会計ソフトウェアは、どのようなビジネスにおいてもその中心で基幹的な財務やデータを管理するものであるため、自社に適した機能を持つ製品を選ぶことが重要です。取引の記録、支払い状況の追跡、財務諸表の作成といったタスクを自動化できるため、財務の時間とコストを削減することができます。会計ソフトウェアの中には、高度なアナリティクス、モバイル対応、給与管理、資産追跡、予算管理、プロジェクト会計などの機能が搭載されているものもあります。すべてのビジネスにすべての機能が必要なわけではありませんが、会社の成長に合わせてどのような機能が必要になるかを考えることは重要です。この記事では、会計ソフトウェアを選ぶ際に確認すべき重要な10の機能と、会計ソフトウェアのメリットおよび会計ソフトウェアで対処可能な課題を要約します。
会計ソフトウェアとは何か?
会計ソフトウェアは、ビジネスの財務を記録、管理、分析、報告することを支援するものです。また、取引の記録、請求書の作成、入出金の追跡、財務諸表の作成、税金の徴収と納付などの会計タスクを自動化することで、ビジネスの業務効率を向上させます。会計ソフトウェアによって、各会計期間終了時の決算といった極めて重要な財務プロセスを加速させることができます。一般的な会計ソフトウェアには、総勘定元帳、買掛金、売掛金、資産、税金の管理や、財務報告書の作成をはじめとするタスクを処理する機能があります。高度な会計ソフトウェアパッケージには最新かつ正確な財務状況を提示するリアルタイムアナリティクス機能も含まれており、より十分な情報に基づくビジネス判断を支援できるようになっています。
主にユーザー数が少ない中小企業向けの会計ソフトウェアもあれば、中小企業から大企業まで対応できる製品もあります。また、クラウドベースの会計ソフトウェアが増えています。クラウドソフトウェアであるということは、一般的にはオンプレミスのソフトウェアよりも管理しやすく、拡大するビジネスニーズに合わせて拡張しやすいということです。
重要なポイント
- 会計ソフトウェアは、財務データの記録、管理、分析、報告といったタスクの効率化を支援する。
- 主要な会計機能には、取引の記録と分類、総勘定元帳や勘定科目表(COA)の管理、財務諸表やその他の財務報告書の作成などが含まれる。
- その他の検討すべき機能として、リアルタイムアナリティクス、モバイル対応、請求処理と請求書発行の自動化、予算と予測の作成、資産の追跡、プロジェクト会計などの機能が挙げられる。
- 現在の業務に必要な機能だけでなく、将来的な成長を支えるために必要な機能も考慮することが重要。
- クラウドベースのエンタープライズ・リソース・プランニング(ERP)スイートに会計ソフトウェアが統合されていれば、ビジネスが拡大しニーズが複雑化しても、機能を拡張・追加しやすい。
なぜ会計ソフトウェアを使うべきなのか?
会社が拡大するにつれ、財務取引の手入力や手作業でのデータ追跡は極めて厄介で、時間を消耗する作業になります。また、手作業の会計処理では、データの入力ミスやサイロ化、また規制や税務上の要件に対応することが難しくなるなどの課題も発生します。会計ソフトウェアを利用することで、こうした課題の多くに対処できるようになります。会計ソフトウェアを導入すべき最も一般的な理由をいくつか紹介しましょう。
- 時間を消耗し、ミスが発生しやすい手作業のプロセスを自動化する。 データの手入力は労働集約的なタスクです。特に取引件数が増えるほど、その労力は増大します。エラーが発生する可能性も高まり、ビジネスに深刻な影響を与えかねません。会計ソフトウェアに切り替えることで、取引データの入力から請求書の作成、支払い状況の追跡、レポートの作成まで、多くの会計プロセスを自動化・高速化できるかもしれません。
- ビジネスの成長を支える。 ビジネスが拡大するにつれ、会計ニーズも増加します。厄介な会計処理を手作業で行っていれば、ビジネス成長の足かせになりかねません。顧客向け請求書の発行、現金の回収、代金の支払い、決算処理といった極めて重要な財務タスクを期限内に終えることが難しくなる可能性があります。会計ソフトウェアを使えば少ない担当者でより多くのタスクを処理できるため、人件費を削減しながら成長を管理できるようになります。
- 部門ごとに分散したデータを一元化する 財務データをスプレッドシートや紙媒体で保存していると、社内で情報を共有することが難しくなります。あるツールから別のツールへデータをコピーするには時間と労力がかかり、ミスも発生しやすいからです。会計ソフトウェアがあれば財務データが1つのシステムに一元化され、全員がアクセスできる、信頼できる正確な唯一の情報源が確立されます。
- データドリブンな意思決定を下す。 財務データがさまざまなスプレッドシートやツールに分散されている場合、マネージャーがビジネス全体の状況を正確に把握することは難しく、ましてや正確な予算や予測を立てることは一層難しい課題となります。会計ソフトウェアは財務データを一元化するだけでなく、レポート機能や分析ツールを提供することで、より十分な情報に基づく意思決定を支援します。
- 増加するコンプライアンス要件に対応する。 会社の拡大に伴い、税務上の要件、地域の会計基準、その他の規制を遵守することが徐々に負担になるかもしれません。たとえば国際的に展開しているビジネスであれば、さまざまな国の税制度や会計規則を守る必要があります。会計ソフトウェアは、このような課題への対処をサポートしてくれます。
会計ソフトウェアを使うメリット
会計ソフトウェアを導入している会社は、一般的に業務効率、データの正確性、財務データの可視性が向上するといった多くのメリットを認めています。大抵の会計ソフトウェアは、日々の記帳タスクを自動化・合理化することができます。製品によっては、会社の成長に伴いグローバル税務管理や世界の会計基準への適合をサポートするといった、追加のメリットも提供しています。
- 効率性の向上。 会計ソフトウェアは、取引データの入力、請求書の作成、代金の支払いといった日々の財務タスクを自動化し、業務を効率化します。多くの会社にとって、この自動化は会計ソフトウェアの投資対効果(ROI)を決める重要な要素です。単調な作業が自動化されれば、業務担当者が事務処理にあたる時間は減り、問題解決や分析により多くの時間を割けるようになります。会計ソフトウェアの中には、さらに広範囲の業務を取り扱うエンタープライズ・リソース・プランニング(ERP)システムに統合できるものもあります。統合すれば、会社は単一のアプリケーション群でビジネス全体を管理できるようになります。ERPシステムではすべてのビジネスデータが単一のデータベースに保存されるため、単調なデータ入力作業が解消され、ワークフローが加速し、部門間のコミュニケーションが促進されます。
- スケーラビリティ。 適切な会計ソフトウェアを選択すれば、ビジネスの成長に合わせて会社の拡張を支えてもらえます。クラウドベースの会計ソフトウェアであれば、高価なハードウェアを新たに購入したりオンサイトソフトウェアをインストールしたりする必要なく、簡単に機能やユーザーを増やせるため、成長中の会社は効率的に業務を拡大させられます。また、会計ソフトウェアの中には、国際業務、複数の通貨、複数の子会社にも対応しているなど、複雑化する成長ビジネスのニーズをサポートできるように設計されているものもあります。たとえば、経営コンサルティング会社であるProphetは、旧式化していた財務システムが原因で業務効率が落ち、国際業務全体を明確に把握できず、グローバルな成長を支えられていないことに気づき、NetSuiteのクラウドベースのソフトウェアに切り替えました。それにより、9つの海外オフィス全体で4種類の通貨を扱う国際ビジネスの効率と可視性が向上しました。
- 会社全域のリアルタイム可視化と全社的なコラボレーション。 会計ソフトウェアを利用することで、マネージャーやチームメンバーは、支払い、勘定残高、売上などの財務データを即座に把握できるようになります。先週や先月の状況ではなく、その時点のビジネス状況を確実に把握できるのです。マネージャーはカスタマイズ可能なレポート機能、ダッシュボード、その他の分析ツールを利用し、会社の強みや対処すべき問題を素早く評価することができます。会社全域のデータを閲覧できるため、新たな戦略の実施方法や市場の動向に合わせて適応する方法について、より十分な情報に基づく意思決定が可能になります。たとえば、急成長中のデジタルアナリティクスプロバイダーであるContentsquareは、Excelを使って財務処理や顧客向け請求書の発行を行っていため、不正確なデータに悩まされていました。手作業のプロセスに行き詰まりを感じ、NetSuiteを採用した結果、会社全域の明確で正確な情報に即座にアクセスできるようになりました。
- 正確性の向上。 会計ソフトウェアはデータ入力やその他の会計タスクを自動化するため、人為的なミスの可能性が大幅に減ります。すべての財務データが単一のシステムに保存されるため、ミスが発生しやすいツール間のデータコピー&ペースト作業が解消されます。
- 財務プロセスの加速。 会計ソフトウェアによって、極めて長い時間がかかることもある重要な財務プロセスが加速します。会計ソフトウェアがデータの統合と照合をサポートするため、毎期末の決算処理を少ない労力で素早く完了させられるようになります。搭載される財務レポート機能を使い、期日までに簡単に財務諸表を作成することができます。
- セキュリティと事業継続性の強化。 会計ソフトウェアにはカスタマイズ可能なアクセス制御、暗号化、その他のセキュリティ機能が搭載されており、その設定に基づき、機密データへのアクセスは許可されたユーザーにしか認められません。また、一部の会計システムはオンサイトではなくクラウドに財務データを保存するため、停電や自然災害が発生した場合でも、24時間データにアクセスできることが保証されています。
- 予算と予測作成の強化。 業界大手の会計システムには、予算や予測の作成を支援する機能が搭載されています。このような機能は、ビジネス全域の過去のデータと現在のデータを基に、より正確に未来の収入、支出、収益を予測することができます。
- 税務および会計コンプライアンス対応。 会計ソフトウェアは、会社が事業を展開しているすべての地域の会計基準を遵守するのに役立ちます。たとえば、会計ソフトウェアの中には、米国の一般に公正妥当と認められた会計原則(GAAP)と他国で採用されている国際財務報告基準(IFRS)の両方に準拠するための対応を自動化できるものもあります。
ビジネスに重要な10の会計ソフトウェア機能
どのような会計ソフトウェアでも、取引の記録、支払いの追跡、財務諸表の作成といった基幹的な会計タスクに対応しているはずです。しかし大抵の会社では、特にビジネスが成長するに伴い、それ以外の機能も必要になります。会計ソフトウェアを選択する際は、現在だけでなく将来のニーズも満たせるか、それぞれの機能を精査することが重要です。以下のセクションでは、会計ソフトウェアを選ぶ際に確認すべき10の重要な機能を紹介します。
- 基幹的な会計処理
会計ソフトウェアは、取引の記録と分類、総勘定元帳や勘定科目表(COA)の管理、財務諸表やその他のレポートの作成といった基幹的な会計処理を包括的にサポートできるものでなければなりません。これらの機能は、収入、支出、キャッシュフローを追跡するのに不可欠なものです。たとえばMDレストラングループは、NetSuiteを導入したことで複数のファストフード店を含む19の事業体の連結財務諸表を素早く作成できるようになったほか、銀行勘定調整を自動化することができました。
会計ソフトウェアを選ぶ際は、仕訳、勘定照合、簡単な計算といった基本的な簿記作業やワークフローを自動化できるものを選ぶべきです。重要なのは、地域の会計基準への準拠を支援する機能です。会計ソフトウェアの中には、米国で使用されているGAAP基準と、その他の国で使用されているIFRS基準を簡単に切り替えられるものがあります。これは、国際事業が成長中のビジネスにとって特に有用な機能です。
- 給与管理
会社が成長するに伴い、給与管理は瞬く間に複雑化し、手作業で計算や管理を行うことは難しくなります。このような傾向は、特に複数の給与体系、超過勤務手当、福利厚生、歩合給、契約社員といった変動的な要素が絡んでくるビジネスで見られます。給与管理ソフトウェアが統合されていれば、給与総額や純支給額、源泉徴収税、健康保険料、退職手当などの給与関連の計算を自動化することができます。また、このようなソフトウェアは、Form W-2やForm 1099-MISCといった申告が義務付けられている税務書類の作成にも対応しています。各法域の給与税を正確に徴収したり申告したりすることができるため、複数の州や国でビジネスを展開している場合には不可欠な機能です。たとえば、N&N Moving Suppliesは、正確な勤務時間の管理や給与の総勘定元帳照合が困難なこともあり、QuickBooksとサードパーティーの給与管理プロバイダーでは、複数の州にまたがる成長中のビジネスと従業員を管理することはほぼ不可能であることを痛感しました。そこで、NetSuiteを導入し、会計処理や給与管理プロセスを一元化した結果、N&Nは正確性を向上させながらも処理時間を84%削減することができました。
一部の会計ソフトウェアには、タイムシートを自動スキャンした上で分析し、給与支払い処理や従業員口座への振込を自動化する機能があります。従業員が自分の給与明細やその他の重要な情報をオンラインで確認できるセルフサービス機能を提供しているものであれば理想的です。
- 予算と予測の作成
ビジネスでは、マネージャーが将来の業績を見通せるように、過去のデータとリアルタイムのデータを基に予算や予測を立てることがあります。そのうえで予算に対して実際の業績を追跡し、問題があれば特定して対処することができます。マネージャーや財務スペシャリストは詳細を掘り下げ、予算を超過したエリアをピンポイントで特定し、問題を素早く見つけ出して調整を行い、業績を改善させられます。また、この情報を分析することで、将来に向けてより正確な予測を立てられるようになります。
- 請求処理と請求書の発行
会計ソフトウェアは請求書の発行や回収プロセスを自動化し、キャッシュフローを加速させることができます。売掛金については、自動的に請求書を作成し、支払期日を管理し、自動アラートや複数の決済方法を使って売掛金の回収を強化することができます。売掛金の担当者は、回収を終えていないすべての請求書の現在のステータスを追跡するほか、顧客ごとに支払い履歴を閲覧したり売上債権回転日数(DSO)などの重要業績評価指標を監視したりすることが可能になります。
買掛金については、会計ソフトウェアが取引先からの請求書の自動スキャン、経費の科目コードの設定、承認ワークフローの自動化、支払いスケジュールの設定、出金管理に対応します。これにより期日までの支払いを保証できるだけでなく、利用可能なベンダー割引があれば確実に活用できるようになります。受領した商品を発注書や請求書と照合する作業は会計ソフトウェアが自動的に行うため、担当者の作業時間やミスが減り、不正を防ぐことができます。たとえば専門サービス会社であるCignitiでは、スプレッドシートで請求書を管理していた時にはこのプロセスに最大25日かかっていました。財務・会計ソフトウェアを取り入れたことで、それをわずか5日までに縮めることができました。
- プロジェクト会計
多くのビジネスでは、プロジェクトごとに収入と支出を計上する必要があります。たとえば、建設会社やコンサルティング会社など、クライアントのためにプロジェクトベースの仕事を請け負うビジネスが該当します。会計ソフトウェアを利用すれば、プロジェクトの収入と支出の配分と追跡を自動化し、プロジェクト会計に必要な専門的な簿記作業の多くを簡素化することができます。プロジェクト会計機能が重要なプロジェクトマイルストーンに対する進捗を監視し、各マイルストーンに到達したら顧客向けに請求書を発行してくれます。マネージャーは会社の過去の経験に基づいてプロジェクトの予算を作成し、それを実際の支出とリアルタイムに比較して、調整や軌道修正が必要かどうかを判断できるようになります。
- 資産の追跡
多くの会社は、機械、車両、不動産といった長期資産や、在庫などの短期資産に多額の投資を行っています。何年にもわたることもある償却期間を通して、これらの固定資産の価値やその他の詳細を追跡するのは難しいかもしれません。そのため、多くの会社が固定資産管理ソフトウェアや在庫管理ソフトウェアを使って会社の総資産ベースを追跡しています。固定資産管理ソフトウェアは減価償却費の計算を自動化するものであり、通常はさまざまな減価償却方法に基づいてGAAPや、必要に応じて税務上の要件にも対応します。また、会社の時価に関わる固定資産の総額を管理し、各資産項目の価値、在庫量、状態、コストを継続的に記録することができます。
- レポートの作成とアナリティクス
会計ソフトウェアを利用することで、労働集約的な手作業のプロセスよりも迅速かつ正確に損益計算書や貸借対照表などの財務諸表を作成できるようになります。しかし、会計ソフトウェアにはそれ以外にも、マネージャーや財務スペシャリストが会社の業績を監視するのに役立つレポート機能があります。業界大手の会計ソフトウェアには、カスタマイズ可能なロールベースのリアルタイムダッシュボードやアナリティクス機能が搭載されており、財務部門は重要な財務指標を監視し、それらを掘り下げて傾向や問題を探れるようになっています。高度なアナリティクスツールは、会社の現在の財務状況を詳しく洞察することを支援するものです。たとえばマネージャーであれば、データを分析し、最も価値が高い顧客、支払い傾向、支出のパターンを特定できるようになります。一部の高度なプラットフォームは、機械学習によって過去のデータから傾向を見つけ出すことで、会社が将来についてより賢明な意思決定を下すことを支援しています。
- モバイル対応
モバイルに対応したクラウドベースの会計ソフトウェアであれば、財務担当者は移動時やオフサイトミーティング中、またリモートワークの際にも、必要なときに必要な情報にアクセスできるようになります。デスクトップとモバイルデバイスを切り替えながら、常に最新のデータを使って業務を行えます。
モバイルアプリがあれば、財務担当者は外出先でもワークフロー管理を継続できます。アプリの中には、重要な指標、タスク、リマインダーの追跡や、取引の入力や承認を行えるカスタマイズ可能なダッシュボードを提供しているものもあります。モバイルアプリで重要なのはオフラインでも作業できる機能です。このような機能があれば、接続がない状態でも作業を続行し、後でデータをアップロードすることが可能になります。
- 税務対応
会計ソフトウェアは、地域や国に課される要件だけでなく、グローバル要件にも従って複雑な税計算を自動化するため、税務コンプライアンス対応が楽になります。事業を展開する場所に関わらず、正しい税金の納付と徴収を強化し、必要であれば詳細な明細記録も取得することができます。業界大手の会計ソフトウェアは、国内事業と海外子会社の両方について、カスタムルールを使って、米国の売上税、物品サービス税(GST)、付加価値税(VAT)を含む現地で義務付けられる納税額を自動計算することに対応しています。
オーストラリアの家族経営会社であるRio Industrial Groupが事業を海外展開したとき、30年前から使用していたアプリケーションでは現地の税法やその他の規制にうまく対応することができませんでした。同社はNetSuiteソフトウェアに切り替えたことで、国際税務上のコンプライアンス対応とレポート作成を自動化し、月末の締め作業にかかる時間を最大80%削減することができました。
- 統合
特にビジネスが拡大し、利用するビジネスアプリケーションが増えてきた場合に備え、他のアプリケーションと統合できるかどうかを検討しておくべきでしょう。たとえば、ERPスイートに会計ソフトウェアを統合すれば、スイートを構成するアプリケーション間のデータ転送を手作業で行う必要がなくなります。財務データを販売データや製造データなど、スイート内の他のアプリケーションで生成されたデータと常に同期させておくことが可能になります。データ入力ミスの可能性も減ります。統合により組織内でデータを共有しやすくなり、それぞれの部門がリアルタイムかつより全体的にビジネスを把握できるようになります。たとえば、会計ソフトウェアを顧客関係管理(CRM)システムと統合すれば、カスタマーサービス部門に顧客の支払い状況に関するデータをリアルタイムに提供できるようになるため、カスタマーエクスペリエンスを向上させられます。
適切な会計ソフトウェアの選び方
どのようなビジネスにおいても、基幹的な財務プロセスに適した会計ソフトウェアを選択することが極めて重要です。まずは現在のビジネスニーズと将来的に考えられるニーズを精査することから始めましょう。現在の従業員数には対応できるソフトウェアだとしても、ビジネスの成長に合わせて拡張することは可能でしょうか。会社の業務拡大に伴い、ERPスイートに簡単に統合できるものでしょうか。固定資産管理、プロジェクト会計、高度な予測機能など、必要不可欠な機能を提供しているでしょうか。従業員は直感的で使いやすいソフトウェアだと感じるでしょうか。
そのソフトウェアによって会計タスクをどのくらい効率的に自動化できるのか、また自社のニーズに合わせてワークフローをカスタマイズできるかどうかを検討してください。現在だけでなく将来の業務で課される地域税や国際税の要件をすべて処理できるか確認してください。国際的に事業を展開している場合や将来的に国際ビジネスを展開する予定がある場合は、複数の海外子会社に対応できるかどうか、GAAPとIFRSの両方の会計基準に対応できるかどうかを検討することが重要です。特定の中央オフィス以外の場所からアクセスする必要がある場合は、どれだけ効果的に複数の拠点やモバイルデバイスに対応できるかを検討してください。十分な情報に基づく意思決定を強化するためには、主要業績評価指標(KPI)の追跡、問題と傾向の掘り下げ、戦略立案に役立つリアルタイムのデータアナリティクスとレポート機能が提供されているかを確認してください。
NetSuiteですべての会計処理を一元化する
NetSuiteのクラウド会計ソフトウェアは、取引の記録、買掛金と売掛金の管理、税金の徴収、決算処理など、基幹的な財務プロセスを簡素化・自動化し、管理の強化をサポートします。一元管理される財務データへのリアルタイムアクセスを提供するため、ビジネス側は業績を追跡し、素早く問題を解決することが可能になります。NetSuiteのソフトウェアは国内業務だけでなく国際業務にも対応しており、GAAPやIFRSなどの規制・財務コンプライアンス対応を支援します。定型作業を自動化するため、生産性が向上し、財務担当者は問題の調査や傾向分析など、より高度な作業に専念できるようになります。リアルタイムのデータを可視化するロールベースのダッシュボードと高度なアナリティクス機能は、マネージャーや財務スペシャリストがそれぞれにとって最も重要な情報を追跡し、探索することを支援します。またNetSuite はクラウドベースのシステムであるため、マネージャーやそのチームは、いつでもどこからでも作業を行うことができます。
NetSuiteの会計ソフトウェアは、会社の成長に伴い発生する課題への対処もサポートします。在庫管理、受注管理、サプライチェーン管理、倉庫管理、eコマース、顧客関係管理など、NetSuiteのエンタープライズ・リソース・プランニング(ERP)スイートを構成する他のモジュールとシームレスに統合できます。NetSuiteのプロジェクト会計を利用すれば、プロジェクトベースのビジネスでも会計システムを財務システムに統合したまま、プロジェクトごとの追跡や計画が可能になります。
どのようなビジネスにも、取引の記録、買掛金の支払い、顧客向け請求書の発行、財務諸表の作成といった基本機能を備えた会計ソフトウェアが必要です。しかし、その会計ソフトウェアの機能がどれだけ効果的に会社のニーズに合致しているか、またどれだけ業務を合理化・自動化できるかを検討することが重要です。また、リアルタイムのレポート作成やアナリティクス、給与管理、予測、資産管理、モバイル対応など、ビジネスの成長を支えるために必要なその他の機能についても考慮しましょう。
会計ソフトウェアの機能に関してよくある質問
なぜ会計ソフトウェアを使う必要があるのですか?
会計ソフトウェアはさまざまな理由で使用されています。たとえば、正確性と効率性の向上、ビジネス成長支援、リアルタイムの財務状況の把握、キャッシュフローの監視、請求書の発行と支払プロセスの管理、レポート作成支援、会計基準や税務上の要件への対応などが挙げられます。
会計ソフトウェアの機能を利用することには、どのようなメリットがありますか?
会計ソフトウェアを利用することには、自動化によって効率性と正確性が向上する、財務データをリアルタイムに可視化できる、セキュリティと事業継続性が強化される、財務レポートを簡単に作成できる、会計基準への準拠を保証するためのコンプライアンス対応が簡素化されるなどのメリットがあります。
会計ソフトウェアの主要機能には、どのようなものがありますか?
会計ソフトウェアの主要機能には、基幹的な会計処理、給与管理、予算と予測の作成、請求処理と請求書の作成、プロジェクト会計、資産追跡、財務レポートの作成、モバイル対応、アナリティクスなどがあります。
会計ソフトウェアのレポート機能には、どのようなものがありますか?
製品によりますが、会計ソフトウェアは会計期間(週、月、四半期など)を終えるごとに、要求に応じてレポートを作成するかレポートを自動生成することができます。会計ソフトウェアは財務諸表の作成を支援するだけでなく、債務や債権のリストなど、ビジネスの特定の側面に関する詳細レポートの作成も支援します。
会計ソフトウェアの高度機能には、どのようなものがありますか?
会計ソフトウェアの高度機能には、複数の通貨や海外子会社が関わる国際ビジネスへの対応、機械学習などを利用した高度な分析、プロジェクト会計、固定資産管理、高度でカスタマイズ可能なワークフローの自動化などが挙げられます。
Rebeca Bichachi