企業の監査プロセスは特に課題に直面する場合があります。成長中の財務チームは、事業を停滞させずに、進捗をモニターして舵取りするための統制およびプロセスの作成に忙殺されています。コンプライアンスに重点を置いた監査は、時間とコストの両面から、あまり価値がないと感じられるかもしれません。では、企業にとっての監査の意味や、監査の価値を上げる方法を考えてみましょう。

企業にとっての監査の意味

「監査」の意味は、個人、組織、時期によって異なります。企業における財務部門の役割は、企業を支援して発展を加速することです。これは「売上がすべて」、つまりキャッシュ・フローの確保を意味しています。

監査プロセスを社内で行うか、社外の監査人が年度末に会計監査するかにかかわらず、企業の財務部門は危惧により目前の仕事から目を離せません。同時進行するコンプライアンス業務に人手を奪われると、小規模な財務部門ではキャッシュ・フローの管理が危うくなるかもしれません

監査が煩雑で費用がかかる理由

監査プロセスは、単にチェック・シートにチェック・マークを付けていくだけと思われるかもしれません。しかし、忘れてはならないのは、社外や社内にコンプライアンス・プロセスがあるのは、不正行為や間違いを見つけるためです。

ただし、財務システムの効率が悪いと、費用と時間がかかります。毎年、監査人の同じ質問に答えていたり、数字を何度も照合したりしているなら、非効率の兆候が現れています。

多くの場合、監査人の質問への回答に浪費される時間は、データを見つけて整理する作業の複雑さにかかっています。これでは、本来の監査スケジュールが遅れるだけでなく、内部統制とデータの信頼性に対して監査人は疑念を抱きます。　このため監査人は、対象範囲、サンプル・サイズ、重要性のレベルを見直し、監査時間が増えて、当初の見積費用をオーバーする可能性があります。結果的に、予定よりも監査の費用がかさみ、時間もかかってしまいます。

内部監査

• 時間の制約により、内部監査をしない会社があります。
• 管理部長、マネージャー、スタッフは自分の仕事を理解しているはずだとCFOと財務部長は思っていますが、ビジネスの変化が速いと、ちょっとした手順の省略が後で大きな問題に繋がる場合があります。特に、チーム・メンバーの入れ替わりや、組織が成長して複雑になったときに、その危険が増します。
• 通常のシステムでは、情報にフィルターがかからないため、このプロセスには膨大な時間がかかります。

外部監査

• ビジネスの拡大や新しい地域への進出に伴って、監査費用も増大します。システムとプロセスが拡大の速度についていけるかどうか、複雑な処理を高速化できるかは、その堅牢性と透明性にかかっています。
• 手作業や必要最低限のシステムを使用している場合は、監査人の質問に答えるのに時間がかかります。
• ローカルな会計システムが複数あると、監査人は様々な内部統制を文書化して監査する必要があります。
• グローバルなクラウドERPシステムがあれば、監査人は本社のスタッフと直接作業を進めることができ、他の事業所に出張して現地のシステムで現地のスタッフと作業したりといった必要がなくなります。
• 監査人の質問への回答に時間がかかったり、適切に回答できなかったりすると、ますます多くの質問を受けることになります。監査人の費やす時間にはすべてお金がかかります。

最新の代替手段

会議室に何列も机を並べ、大勢の会計担当を動員して監査する必要はなくなります。多くの間違いやプロセスの改善を指摘されることも避けられます。こうなると業務コストが増大し、財務部門はシステムや作業手順を封印されてしまうことになりかねません。幸いなことに、この問題は最新のテクノロジで解決できます。

企業全体をカバーするグローバルなクラウドERPがあれば、監査人が組織に求める情報を提供して安心感を与え、監査費用を最低限に抑えることができます。現在では監査プロセスの大部分を自動化できるため、監査対象のデータを増やすこともできます。そのため、最終的に、より質の高い監査を短期間で終えることができます。

望ましいシステムとは

監査の目的が検証であれば、財務システムで問題にフラグを付けて、情報を効果的にフィルターできればよいでしょう。請求書の買掛金を例に考えてみましょう。特定の金額を超える品目にフラグを付けたり、特定のサプライヤからの請求書が増えていることを検知できるシステムが必要だとします。その場合、財務部門が問題を見つけやすい書式で情報を表示し、何よりその問題をすばやくドリルダウン可能なシステムが必要です。

監査と全体像

企業の形態や規模にかかわらず、最新の財務システムには、間違いや差異を見つけ出し、最終的には不正行為と戦うための機能が必要です。その副産物として、短期間で効率的に監査も実施できます。システムに柔軟性があれば、組織が発展して変化しても、システムの能力と有用性を維持できます。信頼性の高いレポートやデータをタイムリーに提供できれば、貸主、投資家、出資者、役員も安心できます。結局、財務状況を的確に把握していれば、企業の現在のパフォーマンスを正確に見極めて、将来の計画を適切に立てることができます。