従来の営業支援（SFA）システムの多くは、営業部門向けのグループウエアといった趣のものが多く、日報入力機能に代表されるように営業マネージャが営業担当者の活動を把握・管理することに重点が置かれてきました。しかし、本来の営業支援（SFA）の目的は、商談の進捗状況を商談金額、クロージング時期とともに数値的に把握し、将来の売上を予測することです。また、商談を進める上で必要となる、顧客、商品、競合企業などの情報を共有し、閲覧・再利用することで、営業活動の質を向上させることも営業支援（SFA）の重要な目的です。クラウドERPを選択する際には、このような本来の営業支援（SFA）の目的を実現する機能を確認する必要があります。
商談管理
商談には計画、訪問、提案、クロージングといったスタイタスがあり、ステイタスごとに失注が発生することで、スタイタスが進むほど商談数は減少します。そのため、つねに新規商談を補充していく必要があります。これがあたかもパイプに水を流し続けるようなイメージになるため、商談管理は営業パイプライン管理とも呼ばれます。
商談管理では、商談がどのステイタスにあるかを把握した上で、現在の状況と次のアクションをどうすべきかの情報を提供する必要があります。
商談管理のもっとも基本的な機能は、個別商談をリストで閲覧することですが、個別商談のレコードを、関連する重要な情報と紐づけてチェックすることも必要です。
たとえば、顧客プロファイル情報を紐づけることで、その顧客の過去の商談記録から、その顧客の好む提案のパターンや、重要視するポイントなどを知ることができます。また、競合企業やサービスのプロファイル情報を紐づけることで、現在の商談における自社の強み、弱みを知ることができます。
商談管理は、営業マネージャに必要な情報を提供することも必要です。たとえば、スタイタスごとの商談の数や見込金額を知ることで、目標との差異や進捗の状況を把握し、「クロージングに集中する」、「新規商談の補充が必要」などといった戦略的な判断を行うことができます。また、商談に対して優先度を付与することで、数多くの商談の中から、どの商談にどれくらいのリソースを割くべきかという判断のもととなる情報を得ることができます。
商談管理が提供するもう一つの重要な機能が、失注分析です。商談管理に蓄積された過去の商談情報を特定の商品、顧客、競合企業に絞って閲覧することで、どのような理由で失注したのか、あるいは受注できたのかを分析し、今後の勝率アップにつなげることができます。
クラウドERPには、このような商談情報をパイプラインとして管理し、営業担当者、営業マネージャに提供する機能が必要です。
顧客管理
顧客管理では、顧客の動向を全方位的に把握するためのさまざま情報を提供する必要があります。次の画面イメージは、顧客管理の画面例です。
この画面では、顧客プロフィール、活動履歴といったCRM機能に含まれるデータだけではなく、会計や販売管理に含まれるデータも一元的に表示されています。 顧客からのコンタクト、顧客とのコミュニケーション、顧客との交流履歴などといったCRMからの情報により、それぞれの顧客ごとの詳細情報を、タイムリーかつ的確に把握できるようになります。
もともとCRMにあるデータに加えて、注文状況、出荷状況、販売履歴など会計、販売管理機能からのデータも合わせて表示させることで、顧客ライフルサイクル全体を、横断的かつ全方位的に「見える化」することができます。
クラウドERPには、このようなCRM内部、及び外部にある顧客情報を一元的に管理・表示し、営業担当者、営業マネージャに提供する機能が必要です。
営業予測
営業予測とは、商談管理で把握されている商談に入力されている予想クロージング金額を予想クロージング時期ごとに集計することで、将来の売上を予測することです。だたし、単純に予想クロージング金額を集計しただけでは、商談の確実性が反映されず、営業予測の精度が低くなります。そのため、商談情報には、確度と呼ばれる属性を付与して、確実性の高低によって分類した上で集計するのが一般的です。
次の画面イメージは、営業予測の画面例です。
この例では、確度として商談のステイタスを利用しています。上のグラフでは、確度ごと、売上予定月ごとに商談金額を集計することで、何か月先まで売上の見通しが立っているかを一目で把握することができます。一方、下のグラフでは、商談金額を会計期間（この例では半年）内での累計として集計することで、会計期間末（この例では、2012年9月末）の予想売上、いわゆる着地点の見通しとその確実性を把握することができます。
クラウドERPには、商談情報をリアルタイムで集計して、このような営業予測を行い、営業担当者、営業マネージャに提供する機能が必要です。
営業支援と販売管理の連動
営業プロセスにおいては、たとえ営業担当者とバックオフィス担当者のように異なる担当者が介在するにせよ、見積もりから受注、納品、請求、入金と流れる一連の業務はシームレスに行われなければなりません。ところが、システム的には多くの場合、営業支援（SFA）と販売管理、会計の機能が分断されています。
特に営業支援（SFA）と販売管理は独立したシステムで構築されることがほとんどで、本来あるべき連動性が実現されていません。このようなシステムの場合、見積もり金額と受注金額の齟齬、見積もり書と注文書におけるや契約条件の食い違いといった問題が発生しやすくなり、その対策のための作業負荷も大きくなります。
クラウドERPでは、営業支援（SFA）と販売管理、すなわちERPとCRMが、同一のプロットフォーム上で構築・運用され、データも統合されている必要があります。
文書管理
営業プロセスを通じて、見積書、提案書に代表されるさまざまな種類の文書が発生します。これらの文書は、通常、営業担当者ごと、営業部署ごとなど個別に管理されており、物理的には、ファイルサーバーなどで共有されていても、個人的に関与した文書以外は、閲覧したり、再利用したりするのが難しい状況にあります。
文書管理機能では、主要なドキュメントを一元管理することで、必要な時に、「どこからでも」、「いつでも」、ドキュメントにアクセスできるようにする必要があります。また、閲覧性、再利用性を高めるため、顧客ごと、商品ごと、競合企業など、複数の分類を必要に応じて作成して管理できなければなりません。
このような機能が実現することで、新規商談において、対象となる顧客、商品、競合企業に応じた過去の文書を簡単に閲覧し、再利用することで、生産性の向上と営業活動の質の向上をはかることができます。
また、セキュリティ管理面においては、文書ごとにアクセス権限を設定したり、共有された文書やデータの修正履歴を自動的に記録することも必要です。
クラウドERPでは、このような一元的な文書の保管、多角的な文書検索、文書セキュリティの保全といった機能が必要です。
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