毎週末、毎月末、毎四半期末に、会計チームは自社の帳簿を締める際に数百時間をかけてスプレッドシートのデータを手動で照合しています。現在利用可能なテクノロジーを考えると、これは膨大なリソースを不必要に浪費していることを意味します。

会計チームが取引を照合するために大量のスプレッドシートとメールを手動で結合する作業に追われていることが原因で、組織は勘定科目調整プロセスを適時に完了できないのでしょうか。そのような状況では、取引を見落としたり、財務諸表が不正確になったり、金融詐欺の被害にあったりするリスクが高まります。少なくとも、決算処理が遅れることでしょう。

組織が成長し、スプレッドシートやメールなどの基本的なツールを使用して勘定科目調整を管理するのが適さなくなると、以下のような3つの兆候が表れます。

1. 勘定科目の調整に時間がかかりすぎる

数千行ものスプレッドシートを参照して、勘定残高を手動で確認し、調整を記録することは煩雑で面倒な作業です。データを手動で入力しシステム間で移動していると、間違いが発生する可能性が高くなります。

含まれる手順が多いほど、ミスをする余地が増え、確認と再確認の作業がさらに必要になります。その結果、会計チームは調整プロセスに多大な時間を費やすことになります。

複数のソースからの取引を手動で照合することは、一部のGL勘定科目を調整できないことを意味する場合があります。このアプローチでは、財務部門が取引データを1つずつ手動でアップロードし、検索、調整するのに何週間も費やす必要があります。さらに、会計リーダーは、スタッフと会って調整作業の全体的な状況を把握し、決算処理にかかる時間をさらに増やす必要があるでしょう。

また、この方法では、達成感が少ないデータ入力作業に多くの時間を費やすため、従業員の士気低下も招きます。

NetSuite勘定照合は、時間のかかる手作業での取引照合や、照合に関連する他の反復的なタスクを自動化することで、この問題を解決します。会計チームは、取引のリスクや額に応じて勘定科目に優先順位を付けたり、照合タスクを個々のチーム・メンバーに割り当てたり、各照合の進捗を追跡したりできます。

リスクや金額の低い取引に関する勘定科目は、人の介在不要で自動的に調整できます。潜在的な相違や異常には警告が発せられます。こうして、会計スタッフは、優先度の高い勘定科目、分析、および組織への戦略的価値の追加に注力できます。NetSuiteの自動照合エンジンにより、数百万件の取引をわずか数分で照合できます。企業は、1対1、多対1、および多対多の照合など、個々の取引または取引のグループに対して柔軟な照合ルールを作成できます。これにより、調整や取引照合を加速することができます。

2. 財務諸表の信頼性が低い

標準化されたプロセスが欠けていると、スプレッドシートを使用するのと同等の不確実性をもたらします。すべての勘定科目を調整しましたか、一部の項目が見落とされていたり、不適切に計上されていたりしませんでしたか。

調整作業や財務諸表が不正確であると、決算プロセスが遅れるだけでなく、自社の評判が損なわれ、財務成績の誤報告により罰金が科されることさえあります。

NetSuite勘定照合は、NetSuite ERPへのシームレスな統合を通じて、こうした問題を解決します。これにより、総勘定元帳のすべての勘定科目と残高が、調整と取引照合のためにアプリケーションに自動的に取り込まれます。また、NetSuite勘定照合では、すべての調整対象取引とドキュメントが1か所に保存されるため、会計スタッフ、マネージャー、監査人が簡単にアクセスでき、複数のソースからドキュメントを収集する必要がなくなります。そのため、会計担当者が特定のデータや取引を混在させたり見落としたりする可能性が減少します。

また、NetSuiteにより、すべての取引が適切なGL勘定科目に記録され、財務報告の正確性と適時性が向上し、決算処理が加速化されます。

3. 財務管理が不十分でコンプライアンス上の問題がある

作業担当者、確認担当者、最終承認者の間のワークフロー管理は重要です。しかし、調整プロセス中に強力な統制を手動で適用すると、実際には可視性が低下し、最終的に費やされる時間とコストが増加する可能性があります。

会計チームが財務情報を手動で照合していると、スタッフの貴重な時間が無駄になるだけでなく、財務諸表の整合性が危険にさらされ、不正や最終的にはコンプライアンス上の問題が発生する可能性が高まります。

NetSuite勘定照合は、セキュアなドキュメント・リポジトリを提供するため、照合時の見落としや脱落がなくなり、グローバルな監査が可能になります。このソリューションは、照合の裏付けを記録し、財務管理とコンプライアンスの要件を満たします。標準化された勘定科目調整テンプレート、確認および承認プロセスを自動化するワークフロー、および組み込みの職務分離により、財務管理が改善され、監査人は必要な情報の多くを支援なしで見つけることができます。

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NetSuiteによる照合の変革

会計リーダーは、企業コンプライアンスを確保し、明確な監査証跡を実現しながら、リスクとコストを低減できる正確で効率的な調整プロセスを必要としています。それにより、会計リーダーは、その専門知識が特に重要になる、データ分析と戦略的な意思決定により多くの時間を費やすことができます。また、会計チームのメンバーは、1行ずつ確認することなく、不正な取引や不正確な取引を特定できます。

財務管理システムと統合されたクラウドベースの勘定科目調整ソリューションでは、手動でのプロセス、時間のかかるプロセス、エラーが生じやすいプロセスに関する多くの課題に対処できるため、会計担当者は自社に対してより有意義な形で貢献できます。

また、NetSuite勘定照合には、買掛金、売掛金、会社間勘定、在庫、未払金など、勘定科目タイプに応じた20種類以上の標準化された勘定科目調整フォーマットとテンプレートが用意されています。自動的に総勘定元帳から残高が取得され、前会計期間から未処理項目が繰り越されます。NetSuiteのユーザーは、証憑と照合対象項目のアップロード、コメントの追加、自社のポリシーと手順の表示、照合に対する電子的な確認と承認を行うこともできます。

NetSuite勘定照合は、すべてのGL勘定科目の調整と取引照合プロセスを自動化することでNetSuiteの照合機能を拡張する、柔軟で使いやすいソリューションです。NetSuiteを使用すると、会計チームは決算処理の迅速化、より適切なタイミングでの正確な財務諸表の作成、重大なリスクの削減を実現できます。

自動化した勘定科目調整 の利点の詳細をご確認ください。