※この記事は、日本オラクル株式会社 理事 NetSuite事業統括 コンサルティング統括本部 統括本部長の玉井健志が翻訳、監修しています。
多くの企業では、税務、財務、買掛金、売掛金、在庫に関する業務を手作業や分断された方法で管理し続けた結果、こうした管理方法が事業を支えるどころか、かえって成長を妨げる要因となることがあります。持続的な成長を目指す企業にとって、総勘定元帳の管理、スプレッドシートや各種ドキュメントへのデータ入力、部門ごとに作成される重複したレポートの取りまとめといった非効率な作業に、貴重なリソースを費やし続ける余裕はありません。会計ソフトウェアを導入することで、中小企業や成長企業は、基本的なものから複雑なものまで、財務・業務プロセスを効率化・自動化し、コストを抑えることができます。ここでは、会計ソフトウェアの主な機能を取り上げ、企業がそれらを活用して、変化が激しく複雑化する今日の市場で競争力を高める方法を紹介します。
会計ソフトに関する主なポイント
- 会計ソフトとは、経理・財務データを一元的に収集・記録・管理・共有できるプラットフォームであり、手作業を自動化することで時間とコストを削減する。
- 主な導入メリットは10点:自動化による時間短縮、リアルタイムの情報アクセス、可視性の向上、セキュリティと事業継続性、コンプライアンス対応、意思決定の質向上、従業員の生産性向上、リモートアクセス、スケーラビリティ、コスト削減。
- クラウド型会計ソフトは、オンプレミス型に比べて、場所やデバイスを問わないアクセス、自動アップデート、高度なセキュリティなど、より多くの機能と利便性を提供する。
- 主要機能には、総勘定元帳、買掛金・売掛金管理、銀行口座連携、消込(照合)、損益計算書作成、給与・勤怠管理、在庫管理、モバイル対応などが含まれる。
- 自社に合ったソフト選びが重要であり、企業規模・予算・成長見込み・業界特性を踏まえて選定する必要がある。特にサブスクリプション型ビジネスの場合は、定期課金や動的在庫管理などの機能を持つソフトを検討すべき。
- 会計ソフトの導入により、企業は手作業や重複業務を排除し、より付加価値の高い業務にリソースを集中できるようになる。
会計ソフトウェアとは
会計ソフトウェアは、会計データやその他の財務情報を1つのプラットフォーム上で収集・記録・分類・管理し、必要に応じて参照、共有できるようにするソフトウェアです。企業は、仕訳の入力や財務諸表の作成、主要なレポートの更新、給与計算、経費管理、部門間のデータ同期といった手作業を自動化することで、時間とコストを削減できます。
会計ソフトウェアには、いくつかの種類があります。多くの中小企業は、まず社内システムにインストールして使用する基本的なパッケージを導入します。一方、オンラインで利用するクラウド型のソフトウェアには、より多くの機能やメリットがあり、ニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。料金体系は、基本的なオンプレミス型パッケージのライセンスを一括購入する方式から、クラウド型ソフトウェアの年間サブスクリプションまでさまざまです。サブスクリプション料金は通常、基本プラットフォーム、追加機能、ソフトウェアを利用するユーザー数などに応じて設定されます。また、多くの会計ソフトウェアは拡張性に優れており、企業は事業の成長やニーズの変化に合わせて、オンプレミス型では追加機能を組み込み、クラウド型では必要なモジュールを追加することで、ソフトウェアを拡張できます。
企業がどの会計ソフトウェアを選ぶ場合でも、広く利用されている製品には通常、総勘定元帳への仕訳入力、請求書の発行・管理、買掛金・売掛金の管理、レポート作成・分析、従業員の勤怠や経費管理といった基本機能が備わっています。また、従業員は、自分の業務に必要な情報を確認・管理できるダッシュボードを作成することもできます。
クラウドの会計ソフトウェアにも、こうした基本機能が備わっています。さらに、クラウド型の会計ソフトウェアは、インターネットを通じて一元管理されたサーバーに接続することで、より多くの機能と利便性を得られます。たとえば、権限を持つユーザーは、場所や時間、使用するデバイスを問わず、必要なデータにアクセスできます。また、セキュリティ対策やバックアップ、法令・税制の変更に対応するためのアップデートは、サービス提供者により提供されます。自社に適用される法令や税制への対応状況は、企業側で確認する必要があります。さらに、「モジュール」と呼ばれる追加機能を導入することで、より高度なリソース管理機能や分析ツールなどをすばやく追加できるのも特徴です。
オンプレミス型の基本パッケージと同様に、クラウド型の会計ソフトウェアも幅広い業種の企業が利用でき、各社のビジネスモデルに合わせてカスタマイズできます。たとえば、サブスクリプション型のビジネスを展開する企業は、定期請求、従量課金、リアルタイムでの請求処理、在庫状況の変化に応じた管理に対応できるよう、ソフトウェアをカスタマイズすることが可能です。
会計ソフトウェアを導入する理由
事業の成長に伴い、手作業による会計処理では対応しきれなくなった企業は、会計・財務データの記録、管理、レポート作成、共有を自動化・効率化し、作業時間を短縮するために会計ソフトウェアを導入しています。適切な会計ソフトウェアを導入することで、買掛金・売掛金の処理、在庫管理、従業員の給与計算、レポートや財務諸表の作成など、さまざまな業務を自動化できます。
多くの中小企業が、手作業による会計処理から会計ソフトウェアへ移行する主な理由は、次のとおりです。
- 仕入先への支払予定とリマインダーの自動設定
- データ入力の精度向上
- 取引データを帳簿に直接入力することによる決算業務の迅速化
- 正確で法令に準拠した財務レポートの作成
- プロフェッショナルな印象を与えるカスタムレポートやグラフの作成
- 銀行口座との直接連携による支払い・入金処理
- 在庫状況の可視化
- 従業員の給与や給与税の自動計算
クラウド型の会計ソフトウェアは、導入時に必要な作業が少なく、アップデートやバックアップも自動で行われます。また、多層的な暗号化をはじめとする高度なセキュリティ対策も講じられています。そのため、企業は自社でサーバーを管理する負担やIT部門の作業を減らし、コスト削減や業務効率の向上、手作業の削減につなげることができます。
会計ソフトウェアを活用することで、企業は手作業や重複した作業を減らし、従業員がより重要な業務や付加価値の高い活動に注力できるようになります。
会計ソフトウェアの10のメリット
企業は、自社の規模や業務の複雑さに合わせて、会計ソフトウェアの機能を柔軟に拡張できます。必要に応じてアドオンやモジュールを追加すれば、利用できる機能をさらに増やすことも可能です。また、会計ソフトウェアを導入することで、会計・財務業務のデジタル化や自動化を進め、業務効率や処理精度を向上させることができます。ここでは、現在広く利用されている会計ソフトウェアが企業にもたらす主なメリットを紹介します。
自動化による時間の節約: 会計ソフトウェアを活用すれば、請求書の発行、支払いを促すリマインダーの送信、オンライン決済用リンクの提供などを自動化できます。買掛金（支払）業務では、銀行口座からの支払いや振込のスケジュールを設定できます。税務業務では、申告に必要なデータの集計や帳票作成を効率化できます。また、給与計算では、労働時間や控除額の計算、給与明細の作成、給与支払いに関する業務を自動化できます。利用できる機能や対応範囲は、製品、契約内容、対象国・地域の制度によって異なります。こうした手作業をなくすことで、作業時間を短縮し、会計処理の精度を高めることができます。エラーが発生した場合でも、通知や該当箇所のハイライト表示によって、問題をすばやく特定し、修正できます。その結果、会計・財務部門は、より付加価値の高い業務に専念できるようになります。
最新情報への迅速なアクセス: 従業員が必要な情報を常に最新かつ正確な状態で確認できれば、迅速な意思決定や計画立案、予測、目標達成に活用できます。たとえば、商品を販売する企業では、特定の商品について、利用された決済方法や販売日時、販売場所などの詳細を確認できます。また、経営層や各チームのメンバーも、収益、利益、資産、在庫状況などの最新情報をすばやく確認し、過去のデータと簡単に比較できます。
情報の正確性と可視性の向上: 度の合わない眼鏡や傷ついたレンズでは細部まで見えにくいのと同様に、従来の会計業務の進め方や古いソフトウェアでは、経営状況を正確に把握することが難しくなります。最新の会計ソフトウェアを活用すれば、各部門の担当者が取引内容を簡単に確認・追跡し、データを常に最新の状態に保ちながら、部門間の連携を強化できます。企業全体の情報を一元的に把握することで、エラーを防止し、部門間の情報共有を促進するとともに、責任の所在を明確にし、重複作業を減らすことができます。また、企業全体の業績を把握しやすくなるため、部門ごとの予算や支出を見直し、より健全な経営につながります。さらに、中小企業の経営者や成長企業の創業者などの経営層は、リアルタイムの正確な情報に基づいて意思決定を行えるようになります。
セキュリティと事業継続性: 会計ソフトウェアを活用すれば、データの暗号化や多層的なセキュリティ対策、ユーザー認証によって、重要な情報を保護できます。特にクラウド型のソフトウェアでは、データをリモートサーバーに保存するため、モバイル端末の紛失・盗難や、火災などの災害が発生した場合でも、重要な情報を失うリスクを抑えられます。また、中小企業でも、大企業と同等水準のセキュリティを利用できます。
コンプライアンス対応: 財務データを手作業やスプレッドシートで作成し、タグ付け、確認、提出まで行うには、多くの時間がかかるうえ、ミスも発生しやすくなります。さらに、頻繁に変更されるガイドラインや法規制、税制への対応も、企業にとって大きな負担です。会計ソフトウェアを活用すれば、こうした業務を自動化・簡素化できます。継続的に更新されるテンプレートや設定を活用することで、自社に適用される会計基準や報告要件に沿った財務諸表の作成を支援できます。さらに、納税額の見積もりや申告に必要なデータの集計を効率化することで、時間や手間、担当者の負担を軽減できます。対応範囲は、製品の機能、設定、対象国・地域の制度によって異なります。
より的確な意思決定: 重要な意思決定を行う際に、期待や勘だけに頼ることは適切とは言えません。会計ソフトウェアの導入により、売上高、顧客の購入頻度、商品別の売上、在庫状況など、事業の財務状態を示す主要な指標をリアルタイムで把握し、意思決定に役立てることができます。これは、個人経営のカフェから複数店舗を展開するベーカリーまで、事業の規模を問わず重要です。会計ソフトウェアを活用すれば、これまで部門ごとに分散し、更新や共有がしにくかった情報を一元的に管理・分析できます。その結果、より正確な情報に基づいて意思決定を行えるようになります。
従業員の生産性向上: 日常的に繰り返し行う会計業務を自動化することで、従業員はデータの維持・管理に追われることなく、事業に新たな価値をもたらす業務に主体的に取り組めるようになります。また、情報の正確性向上、リアルタイムでのデータ提供、情報の可視化、部門間の連携といった会計ソフトウェアの主要な機能により、チームはより効果的な事業戦略を立案し、部門の壁を越えて円滑なコミュニケーションを図ることができます。これにより、十分な情報に基づいて、より的確な意思決定を行えるようになります。
リモートアクセス: パンデミックに伴うリモートワークの拡大を受け、多くの会計部門でクラウド型の会計システムの導入が進みました。こうしたシステムでは、権限を持つ従業員が場所や時間、利用するデバイスを問わず、リアルタイムのデータや情報にアクセスできます。その結果、業務効率や処理精度が向上するほか、部門間の連携強化やより的確な意思決定にもつながります。
柔軟な拡張性: 事業の成長に伴って、会計業務や売上、取引件数、顧客数、在庫、給与計算の規模が拡大すると、管理も複雑になります。そのため、会計ソフトウェアには、こうした変化に対応できる高い拡張性が求められます。多くの製品では、必要に応じてモジュールや追加機能を導入できるほか、銀行口座やクレジットカード、在庫管理システムなどとの連携も容易です。事業の一時的な縮小や転換、季節的な変動に応じて、不要になった機能を削除することもできます。
コスト削減: クラウド型の会計ソフトウェアでは、インターネットを通じてプロバイダーのリモートサーバーにデータを送信し、そこで処理された情報を経営管理に活用できます。これにより、コストや時間、リソースを削減できます。自社のパソコンやネットワーク上でソフトウェアを運用する必要がないため、社内のコンピューティング・リソースを他の用途に充てられるほか、IT担当者も別の業務に注力できるようになります。また、ソフトウェアが自動的にアップデートされるため、新たなライセンスやハードウェアの購入、システム導入・保守にかかる費用も削減できます。これらのメリットは、変化の激しい市場で事業を展開する企業にとって、特に重要です。
会計ソフトウェアの主な機能
一般的な会計ソフトウェアには、総勘定元帳や仕訳帳、買掛金・売掛金、給与計算、損益計算書や貸借対照表、各種レポート、請求書の発行、勘定照合、発注書や受注書の管理などに対応する基本機能が備わっています。これらの機能により、データの入力や管理を自動化し、情報を常に最新の状態に保つことができます。クラウド型の会計ソフトウェアでは、時間や場所、利用するデバイスを問わず、会計・財務データにアクセスすることも可能です。ここでは、一般的な会計ソフトウェアで利用できる主な機能を紹介します。
総勘定元帳: 会計ソフトウェアでは、総勘定元帳に記録されたすべての取引を1つのシステム上で管理し、リアルタイムで更新・確認できます。対象となるのは、売上高やその他の収益、費用、資産、負債、資本に関する取引です。また、仕訳の自動作成や、財務諸表・各種レポートの作成も自動化できます。
買掛金・売掛金: 仕入先やその他の債権者への支払いを追跡・分類し、支払処理を自動化できます。また、請求書の作成、送付スケジュールの設定、送付、請求状況の確認、書式のカスタマイズにも対応しています。支払いが遅れている顧客には、リマインダーを自動で送信できます。多くの製品では、顧客がオンライン上で支払いを行えるセルフサービス型のポータルを設置することも可能です。
銀行口座との連携: 会計業務の自動化に欠かせない機能の一つが、銀行口座との連携です。銀行口座と連携することで、支払いや入金の実行・追跡に加え、最新の取引データをリアルタイムで取り込むことができます。
照合: 社内の帳簿記録と、金融機関などの外部機関から取得した取引明細を比較・照合する作業を自動化します。これにより、口座からの出金額と帳簿上の支出額が一致しているかを確認できます。
財務諸表: 損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書などを、自社の要件に合わせて作成できます。
従業員の給与・勤怠・経費管理: 賃金体系の異なる従業員の給与を自動計算できるほか、さまざまな給与の支給サイクルや報酬体系にも対応できます。また、給与税の計算も可能です。
在庫管理: 在庫数量や在庫の推移を自動で追跡できます。また、商品の再発注や仕入先への支払いを自動化することも可能です。
時間や場所、デバイスを問わないアクセス: 権限を持つユーザーは、スマートフォンやタブレット、デスクトップ、ノートパソコンなど、さまざまなデバイスからソフトウェアにアクセスできます。
最適な会計ソフトウェアの選び方
小規模な事業者からグローバルに事業を展開する大企業まで、業種や規模を問わず、利用できる会計ソフトウェアは数多くあります。会計ソフトウェアの選定にあたっては、自社の規模や予算、市場環境、将来の成長の見通しを踏まえて、最も適した製品を慎重に見極めることが重要です。現在広く使われている会計ソフトウェアのほとんどには、会計・財務部門の幅広い業務に対応する各種ツールが備わっています。操作しやすいことに加え、ほかの業務システムと円滑に連携でき、業務の自動化を進められるものを選びましょう。業界特有の業務がある場合は、その業界向けに設計された会計ソフトウェアのほうが、自社に適していることもあります。
会計ソフトウェアを選ぶ際には、自社の成長戦略を見据え、事業の変化に応じて柔軟に機能を追加・調整できるかどうかもチェックしましょう。たとえば、今後サブスクリプション型のサービスを導入する予定があれば、定期請求やリアルタイムでの請求処理、在庫管理などに対応した製品が適しています。高度な経営・財務管理、多通貨対応、リソース管理、財務計画、配送管理、税制改正に応じた自動アップデートなどの機能を追加できる製品もあります。こうした高度な機能は、季節的な閑散期には利用規模を縮小したり、不要になった機能を削除したりすることも可能です。
NetSuiteで会計業務を一元管理
企業の規模に関わらず、クラウド型の会計ソフトウェアを導入することで、これまで手作業で行われていた会計・財務業務や、部門ごとに分断されていた業務、十分に対応できていなかった業務を、効率化・自動化・最適化できます。さらに、業務効率と競争力の向上も期待できます。NetSuite Cloud Accounting Softwareでは、柔軟な総勘定元帳を基盤として、各種勘定科目、仕訳、取引、請求管理、請求書発行などに関するデータの入力・更新や、各プロセスの管理・追跡・カスタマイズを容易に行えます。また、権限を持つ従業員は、場所や時間を問わず、さまざまなモバイルデバイスから単一のプラットフォームにアクセスし、財務データを確認・共有できます。リアルタイムの情報を包括的に可視化することで、重複作業やエラーを減らし、部門間の連携と意思決定の質を高めるとともに、決算業務を迅速化します。企業の銀行口座と連携し、銀行取引やクレジットカードのデータを自動的に取り込むことで、キャッシュフローをリアルタイムで把握することも可能です。さらに、高度なセキュリティ機能と暗号化技術により、重要なビジネスデータを保護しながら、IT部門の業務負担やコストを削減します。
まとめ
あらゆる規模の企業が、業務の効率化やコストの削減、複雑な業務の簡素化を目指しています。会計ソフトウェアは、こうした目標の達成を支援するだけでなく、さらに多くの効果をもたらします。基本的な会計処理から高度な業務までを自動化することで、時間のかかる手作業や重複作業を削減できます。さらに、在庫管理、税制改正への対応、従業員の増加、複雑なリソース管理といった課題への対応にも役立ちます。クラウド型の会計ソフトウェアでは、場所や時間、利用するデバイスを問わず、リアルタイムのデータにアクセスできます。これにより、経営者や従業員は、必要な情報を必要な時に確認し、適切な意思決定を行えるようになります。
会計ソフトウェアに関するよくある質問
会計ソフトウェアは何に使われますか？
企業は会計ソフトウェアを利用して、会計・財務データの記録、管理、レポート作成、共有を自動化・効率化し、時間やリソースを節約しています。
会計ソフトウェアにはどのような機能がありますか？
会計ソフトウェアの基本機能には、総勘定元帳、仕訳帳、買掛金・売掛金、給与計算、損益計算書、貸借対照表、各種レポート、請求書発行、在庫管理、照合、発注書・受注書の管理などがあります。これらの機能により、データの入力や管理を自動化し、情報を常に最新の状態に保つことができます。
会計ソフトウェアのメリットとデメリットは何ですか？
メリット: 多くの手作業を自動化することで、重複作業やコストを削減し、データ入力の精度を高めることができます。会計・財務・税務に関する業務を簡素化し、データのセキュリティを強化できることもメリットです。
デメリット: 製品によっては操作が難しかったり、明示されていない追加費用が発生したりする場合があります。さらに、自社のニーズに対して、機能が多すぎたり、反対に不足していたりすることもあります。自社の予算、現在のニーズ、事業規模、将来の成長の見通し、市場セグメントなどを踏まえて製品を比較・検討することで、こうしたデメリットを軽減または解消できます。