調達とは？: タイプ、プロセス、技術

調達は、商業が誕生した初期から、事業活動の中心的な取引として存在してきました。パピルスの巻紙に手で購入記録を書き留めていた時代は遠い過去になりましたが、日々の業務運営に必要な商品やサービスを選び、購入するプロセスの重要性は変わっていません。会社が最もコスト効率的に必要な供給品を確実に取得することで、調達は収益性に大きく寄与します。

調達とは？

調達は、商品やサービスの取得に関する多岐にわたる活動を包括しています。では、調達の主な目的は何でしょうか？一般的に、調達部門は、最も良い価値を持つ、競争的な価格の供給品を取得する役割を担っています。とはいえ、すべての会社が同じ意味で調達を定義しているわけではないのです。多くの会社は、ビジネスの要求の特定、供給元の選定、商品の受領管理、支払条件の調整など、多くの段階が調達プロセスとして捉えています。しかし、発注書の作成や支払い処理のような限定的な活動だけを調達とみなしている企業も存在します。

要点のまとめ

• 調達は事業の重要な機能です。効率的に管理して適切に実行することで、事業の収益性向上に役立てることができます。
• これには商品およびサービスの確保に関与する広範囲の活動が含まれ、その中にはソーシング、条件の交渉、購入、供給品の受入時期の追跡、記録の維持などが含まれます。
• 調達プロセスを継続的に監視および評価して、弱点や非効率な部分があれば改善することが重要です。
• 技術によって調達プロセスを自動化および追跡することで、調達コストと管理オーバーヘッドを削減できます。

調達の説明

従来、いくつかの会社では「調達」と「購買」を同じ意味として扱っていました。しかし、最近の傾向として、購買は、より大きく戦略的な調達プロセスの一段階とみなされることが一般的になりました。そこで、調達とは正確にはどのようなことでしょうか？

調達は、会社の日常運営に必要な商品やサービスを確保するための一連の活動を包括しており、これにはソーシング、条件交渉、商品の購入、受け取り時の検査、さらにはプロセス内のすべてのステップの記録などが含まれます。

調達はなぜ事業において重要か？

調達は、 サプライ・チェーンの理解 (opens in a new tab) の中で重要なステップとして位置づけられます。その理由は、会社のニーズに一致して、競争力のある価格で商品およびサービスを提供できる、信頼性の高い供給者を選択するために役立つからです。会社が求めるものが製造用の原材料であれ、マーケティング・サービスのプロバイダーであっても、新しい事務用品であっても、この原則は変わりません。

たとえば、ある企業が継続的なサービス、たとえば電子メールセキュリティソリューションを提供する新たな供給者を探している場合、調達プロセスは事業の要件を最も適切な価格で満たす供給者を選択する手助けとなります。これにより、不適切な供給者との取引から生じる時間、費用、貴重なリソースの浪費を回避できます。

コストの最小化は 調達プロセスの改善 における1つの重要な観点です。しかし、会社が必要とする品質の商品およびサービスを提供し、安定的に提供する能力を備え、それを実現した実績のある供給者を識別することも重要です。

調達のタイプ

調達はいくつかの方法で分類できます。会社が取得するアイテムの使用方法に基づき、「直接調達」と「間接調達」として分類できます。直接調達は生産の主要な部分として直接使用される材料や部品の購入を指します。一方、間接調達は企業の日常運営に必要なアイテム（例: オフィス用品やサービス）の購入を意味します。さらに、取得するアイテムの性質に基づいて「商品調達」と「サービス調達」に分けることができます。商品調達は物理的な商品の購入を、サービス調達は特定の業務や機能の外部委託を指します。

• 直接調達 は最終製品を生産するために必要なものを取得することを指します。製造業の会社の場合は、原材料と構成品が含まれます。小売業者の場合は、卸売業者から購入して顧客に再販するすべてのアイテムが含まれます。
• 間接調達 には、通常、毎日の事業運営に不可欠だが会社の収益には直接寄与しないアイテムの購入が含まれます。ここには、事務用品および備品から広告キャンペーン、コンサルティング・サービス、設備保守に至るあらゆるものが含まれます。
• 商品調達 は一般的に物理的なアイテムに関連しますが、ソフトウェア・サブスクリプションなどのアイテムが含まれることもあります。効果的な商品調達は、一般的に、適切なサプライ・チェーン管理の実務があってこそ実現します。これには直接調達と間接調達の両方が含まれることがあります。
• サービス調達 は人ベースのサービスの調達が中心です。会社によっては個人の受託業者や臨時労働者、法律事務所、オンサイトの警備サービスが含まれることもあります。これには直接調達と間接調達の両方が含まれることがあります。

調達の仕組み

調達プロセス (opens in a new tab) には通常、複数のステップが含まれます。事業で必要な特定の商品やサービスを明確にします。次に、そのニーズを最も適切に満たす供給者を見つけ出すためのソーシングを行い、条件やコストについて交渉します。最後に、該当するアイテムを購入し、それを受け入れます。

小規模な会社では、すべての商品やサービスの調達を1人が担当することも少なくありません。一方、大きい規模の会社では、 異なる供給者 (opens in a new tab) との取引を専門とするチームや、特定の事業部門をサポートするチームが存在することがよくあります。特定のアイテムの調達を考える際、チームが会社の異なる事業グループから情報を収集して、会社全体での要求を判断することが必要となる場合もあります。

調達は単なる一連の行動から成るものではなく、継続的なプロセスであるという認識が必要です。たとえば、事業活動において、通常は最良のサービスをできるだけ低いコストで取得するために、主要な供給者との強固な関係を築き、結果として利益率の向上を目指します。また、会社では、供給者が一貫して期待を満たしているかどうかを確認するために、品質保証チェックとパフォーマンス分析を定期的に実施することが必要になる場合もあります。

調達プロセスの9つのステップ

調達プロセスはそれぞれの会社の構造とニーズに応じて様々ですが、一般的に次の9つの中心的なステップが含まれます:

1. 会社がどの商品およびサービスを必要とするかを特定します。 まず、必要なアイテムやサービスを明確に特定することが求められます。これは、会社が初めて購入する新しいアイテムの場合や、在庫の補充、サブスクリプションの更新としての既存の商品の場合もあります。このステップでは、事業の要求を満たすための技術的仕様、材料、部品番号、サービスの特性といった具体的な情報の収集が必要です。購入を決定する段階で、調達するアイテムが各部門の要件を正確に満たしているかを確認するため、影響を受けるすべての事業部門に確認を行うことが推奨されます。

2. 購入申請書を提出します。 従業員や事業グループが多量の新しい供給品やサービスを調達する必要が生じた場合、正式な購入申請書（ 購買依頼 (opens in a new tab) とも呼ばれる） を作成することとなります。この購入申請書を通じて、部門の上長や購買部門、財務部門などに調達のニーズが伝えられます。申請書には、価格、必要な納期、数量、購買チームが特に注意すべき事項などが記載されます。そして、この申請は購買を管轄する部門によって承認または却下されることとなります。もし承認された場合、調達部門は供給者の選定と購入のプロセスを進めることができます。

3. 仕入先を評価して選択します。 要求が整理されてリスト化され、購入申請書が承認されると、最適な仕入先を探し、見積リクエスト（RFQ）を提出します。これは購買チームが見積もりを依頼するために供給者に対して送るもので、詳細に作成し同じ条件下での比較が可能にすることが求められます。仕入先の選定においては、コストだけでなく、評価、納期、品質、そして信頼性も考慮すべきです。調達は企業のイメージに大きく関わるので、多くの会社では倫理や社会的責任も重視します。例えば、サステナビリティに焦点を当てる小売業者は、環境に配慮した供給者との提携が有益である可能性が高いです。

4. 価格と条件を交渉します。 一般的なベスト・プラクティスとして、決定を下す前に、3件以上の供給者から見積もりを取得することが推奨されます。各見積もりを慎重に検討し、交渉が可能な点を粘り強く交渉します。取引を中止する必要が生じた場合、代替の選択肢を確実に持っておくことが大切です。最終的に条件に合意したら、その内容を文書で確認してください。

5. 発注書を作成します。 発注書（PO）を作成し、供給者に送付します。POは詳細に記述する必要があり、これにより正確に求めるサービスや商品を特定し、供給者が注文を適切に処理できるようにします。

6. 配達された商品を受け入れて検査します。 配送された品物に誤りや損傷がないかを慎重に確認します。すべてがPOの指定通りに届いているか、そして品質が期待通り、あるいはそれを上回っているかを確かめます。

7.3 方向照合を実施します。 買掛金管理において、発注書、注文受け入れまたは梱包リスト、そして請求書を用いて3方向の照合を行います。この照合の目的は、受領した商品やサービスが発注書に記載されたものと一致しているかを確認し、未承認や誤った請求書による支払いを避けることです。3つのドキュメント間で不一致が見られた場合は、それを指摘し、支払の手配を行う前にその問題を解消します。

8. 請求書を承認して支払を手配します。 買掛金の管理3方向照合が正確であった場合、請求書を承認し支払います。企業では、 買掛金管理 (opens in a new tab) を通じて支払いが請求額と期日に一致しているかを確認し、一貫した請求書の支払処理を保持することが重要です。標準化されたプロセスを活用することで、請求書の支払いが期日通りに行われることを保証し、遅延料金を避け、供給者との良好な関係を築くことができます。

9. 記録します。 購入申請書から価格交渉、受領までの調達プロセス全体の記録の保持は重要です。これらの記録は、会社が商品を将来再注文する際や監査プロセス、税金計算のためにも役立つでしょう。明確で正確な記録は、紛争が発生した場合の解決の助けともなります。

調達の段階

調達プロセスの主な9つのステップは、3つの別の段階と考えることもできます: ソーシング段階、購買段階および受入段階です。

• ソーシング段階 : 事業の要件を特定し、購入申請書を作成する初期のステップと、仕入先の評価が含まれます。初期のソーシングが完了しても、供給者との関係を強化し続けることが重要です。これは、供給者がパートナーシップを通じて学び、製品やプロセスを向上させるための信頼関係の土台となります。
• 購買段階 : この段階では、条件交渉、注文の作成、商品やサービスの受領、そして検査が行われます。
• 支払段階 : 買掛金管理の中で、注文と請求書の正確性を確かめるための3方向照合が行われます。その後、請求書が承認され、支払いが手配されることとなります。請求書、注文、および支払いの全ての記録は、慎重に保管し続ける必要があります。

調達のライフ・サイクル

組織では一般的に 調達プロセスのステップ (opens in a new tab) をライフ・サイクルとしての捉えることが重要です。この視点から、調達の各ステップが連鎖的な影響を持つことが明確になります。また、予算などの領域を対象とする会社の既存のルールと手順と連携させる必要性も含め、このプロセスと事業の統合を全体として考慮することで、調達のライフ・サイクルの完全性が高まります。プロセスは常に線形的とはかぎらず、さらに供給者、利用可能状況およびコストの変動を反映する動的な デジタル・サプライ・チェーン (opens in a new tab) に対応するために調整を加えることが必要になる場合もあります。

調達の3つの構成要素

人、プロセス、事務処理の3つの主要な構成要素が連携して調達プロセスが発生します。

• 人 : 調達プロセスには多くの関与者がいます。これには調達の専門家や、買掛金担当者、商品やサービスの要求者となる事業部門などが含まれます。高価格の商品やサービスの購入の場合、より多くのステークホルダーが関与することが一般的です。
• プロセス : 効果的な調達プロセスは、コストの低減と確実な供給の実現のため不可欠です。体系的かつ適切に設計されたプロセスは、関与するすべての者に明確な方針と期限を示すため、作業の正確さとタイムリーな完了が促進されます。一方、不整然とした調達プロセスは、非効率やコストの増加、さらには支払いの遅延といった課題を引き起こす可能性があります。
• 事務処理 : 調達プロセスの各段階の記録を保持し、容易に参照できる形で保存することは極めて重要です。これらの記録は、支払条件や供給者の実績を一元的に管理する基盤として機能します。特に、監査やトラブルの際に、紙やデジタルの形での証拠の追跡が容易に行えることは必須です。

調達、購買およびサプライ・チェーン: その違いは？

調達、購買、ソーシングおよびサプライ・チェーンという用語は、同じ意味で交換可能であるように使用されることが少なくありません。しかし、これらの間には重要な区別があります。

• 調達と購買 : 「調達」と「購買」の間には何か違いがあるのでしょうか。購買は具体的な取引に注目し、会社のニーズに合った特定の注文の管理に焦点を当てるものです。対照的に、調達はより広範で複雑なプロセスで、供給者との関係の構築も考慮されます。別の見方をすると、調達は事前対応的に会社のニーズの分析から始まるのに対し、購買はすでに必要とされるものの取得にのみ重点を置く事後対応的なアプローチを採用します。
• 調達とソーシング : ソーシングは調達プロセスの一部で、特に初期段階に位置づけられます。ソーシングの過程では、供給者の候補の特定と評価、条件交渉、そして会社の要件に最適な供給者の選択といった活動が行われます。
• 調達とサプライ・チェーン : 調達はサプライ・チェーン管理の一側面を担います。調達プロセスには商品やサービスのソーシング、取得、支払いが含まれるのに対して、サプライ・チェーン管理はロジスティクスの側面、例えば商品の取得後の配送や在庫管理、さらには調達した商品を製品として顧客に届けるプロセスまでを網羅します。

調達の原則

公共機関における調達プロセスは、民間の組織と似ている部分もありますが、重要な点で異なります。公共の資金を管理する立場にあるため、調達に関わる人々は、より厳格な原則に則って行動することが求められます。これらの原則は、公務員がその購買活動における説明責任を適切に果たすための道徳的な指針として機能します。また、これらの原則や手法は、民間の組織にとっても参考になる部分があるかもしれません。

これらの原則は組織ごとに多少異なります。最も一般的な7つの調達原則をここに示します:

1. 金額に見合う価値 : 組織は調達の際、物品やサービスのコストを効果的に管理することが求められます。低い価格だけでなく、品質や耐久性なども考慮し、総合的な価値を判断する必要があります。
2. 公平性 : 調達活動は公平でなければなりません。全ての供給者を客観的に評価し、特定の者を特別扱いすることは避けるべきです。
3. 競争 : 特定の理由がない限り、複数の供給者からの競争的な入札を募るべきです。
4. 効率性 : 調達プロセスは効率的に進められ、価値を最大化すると同時に、無駄や遅延を防ぐよう努力する必要があります。
5. 透明性 : 組織は、関連する調達情報を、供給者のみでなく一般市民を含むすべての人が利用できるようにする必要があります。情報の機密保持は、法的またはその他の正当な理由がある場合にのみ行うべきです。
6. 誠実 : 公共調達業務に携わる人は、常に、信頼性と確実性を備え、誠実で責任感があると認識されるよう努める必要があります。資金は、意図された目的で、公共の利益のために使用される必要があります。
7. 説明責任 : 調達プロセスに関与する人は、自分の行動と判断に対する説明責任を負います。調達における行動を、誤りも含めて正確に報告することを要求されます。

調達と財務

多くの会社で、調達部門と財務部門は独立して機能しています。従来、この両者は時として対立してきました。調達は支出を管理する一方で、財務は収益性の最適化とコスト削減を目指してきたからです。

しかしながら、これら二つの部門が戦略的に連携することで、組織全体に利益をもたらす可能性があります。たとえば、優れた調達部門は、慎重にソーシングされた商品とサービスが事業部門の収益性の最大化に役立つことを深く理解している場合があります。このことは、財務部門が、会社の支出とそれが収益にどのような影響を及ぼすかについて、より明確な全体像を把握するために役立ちます。財務を含む事業全体の情報を接続できる、統合された サプライ・チェーン管理ソフトウェア は、従来の分断を克服して、事業の目的に向かってチームが連携することを支援する重要なツールとなります。また、サプライ・チェーン管理ソフトウェアは、調達部門にとって理解しやすい形式で、主要業績評価指標（KPI）に必要な情報を提供することで、目標に向けた進捗を追跡するためにも役立ちます。

調達KPI

調達KPIを監視することで、事業の調達プロセスの効率性を高め、事業の目的に向けての進捗を追跡し、改善できる部分を特定できます。一般的に測定される調達KPIにはこのようなものがあります:

発注書サイクル・タイム :  購買依頼を処理して発注書を供給者に送信するためにかかる平均時間数または日数を監視します。

発注書サイクル・タイム = 購買依頼を処理して発注書を 供給者に送信するためにかかる時間数または日数 / 供給者に 送信された発注書の数

供給者リード・タイム :  供給者が発注書を受信してからアイテムを送るまでにかかる平均日数。

供給者リード・タイム = 供給者が発注書を受信してから アイテムが到着するまでにかかる日数 / 供給者に送信された 発注書の合計数

供給者の数 :  供給者が多くなると会社の選択肢が増えますが、管理作業も増えます。多くの調達部門では、供給者ネットワークにおける仕入先の数を監視して、あまり使用していない供給者を定期的に除外して効率を高めています。

供給者欠陥率 :  供給者の品質の重要な指標として、通常は欠陥品部品の数を供給された部品の数で除算して測定されます。

供給者欠陥率 = 仕入先からの欠陥品部品の数 / 同じ仕入先からの 部品の合計数

供給者の対応可能状況 :  供給者が短納期または緊急の需要に対応する能力を測定します。

供給者の対応可能状況 = 供給者が事業注文を履行した回数 / 供給者に送信された注文の数

注文履行の精度 :  供給者が正確に履行し、発注書と正確に一致した注文のパーセンテージを測定します。

注文履行の精度 = 供給者の正確な注文履行の数 / 同じ供給者の 注文履行の合計数

調達プロセスの合計 ROI:  事業の調達プロセス戦略が組織にもたらす価値を測定します。これは、調達に費やした年間の合計金額に対する、調達グループが生み出した年間の節約額の比率です。

ビデオ: 調達ソフトウェアとは？

調達の管理に技術がどう役立つか

事業の他の分野と同様に、調達部門の生産性を技術によって高めながら、 30%にも及ぶプロセスのコスト削減 (opens in a new tab) を実現できます。また、 調達ソフトウェア のあるERPソリューションを使用して、入札の募集、注文の作成、供給者への支払などのステップを単純化することもできます。また、これにより、節約や供給者のパフォーマンスをチームが分析することもできます。

調達ダッシュボード を利用すると、会社は重要なトレンドの監視や問題の特定が容易になります。選定された調達KPIや指標が一つの画面に表示され、仕入先のパフォーマンス、合計支出、未処理のトランザクションなどのデータを確認できます。先進的なソフトウェアでは、会社内の役割に応じて既に設定されたダッシュボードが提供され、各ユーザーの要望に合わせてこれをカスタマイズすることができます。

調達は、事業の収益性や全体の成功において中心的な役割を担います。これには多岐にわたる活動が関連しており、最大の効果を得るために各部分に目を配る必要があります。 サプライ・チェーン管理ソフトウェア・ソリューション は、調達プロセスを高速化、簡素化し、分析やコストの削減を助けます。