ビジネスの自動化を行うことにより、職場の反復的なタスクを大幅に排除し、冗長なタスクに費やされる時間を削減し、全体的な生産性の向上を支援することで、組織全体の効率を高めることができます。こうした利点や他の利点もあるため、ますます多くの組織がビジネス自動化を事業運営に取り入れるようになりました。
ビジネス自動化とは何ですか?
ビジネス自動化は、テクノロジーを使用して日常のビジネス・プロセスから手作業の労力を取り除きます。人材採用から電子メール管理、会計に至る事業運営のほぼ隅々まで、一定レベルのビジネス自動化の利点を享受できます。
ビジネス自動化を使用すると、ワークフローを単純化および最適化できます。つまり、最終的な目標は、人的労力を置換することではなく、エンドツーエンド・プロセス全体の改善に役立つ方法でテクノロジーを強化することです。
ビジネス自動化は、紙やPDFを動的なデジタル・データに単に置換するのではなく、会社のワークフローの重要なステップに影響を与え、これらのプロセスをより安く、さらに速く、よりエラーが発生しないようにします。これらのプロセスをテクノロジー・プラットフォームに統合することで、より優れたレポート機能と、経時的なデータの分析機能から利点を享受できます。このような情報によって重要な決定が通知されるため、ビジネスの成長の手助けとなります。
あなたのビジネスでプロセスの自動化が必要な理由
ビジネス・プロセスを自動化すると、時間と資金を節約できますが、自動化システムに投資する利点はそれで終わりではありません。自動化システムは、必要なタスクを完了するために使用される作業者を削減し、より重要なプロジェクトに労働力を集中できるようにします。たとえば、買掛金プロセスやカスタマー・サービスのチャット・ルームをオンラインで自動化できる場合は、より重要なビジネス構築タスクに有償の労働力を集中できます。
自動化は、コストのかかるエラーとその修正に要する時間の削減にも役立ちます。ドキュメント処理およびデータ入力のほとんどのミスは、人的エラーの結果です。
また、ビジネス自動化では、従業員に詳細なステップを説明し、関連するドキュメントを追跡することで、毎日のワークフローに新しいレベルの標準化を導入できます。これらの改善はすべて、会社が運営費と間接費の両方を削減するのに役立ちます。
ビジネス自動化のアイデアのトップ13
自動化はビジネスの多くの側面に改善をもたらす可能性がありますが、特に大きく影響する可能性のある領域が複数あります。ここでは、自動化する時機が到来しているビジネスの13の領域と、これらのアイデアを実装する方法についてアドバイスします。
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採用プロセス
従業員の新規採用は、求人または特定の候補者の採用で始まり、従業員が完全にオンボーディングされたときに終了する多段階のプロセスです。途中の多くのステップを自動化できるため、採用プロセス全体がより単純化され、時間も短縮されます。
人事管理システム(HRMS)(新しいタブで開きます)は、採用プロセスを自動化する有益なツールです。このシステムは、一連の広範な機能の一部として候補者管理プロセスを自動化します。候補者へのオファー、およびその候補者の職務に必要なすべての機器とシステムへのアクセスの設定に伴う作業を削減できます。
HRMSによって、候補者の全体的なエクスペリエンスが向上します。その結果、会社の評判が向上し、さらに優秀な候補者が集まるようになります。
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従業員分析
従業員の仕事の評価を担当する人事部門は、データを使用して各従業員のすべてのタスクを追跡し、マネージャーやリーダーがすぐに使用できるレポートを生成できます。たとえば、倉庫で作業する従業員の離職率が過去90日間で異常に高くなった場合は、HRツールを使用して固有の問題を特定し、今後の採用をより適切に決定できます。
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ファイル転送
異なるファイリング・キャビネット間でファイルを移動し、様々な部門にわたってファイルを移動する時代は終わりました。現代の組織はデジタル・ファイル転送に依存していますが、これらの転送メカニズムのすべてが期待に応えているわけではありません。たとえば、Google DocsのようなプラットフォームやDropboxのようなサービスを使用するには、一連の独自の課題が伴います。
ビジネス自動化を使用すると、ファイルを効率的に保存し、社内で、または顧客やビジネス・パートナー、その他の利害関係者とファイルを共有できます。自動ファイル転送プロトコル(FTP)およびSSHファイル転送プロトコル(SFTP)ソフトウェア・ソリューションにより、ファイルがサーバーに移動します。ユーザーは、同僚に支援を求めることなく、1つ以上のファイルのFTP/SFTPダウンロードまたはアップロードをスケジューリングできます。
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レポートの生成と配布
スプレッドシートやレポートが日常業務の基盤になっている場合は、レポートの生成と配布を自動化することで、時間、資金および手間を節約できます。スプレッドシートやレポートの情報は、ソフトウェアを使用して日次または週次ベースで自動的に配布できます。受信者はその情報を使用して過去のデータを確認したり将来のパフォーマンスを予測することで、最適な意思決定ができます。
ソフトウェアを使用して、特定の時期(つまり、各週または各四半期の終わり)に自動レポートを生成できます。また、製造バックログや配送センターでの製品の不足などのイベントに基づいて、システムでレポート生成をトリガーすることもできます。
従業員には、業務の遂行に必要なレポートが、作業をほとんどまたはまったく必要としない方法で提供されるため、部門や会社全体に利益をもたらす意思決定が可能になります。その結果、マネージャーや監督者は、より多くの時間をコア・タスクに使用できます。
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電子メール自動化
ほとんどの従業員は、1日に何時間も電子メールの受信、選り分けおよび返信に費やしていますが、その多くはコアの担当とは無関係です。
多くの会社にとって、「従業員の生産性が2倍になると、従業員はどのくらい多くのことを達成できるか?」という質問に対する回答は、電子メール自動化によって見出せます。従業員は、受信ボックスに届くすべてのメッセージを手動で処理するのではなく、自動化を使用して毎日の大量の電子メールを整理し、一部については自動応答を送信し、それ以外は今後も注意を払うために特定のフォルダーに整理します。会社が従業員の受信ボックスを自動化することで、従業員は関連するメッセージを迅速かつ効率的に確認して返信できるようになります。
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クレーム処理・プロセス
あらゆる種類のクレーム処理(返品、修理など)は長く厳しいプロセスであり、関係者全員に不満が生じることが多々あります。関連するステップの一部またはすべてを自動化できれば、要求者と組織からの圧力が取り除かれて、プロセスの最も重要な側面に集中できるようになります。
ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)などのテクノロジーを使用すると、組織でクレーム・プロセスを高速化できます。たとえば、損害査定担当者は、データをオンラインで検索したり、データについて関係者に電話したり、電子メールでデータを要求する必要がなく、データを自動的に抽出して送信できます。
このステップやその他のステップについても自動化されたワークフローを開発することで、会社は、クレーム・プロセスのかなりの時間、資金および手間を削減できます。
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会計タスク
会計は時間のかかるプロセスであり、手作業による多くのステップが含まれます。関連するステップの一部またはすべてを自動化することで、会社は、時間を節約し、エラーを削減し、他のタスクに集中できるように従業員の貴重な時間を解放できます。
たとえば、買掛金(AP)(新しいタブで開きます)を考えてみます。PayStream社のアドバイザーによると、55%の会社が依然として買掛金(AP)プロセスを手作業で処理しています。請求書の処理と支払に自動システムを使用することで時間と資金を節約できます。また、バックグラウンドで行われる「非接触」コントロールのシステムによって、データ・エラーが削減され、不正防止にも役立ちます。
買掛金自動化ソフトウェア(新しいタブで開きます)を採用している会社では、これらの機能を組み合せると、結果的に重要な利点(新しいタブで開きます)になります。このソフトウェアは、請求書の処理、承認の管理および支払の処理にかかる手作業の労力を減らすのに役立ちます。これらのタスクやその他のタスクにもソフトウェア・ソリューションを使用することで、該当するプロセスとそれに関連するワークフローを効果的に単純化できます。
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ミーティング
カレンダーの管理、ミーティングの設定およびこれらイベントの詳細の整理はすべて、従来は手作業で処理されていた活動です。しかし、様々な自動化プラットフォームを使用すると、社内ミーティングや顧客とのミーティングに伴う苦痛を取り除くことができます。
ミーティングを自動化すると、そのイベント自体を管理できることに加えて、ミーティング前後の準備や後片付けも管理できます。
従来のカレンダー・ツールではなく、ミーティング自動化プラットフォーム(MAP)を使用してミーティング自体をサポートし、ミーティング中およびミーティング前後のコミュニケーションを改善し、会社の個別のニーズに応じてミーティングの規模を拡大または縮小できます。
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施設管理
建物のセキュリティ・アクセスの管理から、隙間風が吹く窓の交換や冷暖房システムの修理に至るまでのタスクを担当する施設管理者は、多くの場合、手動プロセス(電話、電子メールなど)を使用する必要があります。
手動のアプローチは一貫性がなく分散化されています。自動化により、チームが迅速に対応し、適切なレベルのサービスを提供し、監査証跡を維持できる大きな利点が得られます。ほとんどの場合、ソフトウェアは自動応答メカニズムで機能するため、アクション(たとえば、装置の一部でのオイル減耗、冬場に開いたままの窓、または現場での危険な転倒事故)によって応答がトリガーされます。
問題が警告されると、システムでは、問題を自動的に管理するか、施設管理者への警告をトリガーします。これらはすべて最小限の人的介入で処理されます。これは、施設管理から当て推量を取り除くのみでなく、すべてのチーム・メンバーにとってより安全な作業環境を作り出す手助けとなります。また、会社にとっても資金の節約に役立ちます。eMaint(新しいタブで開きます)施設管理ソフトウェアによると、自動化されたサービスにより、会社は年間の運営費を最大で100,000ドル節約すると同時に、生産性を20%向上できました。
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コミュニケーション
チーム・メンバー、顧客およびビジネス・パートナーへの重要な情報を最新の状態に保つことは重要ですが、情報を共有するために全員に電子メール、テキスト・メッセージまたは電話で連絡するのには時間がかかり、非効率的です。
自動化が役立ちます。たとえば、反復的なミーティングのリマインダを設定することで、営業チームは、そのリマインダを送信しなくても、今後のイベントのアラートを受信できます。出席予定者のカレンダーには招待ポップアップが表示され、各自が招待に応じるか、または辞退します。ミーティングのリーダーには、次のイベントの出席者名簿が確保されます。
同様の自動化技術は、1か月または1四半期の間に定期的なチェックインとフォローアップを受ける必要がある顧客や見込み客と作業するときに使用できます。たとえば、自動化されたドリップ電子メール・キャンペーンを使用して、個別のメッセージを書いたり送信せずに顧客基盤と緊密に連絡を取り合うことができます。
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バッチ処理
バッチ処理を使用して、グループ化またはバッチのトランザクションの管理を自動化します。ソフトウェアは、トランザクションを個別に管理するのではなく、複数のトランザクションを一括して一度にすべて処理します。
バッチ処理は、人的介入をほとんど、あるいはまったく必要とせず、月末または四半期末のレポートや、毎週または隔週の給与処理など、周期の終わりのトランザクションに特に適しています。
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ERP
統合
ERPシステム(新しいタブで開きます)との統合では、自動化されたシステムがERPから情報を取得することも、ERPに情報を提供することもできます。これらのすべてのシステムが同じデータ・セットから機能する場合、会社には、すべてのビジネス・データの統一された単一のソースが確保されます。これにより、ビジネス上の大きな意思決定を導くことができます。
ERP統合から得られる共有データは、データの不整合を排除し、システム間で情報を移動するために費やす時間をなくし、正確なリアルタイム情報にアクセスするのに役立ちます。これにより、会社は業務の全体像を把握し、自動化されたシステムの機能を最大限に活用できます。
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マーケティング
自動化を使用して単純化および最適化できる、さらにもう1つの重要なビジネス・タスクがマーケティングです。マーケティング・オートメション・ソフトウェア(新しいタブで開きます)は、たとえば、リードを整理し、電子メールの一斉送信を自動化できます。また、会社がキャンペーンやプログラムを営業チームの取組みと、より適切に連携させるのにも役立ちます。
マーケティング・オートメション・ソフトウェアを使用して、営業担当者による連絡と協力の準備が整っている十分に条件を満たすリードを追跡、監視および育成できます。これにより、リード・コンバージョン・プロセスの複雑さが軽減され、より迅速なクロージング・プロセスが可能になります。
会社がマーケティング・ソフトウェアを使用する場合は、追跡および測定ツールにアクセスし、経時的に(つまり、リードから販売へのコンバージョンで)業務をどのように遂行しているのかを明らかにし、最終的に収益の増加につながるように調整できます。
この種のビジネス自動化により、会社は、プロセスを改善するテクノロジーを使用して必要な人的労力を削減することで、ワークフローを単純化および最適化できます。ビジネス自動化は、会社のワークフローの重要なステップに影響を与え、これらのプロセスをより安く、さらに速く、よりエラーが発生しないようにします。
