従業員がワークフローのステップをスキップしたり、詳細を見落としたり、不必要にタスクを繰り返したり、タスクを完了前に放棄しないように、業務には標準化されたプロセスが設定されます。これらのビジネス・プロセスによって、会社の運営におけるコンプライアンスと適合性が保証されます。したがって、ビジネス・プロセスは、繰り返し実行しても一貫性が保持される必要があります。そこで、ビジネス・プロセス オートメーション(BPA)ソフトウェアが登場します。
現在、多くの会社ではBPAを使用してプロジェクト、ポートフォリオ、知識資産、セルフサービス・ポータル、ワークフロー、データフローなどを管理しています。BPAを最もよく使用する業種としては、銀行、ヘルス・ケア、電気通信および商社や製造があります。
ビジネス・プロセス オートメーション(BPA)とは何ですか?
BPAとは、接続された一連のソフトウェア・アプリケーションを体系化してプログラムに組み込み、手作業による人的な介入を使用せずに、ビジネスの部門全体でプロセスとワークフローを自動化することを指します。BPAは、個々のタスクに焦点を当てるのみでなく、プロセス全体に焦点を当てます。
フォームの入力や記録管理などの一部のビジネス・プロセスは自動化されていますが、BPAは、給与の処理や在庫の追跡など、ビジネスの運営に必要なより高度な機能に関するものです。
ビジネス・プロセス オートメーションはどのように機能しますか?
ビジネス・プロセス オートメーションでは、ソフトウェアを使用して、手作業を必要とする反復的なタスクを自動化します。タスクの自動化には様々な方法があり、ユーザーはそれぞれ異なる方法で操作します。
概してBPAは、その使用が変更または削除されるまで、同じタスクを繰り返し、まったく同じ方法で実行するソフトウェアとして定義されます。
自動化できるのはどのようなビジネス・プロセスですか?
ビジネス機能には、コアとサポートの2つのカテゴリがあります。コア機能は、ビジネスの収益につながる活動です。これらは、ビジネスが存在する主要な理由であり、上手く進むとビジネスは成功します。サポート機能は、コア機能をサポートする補助的な活動です。
ビジネスでは、BPAを使用してコア機能とサポート機能の両方で多数のステップを自動化し、効率を高めてコストを削減します。
サポート機能は、会社がアウトソーシング、インソーシングまたはニアソーシング(新しいタブで開きます)する可能性が最も高い活動です。したがって、BPAによって、これらのアウトソーシング・コストを削減または排除できます。多くの会社はサポート機能にBPAを使用するため、収益を生み出す活動にのみ従業員の努力を結集できます。BPA機能の例として、次の自動サポートがあります。
- 配送/ロジスティクス – 自動配送経路決定、ラベル作成、追跡などの例があります
- マーケティングおよび販売 – 自動化されたマーケティング電子メール、販売提案、販売追跡、レポートなどの例があります
- ITおよび技術サービス – 自動化されたメンテナンスとステータス・レポート、問題のチケット発行と解決、自動セルフサービス・レポートなどの例があります
- 管理業務 – 従業員福利厚生の登録や配送の追跡などの自動人事管理機能、時間の追跡から源泉徴収計算、支払処理に至るまでの自動給与計算などの例があります。
BPAの一種であるロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)は、構成可能なソフトウェア「ロボット」に依存して反復タスクを実行します。このRPAのコストは、オフショア従業員の3分の1、オンショア従業員の5分の1です。RPA(新しいタブで開きます)はBPAのサブセットであり、時間のかかる一連のヒューマン・タスクに重点を置いていますが、BPAは、これらのタスクで構成されるプロセス全体を徹底的に点検するように設計されています。
金融業界の専門家はBPAを定期的にデプロイして、効率、コンプライアンスおよび生産性を大きく向上させます。Gartner社によると、推定で80%の財務リーダーが、現在RPAを使用中または使用を計画しており、買掛金および契約の管理が上位のアプリケーションに含まれています。
カスタマー・サービス組織もBPAおよびRPAのビッグ・ユーザーです。市場調査会社であるForrester社によると、カスタマー・サービス業界では通常これらの両方を戦術的かつ短期的アプローチとして一般的なエージェント・タスクをデジタル化するために使用します(新しいタブで開きます)。一般的なエージェント・タスクには、チャネル間での顧客データと顧客応対ログの取得、購入製品情報、その製品に提示された問題の解決策、エスカレーション・スクリプト(激怒している顧客に管理者が対応するためにチェーンの上位に移動する)が含まれます。
人事部門は通常、ビジネス・プロセスの自動化を使用して、オンボーディングおよび従業員向けセルフサービス・ツール(従業員福利厚生オプション、情報、トレーニング、登録など)を単純化および高速化します。
自動化が重要な理由は?
BPAは、ビジネスで規制に違反することや、多額の罰金や手数料を負担することのないように、コンプライアンスを改善します。また、社内の不正や盗難を低減するための管理をビジネスに適用します。BPAはプロセスを高速化することで、作業をより速く、より少ない繰返しで完了できるようにします。たとえば、様々なマネージャーによる発注書の承認を追跡するソフトウェアの場合と、従業員がマネージャーに1人ずつ承認の署名を求める場合を考えてください。
また、BPAはビジネス・プロセスを標準化し、従業員が特定のタスクにもたらす可能性のある偏見や先入観を排除するのに役立ちます(たとえば、人事部の従業員が面接する候補者を選択する場合と、自動システムが事前に設定された要件に基づいて選択する場合を比べてください)。これにより、エラー(たとえば、人事部の従業員が面接の連絡を電子メールで送信し忘れるなど)が大幅に減少し、効率が向上します。さらに、BPAは、単調なタスク(候補者のオンライン求人の解析など)から作業者を解放し、従業員と顧客の両方のエクスペリエンスを向上させます。
最終的に、自動化によってビジネスの競争力が高まり、収益性が向上する可能性が高くなります。
ビジネス・プロセス自動化(BPA)の10の利点
現在は、ほぼすべてのビジネス・プロセスを、ある程度まで自動化できます。大半は、かなり自動化できます。調査会社であるGartner社は、一般会計業務の89%、財務管理と外部への報告の72%を自動化できると示しています。
ビジネス・プロセス自動化ツールを使用すると、タスクの自動化がより単純になります。多くの場合、チームが業種内および業種間で一般的なプロセスを自動化する際に模範となるテンプレートが含まれており、次のような利点を享受できます。
- 業務効率 – BPAは、プロセスに関連する作業を削減することで効率を高め、業務の拡大に伴う追加人員の必要性を制限することで給与コストを削減できます。
- 生産性 – プロセスを高速化することで、作業をより速く、より少ない繰返しで完了できるようにします。
- 士気 – 作業者の単調さを緩和し、従業員のエクスペリエンスとともに顧客のエクスペリエンスを向上させます。これにより、従業員のエクスペリエンスがさらに向上します。CIOのレポートによると、興味があってやりがいのある仕事に従業員がより多くの時間を費やすと、生産性と満足度が向上(新しいタブで開きます)し、それによってさらに従業員の定着率も向上します。
- ガバナンスと統制 – ビジネスで規制に違反したり、多額の罰金や手数料を負担することのないように、コンプライアンスを改善します。
- コスト削減 – 時間を効率的に使用することで、会社は、労働力を増やさずに生産量を増加するか、給与コストを削減して同じレベルの生産量を維持するかを選択できます。
- 人材の割当て – 才能に適した仕事に従業員を再割当てできます。従業員は自分の仕事に満足し、雇用主は各個人の才能から最大の利点が得られます。
- 人的エラーの削減 – 人的なデータ入力エラーと洞察のエラーが大幅に減少し、従業員の時間が反復する単純作業によって無駄にならなくなるため、効率が向上します。
- コラボレーション – プロジェクトのプロセスの追跡、チームの更新、リマインダの送信、およびコラボレーションをより簡単でより編成されたものにするその他の機能を実行します。さらに、BPAによって、従業員のフラストレーションが緩和され、コラボレーションのための時間が解放されます。その結果、作業が高速化し、問題解決が促進され、技術革新が促進される傾向があります。
- 改善されたインサイト – ビジネス・プロセスの完了を追跡し、プロセスのステップを理解するリーダーシップの能力を向上させます。これにより、さらに迅速により望ましいビジネス成果が得られるように、プロセスを簡単に改良できます。また、BPAを使用すると、リーダーは、より多くの洞察を得るためにさらに深く掘り下げ、より多くの新しいデータを分析できます。さらに、BPAでビジネス・プロセスを標準化することで、公平性を確保し、洞察を歪める可能性のある偏見を排除できます。
- 可用性の向上 – その他の手動タスクも担っているサービスよりも、従業員や顧客向けのサービスを頻繁に使用できるようにします。
コンプライアンスを確保し、ミスを一貫して低減するために、現在かなり多くのケースにおいて、明らかに数多くのビジネス・プロセスを自動化できます。
