予測需要を満たすのに十分な在庫があるかどうかを判断するのに役立ちます。

また、別の例として、企業は、現在の財務データを成長トレンドおよび仮定と組み合せて、将来の収益、キャッシュ・フロー、資産および負債の予測を含めたプロ・フォーマ財務諸表を生成できます。共通のテーマは、最新のデータに簡単にアクセスできることです。

自動化された高度なレポート

レポート・プロセスの自動化により、すべてのユーザーに情報をタイムリーに提供すると同時に、手作業を削減または排除できます。一部の高度なレポートおよび分析ソリューションでは、定期レポートの作成と配信を事前にスケジュール設定できるため、期間ごとにレポートを手作業で作成する必要がなくなります。予定時間に最新のデータが収集されてレポートが作成され、担当者の好みの形式で一連の担当者に電子メールで送信されます。たとえば、倉庫部門がその日の注文と現在の在庫の詳細を毎朝午前8時までに確認する必要がある場合は、自動レポートを使用して、人的な介入なしで毎日その情報を確実に取得できます。

高度なレポートを使用すると、企業では情報のニーズにより適したカスタマイズされたレポートを作成できます。これにより、組織の全員がビジネス・データからより優れた洞察をより速く得ることができ、より多くの情報に基づいた速やかな意思決定が推進されます。高度なレポート・ツールは、定期レポートの作成と配信を自動化し、手作業を大幅に削減することもできます。

高度なレポートに関するFAQ

Q: 高度なカスタム・レポートはどのように作成しますか？

A: 高度なカスタム・レポートをゼロから作成することも、既存のレポートをカスタマイズして作成することもできます。いずれの場合も、レポートの対象データを選択し、日付範囲、製品タイプ、ビジネス部門などのフィルタを適用します。ビジネスのニーズに合せて、レポートのほぼすべての側面を変更できます。

Q: 高度なレポートではどのようなデータが使用されますか？

A: 高度なレポート機能を使用するビジネス・ソリューションでは、ビジネス・アプリケーションの任意のデータから選択できる場合があります。他の内部および外部のソースからデータを抽出し、データの表現をカスタマイズすることもできます。