勘定科目調整は、決算プロセスの重要なステップです。企業の総勘定元帳（GL）の残高を独立した明細書の残高と比較し、相違があるか調査する慣行は、会計担当者や経営幹部が、自社の帳簿が最新で正確かつ完全であることを再確認するのに役立ちます。また、GL残高は企業の財務諸表に組み込まれ、それが社内および社外の意思決定に使用されるため、自社の帳簿が適切であることは重要な結果です。銀行勘定調整は、キャッシュ・フローへの影響を考慮して、最初に考慮される勘定科目調整となる傾向がありますが、勘定科目調整は在庫、売掛金、会社間勘定などの他の勘定科目にも適用されます。すべてのGL勘定科目の勘定科目調整は、企業が実施すべきベストプラクティスであり、そのプロセスを自動化できれば、さらによいでしょう。

勘定科目調整とは

企業の帳簿は、財務活動を追跡する7種類のGL勘定科目である資産、負債、資本、収益、経費、利益、損失で構成されます。経理プロセスの一環として、すべてのビジネス・トランザクションは、企業に入出金額を示す借方と貸方を使用して、2つ以上のGL勘定科目に記帳されます。勘定科目調整では、銀行取引明細書などの別ソースからのデータと詳細を比較することで、現金勘定科目だけでなく、各GL勘定科目の正確性を確認します。このプロセスにより、GL内のミス、漏れ、重複を発見する可能性があり、調整を行う前に、それらをすべて調査して修正する必要があります。

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主なポイント

  • 勘定科目調整は、企業の総勘定元帳（GL）の正確性を維持し、不正を検出するための重要な内部統制です。
  • 銀行勘定調整は最も一般的な勘定科目調整ですが、すべてのGL勘定科目（特に資産、負債、資本）に利点をもたらします。
  • 勘定科目調整に対するドキュメントによるアプローチは、特定の調整項目を特定および評価するのに最も役立ちます。2つ目のアプローチは、分析による方法と呼ばれます。
  • 勘定科目調整は自動化に適しており、担当者は例外の解決と勘定科目の分析に注力できます。

勘定科目調整の説明

ビジネスにおける勘定科目調整は、個人の小切手帳でおなじみの残高確認プロセスに似ています。後者のシナリオでは、銀行取引明細書の残高を小切手帳記録簿（総勘定元帳と似ている）の残高と比較し、さらに銀行取引明細書と小切手帳記録簿に記載されている取引内容を比較して、不一致の項目がないか探します。これらは調整項目と呼ばれ、銀行取引明細書と小切手帳記録簿が一致する、つまり両者の残高が合うように、各残高に加算または減算します。銀行手数料は、銀行残高を減らす一般的な調整項目ですが、通常は個人の小切手帳記録簿に反映されません。調整プロセス中に銀行手数料を発見することで、その金額を小切手帳記録簿に追加し、その残高を銀行残高と一致させることができます。

勘定科目調整が重要な理由

勘定科目調整は、企業のGL勘定残高を正確に保つための効果的な内部統制です。さらに、このプロセスにより、財務諸表および分析の正確性が向上します。財務諸表は総勘定元帳に基づいており、社内の意思決定者や社外のステークホルダーが使用します。また、外部情報に対して定期的に調整することにより、不正や異常を発見できます。たとえば、在庫に関する勘定科目調整では、在庫に保持されていると考えられる品目のGL勘定残高と、倉庫にある在庫の実際の物理的個数を比較します。大きな不一致が見つかった場合、企業は盗難がその原因であることに気が付く可能性があります。

貸借対照表の勘定科目（資産、負債、資本）は財務会計の持続的な勘定科目である（つまり、それらの残高がある会計期間から次の会計期間まで保持される）ため、貸借対照表の勘定科目を調整することは特に重要です。たとえば、2022年12月31日の資産勘定の期末残高は、2023年1月1日の期首残高になります（つまり、その点で各会計年度において0から始まる収益勘定とは異なります）。正確性が重要であるため、誤りは早急に調整する必要があります。

勘定科目調整は、2002年のサーベンス・オクスリー法によって規定されているように、公開会社の内部統制環境を評価する際に、そのプロセスを要求し、記録を確認する外部監査人にとって役立ちます。小規模企業にとって、勘定科目調整は、企業が職務分離（不正を犯す誘惑や機会を減らすために、さまざまな従業員間で責任を分担すること）を行っていないときに発生する場合があるリスクを軽減するための重要な制御手段となる可能性があります。

勘定科目調整の仕組み

勘定科目調整では、企業のGL勘定科目の残高と、特定の取引の詳細を含む別の情報ソース（銀行取引明細書、クレジット・カード明細書、融資明細書など、または固定資産、売掛金、在庫補助元帳などの別の内部システム）を比較して、GL勘定科目の取引内容が完全で正確であることを確認します。相違がある場合は調査を行い、必要に応じて修正処理を実施します。

プロセスの最後に、修正仕訳を使用して、GL勘定残高を変更する場合があります。別のデータソースが銀行やクレジット・カード会社など第三者からのものである場合、勘定科目調整の内部統制上の価値は、より高くなると考えられます。ただし、補助元帳や会社間勘定科目などの内部ソースに照らした勘定科目調整の実行も引き続き有用です。

単に2つのソース間で残高が異なる理由を理解するために、勘定科目調整を実行することもあります。投資に関する勘定科目調整は、日々の市場の変動によって残高が異なる可能性があるため、その良い例です。また、すべての調整項目で残高調整が必要なわけではありません。その理由の1つは、処理の時間的な違いです。たとえば、支払い側企業のGL現金残高から差し引かれる未払い小切手の金額が、受け取り側の銀行にまだ振り込まれていない場合がその例です。その結果、小切手資金は支払い側の口座に残り、支払い側の口座からその資金が引き出されるまで、銀行残高はGL残高より大きくなります。

調整を行う時期

ほとんどの会計部門では、月末の決算の前に勘定科目調整を行います。検出された調整項目に関する修正仕訳は、当期のGLに記入されます。年度末の決算時に、主要勘定科目の勘定科目調整を実行し、決算前の最終残高に調整を含めることができるよう、帳簿を短期間開いたままにする場合があります。

毎週または毎日など、勘定科目調整をより頻繁に実施する場合もあります。これらの調整は、通常、継続的な決算プロセスの一環として行われるか、大量の取引や慎重に扱う必要がある取引が含まれる勘定科目に関係する場合があります。企業の現金勘定を調整する銀行勘定調整は、通常、より頻繁に行われます。一般的に、勘定科目調整を頻繁に実施すると、重大な虚偽記載や脱落のリスクが軽減されると考えられています。また、頻繁に実施しない場合、勘定科目調整タスクは、より時間がかかり、複雑なものになります。

勘定科目調整の利点

勘定科目調整は、一般的に使用されている財務決算業務であり、あらゆる規模の企業やほとんどの業界で統制環境の重要な部分となっています。次のような多くの利点があります。

  • 外部ドキュメントに基づいて、GLの勘定残高を検証できます。
  • 計算ミス、漏れ、重複、ヒューマンエラー（データ入力時の数字の誤入力など）などのミスを見つけることで、勘定残高の正確性を高めることができます。
  • 潜在的な不正やその他の異常な取引を見つけ出すことができます。
  • GL勘定残高のバランスを取ることによって、現在の資金やポジションをより完全かつ正確に把握できるため、銀行口座の超過引き出しを回避できます。
  • 保管料、燃油サーチャージ、サービス料金、管理料金などの隠れた料金を特定し、これらの料金が妥当かどうかを判断して、資金を節約できます。
  • 取引の遅延、誤った取引、予期しない取引を発見できます。たとえば、在庫の照合時に、企業は、出荷が遅延した、実地棚卸で誤った数量を使用した、または特定の倉庫の在庫に異常なレベルの損傷があったことなどを把握できます。

調整方法

勘定科目調整が非常に重要であることを考えると、その準備を手引きする公式な規制や基準がないことは驚くべきことです。会計担当者は、次のような大きく異なる2つの方法を異なる目的に使用しています。

  • ドキュメントによる方法は、GLを別のソース・ドキュメント文書と比較するプロセスです。これは、この記事で説明する方法であり、最も一般的に使用され、最も実用的で、内部統制上の価値が高い方法です。ドキュメントによる方法は、GL勘定残高の検証、完全性の確保、具体的な調整項目の特定を行うのに最適です。銀行勘定調整は、ドキュメントによる方法のよい例です。

  • 分析による方法は、推定と仮定を使用してGL残高をチェックする高度なアプローチです。2つの異なるソース間で個々の取引を照合して「項目と対応関係のチェック」を行うドキュメントによる方法とは異なり、分析による方法では、GL残高と、適切な指標を使用して計算したおおよその残高を比較します。たとえば、企業が一貫した未払い融資残高を維持している場合、分析による方法を使用して、約定金利に基づいて四半期の利息経費を推定できます。GL残高の利息経費が推定値にかなり近い場合、勘定科目は調整済みとみなされ、それ以上の処理は行われません。GL残高が分析による方法の示す値と著しく異なる場合は、ドキュメントによる方法を使用して、2番目のより詳細な調整を開始します。分析による方法は、どの勘定科目を詳細に調べる必要があるかを特定する効果的な方法であり、一般的にはGL勘定残高をテストするために使用されます。

勘定科目を調整する方法

勘定科目調整から内部統制上の利点を最大限に引き出すには、勘定科目の担当者以外の人物がその勘定科目の調整作業を行う必要があります。スタッフ配置の都合で、このように日常的な職務分離を実現できない場合は、勘定科目調整を行うことで、ミスや不正を見つける機会が得られます。「職務分離」という用語には、同じ従業員だけが財務データを表示および変更する機会を得ることがないようにするため、異なる従業員の間で職務を分割する方がよいという意味が込められています。さらに、比較分析や取引照合は役に立ちますが、別のデータソースの独立性が高いほど、勘定科目調整の内部統制上の価値が高まります。

勘定科目調整の手順

ドキュメントによる方法を使用して勘定科目を調整する場合、以下の順に各手順を実施します。

  1. 調整するGL勘定科目を特定し、比較する最適なソースを決定します。すべての勘定科目を定期的に調整するのが理想的です。勘定科目ごとに、さまざまなソースを使用できますが、同じソースを一貫して使用する必要があります。
  2. 両方のソースの期末残高を比較し、日付が一致していることを確認します。残高が同じでも、取引内でミスが相殺されていないかを確認できるため、調整を最後まで実施する価値があります。
  3. GLの各取引を別ソースの各取引と照合します。会計士はこれを「項目と対応関係のチェック」と呼んでいます。
  4. 一致しない項目を列挙して調査します。各調整項目では、内部GLデータや別ソースからのデータの分析が必要になる場合があります。
  5. 調整項目ごとに修正処理が必要かどうかを判断します。すべての項目について対策が必要とは限りません。
  6. 必要に応じて、修正仕訳を記入します。
  7. 新しいGL残高を確認します。
  8. 翌月の勘定科目調整に役立つように、また監査の目的のために、すべての調整ドキュメントを保持します。

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勘定科目調整における不一致の6つの原因

勘定科目調整のドキュメントによる方法の重要な利点は、個々の調整項目を分離できることです。各項目を調査して、さらに対策を実施する必要があるかどうかを判断します。調整での不一致は、次のことが原因で発生する傾向があります。

  1. ミス: 数字の誤入力、データ入力ミス、計算の誤りなどのヒューマンエラー。

  2. 漏れ: 見落としまたは不明だったため、GL残高に含まれなかった取引。不渡り小切手の銀行手数料は、よくある例です。

  3. 重複: 誤って複数回含まれていた取引。これは、スタッフ間の連絡ミス、テクノロジーの不具合、または単に「送信」ボタンを何度も押すことによって発生する可能性があります。

  4. 時間的な違い: 時間的な違いの結果として、一方の残高には含まれるが、他方の残高には含まれない取引。修正仕訳が必要かどうかを判断するには、時間的な違いの根本的な理由を調査することが重要です。たとえば、2023年1月3日が締め日だったクレジット・カード明細書を、2022年12月31日が期末の総勘定元帳を比較する場合、時間的な違いを手動で調整する必要がある可能性があります。

  5. コード割り当てミス: 取引へのコード割り当てに誤りがあり、取引が間違ったGL勘定科目に含まれると、残高に誤りが生じます。

  6. 不正: 特に、別の情報ソースが外部の独立した第三者からのものである場合、不正な取引を勘定科目調整で発見できる可能性があります。不正の典型的な例は、従業員がGLに記載されていない、または承認されていない不正な小切手を現金化して、資金を横領するものです。

手動調整と自動調整

勘定科目調整には利点がありますが、多くの企業は、毎月すべての勘定科目を完全に調整するために必要なリソースを確保することはできません。また、ドキュメントによるアプローチには時間がかかり、手作業で処理する場合は面倒であり、多くの場合、できるだけ早く決算処理を済ませなければならないというプレッシャーにさらされます。最近の調査によると、調査対象企業の43%は、完全に手作業であるか、自動化の程度が低い勘定科目調整を使用しており、さらに別の46%は、この会計サブプロセスを部分的にしか自動化していませんでした。多くの企業が、特に在庫勘定、会社間勘定、資本勘定などの他の勘定をそのままにして、銀行勘定調整を少し上回る程度の最小限の取り組みしかしていない理由が容易に理解できます。

勘定科目調整は、反復的で作業量が多く時間的制約があるプロセスであり、自動化に移行する機が熟しています。人工知能（AI）などのテクノロジーを使用すると、最も優秀な会計担当者が項目と対応関係をチェックするよりもはるかに高速に照合を実施できるため、スタッフは、各仕訳をすべてチェックする必要がなく、自動生成される例外レポートの項目を調査することに集中できます。さらに、重要度しきい値を設定して、最も重要な項目を調査できます。たとえば、不一致となる10,000ドルの取引は財務諸表に重大な影響を及ぼす可能性があるため、調査を優先する必要がありますが、1ドルの取引は、ほとんど影響を与えません。

また、自動化により、ドキュメントの一元的なリポジトリが実現し、監査証跡および経営監査を強化できるとともに、アクセスも制御できます。

NetSuiteによる勘定科目調整の改善

自動化を適切に行うと、プロセスの高速化、スタッフの作業時間の最適化、企業の能力向上を通じて、勘定科目調整が大幅に改善され、より多くの勘定科目を調整できるようになります。NetSuiteのクラウド会計ソフトウェアには、銀行口座やクレジット・カード・アカウントからの自動データ・インポート機能を備えた組み込みのバンキング統合と照合ソフトウェアが含まれており、銀行勘定調整で最も手間のかかるさまざまな作業を省力化できます。例外が検出されると調査を促す警告が発せられるため、スタッフは調整プロセスの手順5までスキップし、各調整項目について修正処理が必要かどうかの判断に進むことができます（前述の「勘定科目調整の手順」を参照してください）。同様に、組み込みのAIおよび光学文字認識（OCR）により、取引をデジタル方式で取り込んで、適切なGL勘定科目への取引の分類、取引の照合、勘定科目の調整を自動的に行うことで、GL勘定科目を調整する負担を軽減できます。さらに、簡略化された勘定科目表は、調整ミスの最も一般的な原因の1つであるコード割り当てミスを排除するのに役立ちます。

勘定科目調整は、企業のGL残高を別のソースと比較し、GL残高の妥当性と正確性を判断する内部統制プロセスです。GL現金残高を外部の銀行取引明細書と比較する銀行勘定調整は、最も一般的なタイプの勘定科目調整ですが、すべてのGL勘定科目（特に資産、負債、資本の勘定科目）を調整するのがベストプラクティスと考えられます。勘定科目調整は面倒で時間がかかるため、多くの場合、決算後に行われたり、延期されたり、場合によっては、見落とされたりします。自動化は、企業がこのような不幸な状況に陥るのを避け、勘定科目調整がもたらす多くの利点を企業が獲得できるようにするのに役立ちます。

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勘定科目調整に関するFAQ

勘定科目調整の3つのタイプとは何ですか?

3つの一般的な調整は、現金を扱う銀行勘定調整およびクレジット・カード調整と、貸借対照表勘定科目（資産、負債、資本）の調整です。ただし、すべての総勘定元帳勘定科目を勘定科目調整の対象にすることができます。

勘定科目調整の手順はどのようなものですか?

勘定科目を調整するためのドキュメントによる方法には、8つの手順があります。

  1. 調整する総勘定元帳勘定科目を特定し、それと比較する最適なソースを決定します。
  2. 両方のソースの期末残高を比較し、日付が一致していることを確認します。
  3. 総勘定元帳の取引を別のソースの各取引と照合します。
  4. 一致しない項目を列挙して調査します。
  5. 調整項目ごとに修正処理が必要かどうかを判断します。
  6. 必要に応じて、修正仕訳を記入します。
  7. 新しい総勘定元帳残高を確認します。
  8. 翌月の調整に役立つように、また監査の目的のために、すべての調整ドキュメントを保持します。

勘定科目調整を行う理由は何ですか?

勘定科目調整には、さまざまな利点がありますが、勘定科目調整を行う重要な理由は以下の4つです。第1に、勘定科目調整は、企業の総勘定元帳勘定残高の正確性を維持するのに役立つ効果的な内部統制であり、社内の意思決定者や社外のステークホルダーによって活用されることが多い財務諸表や分析の正確性の向上につながります。第2に、外部情報と定期的に比較することにより、不正や異常を発見できます。第3に、貸借対照表勘定科目の残高（資産、負債、資本）は、ある会計年度から次の会計年度まで保持されるため、不一致を検出して修正することが、ミスが引き継がれるのを回避するために重要になります。第4に、外部監査人がサーベンス・オクスリー法に基づく公開会社の内部統制環境と不正リスクを評価する際に、勘定科目調整を要求し、その内容を確認するからです。