株式会社ブイキューブ

導入の背景

執行役員　玉木 久康氏

株式会社ブイキューブ様（ブイキューブ）は、Web会議市場において3年連続シェア1位^※1のサービスプロバイダです。映像や音声を使って時間と距離の問題を解消し、お客様の業務の効率化を実現することを理念とする同社のビジュアルコミュニケーションサービスは、すでに1,500社を超えるお客様に利用されています。

ブイキューブは、拡大するWeb会議市場においてさらなる成長を遂げるべく、営業力の強化と業務プロセスの効率化に取り組みました。同社はNetSuiteを導入することにより、案件情報がリアルタイムかつ正確に可視化できるとともに、迅速な意思決定が可能になりました。また、見積書作成から請求書の発行までが一貫して管理できるようになり、管理部門を含めた業務の効率化を実現することができました。

^※1 出典：『テレビ会議／Web会議の最新市場動向 2010』（発行：株式会社シード・プランニング、発刊：2010年3月18日）

会社概要と、導入の背景

ブイキューブは、1998年10月の創業以来、ビジュアルコミュニケーションサービスの提供を事業の中核とし、飛躍的に成長しているサービスプロバイダです。同社は、会議向けの『nice to meet you ミーティング』やセミナー向けの『nice to meet you セミナー』などコミュニケーション形態に合わせたWeb会議サービスのラインナップを取りそろえ、リーズナブルな価格でお客様に提供しています。

Web会議サービスは、事業規模、業種、業態問わず、高いコスト削減効果をもたらすことで以前より注目を浴びていました。そして昨今のPCの高性能化やネットワークの高速化などインフラの急速な発展とクラウドコンピューティングやSaaS (Software as a Services) / ASP(Application Service Provider)のトレンドにより、多くの企業や団体で導入され始めています。

同社のサービスの特筆するところは、数あるインターネットサービスでは標準的となっている1人1人にIDを発行して課金するID制ではなく、ルーム制（貸し会議室制）を採用していることです。ルーム制は通常の貸し会議室と同じ発想に基づくもので、参加人数によって料金が変動することはありません。そして、ミーティングへの参加は、IDなしに、いつでも、すぐに行えるというメリットがあります。このような特長を持つ同社のWeb会議サービスを利用したお客様の中には会議1回開催するにあたり30万円のコスト削減を実現し、年間で数百万円～数千万円のコスト削減を実現した例もあるということです。

加えて、企業間取引の観点からも複数社で会議を行う場合や海外とのやり取りにも活用できるため、出張費削減などのコスト削減効果を見込んだ需要はますます高まるばかりです。また、新型インフルエンザなどのパンデミック対策という危機管理の観点もWeb会議が脚光を浴びるようになった一因にもなっています。こうしたことから同社のWeb会議サービス事業はさらに拡大の一途をたどっているのです。

課題と導入後の効果

今日、ブイキューブのWeb会議サービスの利用社数は1,500社を超え、ASP型Web会議システム国内シェア1位の地位にあります。しかし、同社は現状に満足することなく、市場の発展とともに顕在化してきたお客様のさらなる獲得を目指し、営業力の強化と業務プロセスの効率化が急務であると同社は捉えています。営業部門の担当役員であり、SFAの導入・運用の責任者である玉木 久康氏は、現在の課題について次のように述べています。

「以前はテレマーケティングを通じたアウトバウンド中心の営業を行ってきました。昨年1月以降にインバウンドによる新たな施策を実施したところ、業界的な注目も高まったこともあり、昨年上半期でそれまでの15～20倍のリードを獲得することができるようになったのです。しかし、営業の人数を急激に増やすことはできません。そのような状況の中、どのように効率的に案件を整理し、進捗管理し、成約までもっていくかという課題に直面したのです」

また、同社は、現在のWeb会議市場における同業他社が60社以上と認識しています。後発の競合企業がより低価格でサービスを展開するなど市場は厳しい競争にさらされている中、競争に勝ち抜き、更なる事業の成長を遂げるためにはサービスの品質向上はもちろんのこと、社内全体の営業状況をリアルタイムかつ正確に把握することが必要だと考えました。このことについて玉木氏は現状の課題の根深さを次のように語ります。

｢NetSuiteを導入する前は、営業担当は各自でExcelを使って案件を管理し、それを全体のExcelシートに反映していたのです。しかし、事業規模が拡大する中、今までのような案件管理の仕組みでは営業担当に負荷がかかり、その煩雑さが問題となりました。その結果、案件の管理に非常に時間を割いていたのです｣

このような状況を打破するために全社的に統一したデータベースを構築し、社内の業務プロセスの平均化と効率化を目的としたSFAによる課題解決が急務となっていたのです。

また、その一方で、管理部門にも別の課題があったことを玉木氏は語ります。
「お客様の数も毎月数百件増える状況となり、請求管理の課題も浮き彫りになってきました。お客様の進捗管理ができるのであれば請求書の発行や、そのデータの管理まで一元化し開示の管理まで行いたいと考えました。当初は営業部門と管理部門がそれぞれ個別に抱えていた課題でしたが、これを機に同時に検討することとなりました」

NetSuiteの選定

ブイキューブは2009年1月から新たなSFAの仕組みを検討しはじめました。4ヶ月に渡る情報収集や検討を経て、5月から本格的な選定フェーズに入りました。同社はその過程で数社から様々な提案を受けていたといいます。その中からNetSuiteを選択した理由について、玉木氏は次のように語ります。

「5月の時点で3社に絞り込みを行い、2カ月間のトライアルも実施しながら最終的な評価を行いました。選定に関しては、当社は案件の獲得から請求の処理までを一貫してできることをもっとも重視しました。もちろん機能だけではなく、サポートの体制、カスタマイズの柔軟性と拡張性の高さ、汎用的な高さというのも選定のポイントでした。その結果、私たちはNetSuiteが最適だと判断しました。NetSuiteはカスタマイズの柔軟性が高く、そのガイドラインもしっかりしていた点、導入を支援していただいたアイネットの提案とサポート力、そしてそれに伴って導入コストを低く抑えられた点を高く評価しました」

NetSuiteの導入

NetSuiteの利用は7月の導入決定からわずか2ヶ月後の9月初旬より開始されました。NetSuiteの導入に不安はなかったのでしょうか？玉木氏は語ります。 「もちろん不安はありましたが、業務プロセスを変革するわけですからシステムへの不安よりも社員がついていけないのではないかという不安のほうが大きかったのです。具体的には営業担当が今までやってきたことと違うことをしなければならないということに抵抗を持たれてしまうことです。しかし、それはアイネットに実施していただいた営業担当向けのトレーニングの成果もあり、実際にはそれほど大きな問題にはなりませんでした」

NetSuite導入後の活用

NetSuiteの導入によって、当初の目的である案件の獲得から成約までの一貫した管理が可能になりました。また、同社はオンラインセミナーの予約管理やWebからの問い合わせフォームにNetSuiteの機能を利用することで見込み客の発掘までその幅を広げることができました。セミナー申し込みページや問い合わせページにNetSuiteの機能を実装することで、お客様の情報を一元管理でき、さらに登録後のアンケートや問い合わせ内容もNetSuiteで管理することができます。この見込み客の獲得から営業によるフォローについての効果を玉木氏は次のように語ります。

「お客様からの問い合わせは自動的にNetSuiteに登録され、一時対応をする担当者にメールで通知されます。そしてその後の案件をNetSuiteの"タスク"を使って振り分け、適切な営業担当に橋渡しをするのです。このようにして営業フォローを自動化しています」

さらに、見積書の作成もNetSuiteを使うことになりました。そして承認のワークフローにもNetSuiteが使われています。この効果についても玉木氏は語ります。 「営業マネージャも普段から外にでて営業活動しているため、不在が続くといつまで経っても捺印がされないということもありましたが、NetSuiteを使えばリモートで承認できるようになり、承認処理もスムーズに行われるようになりました。また、以前のように紙ベースで行っていた場合は書類紛失の恐れもありましたが、ログが残ることも大きなメリットとなっています」

一般的に証跡が残ることは統制上重要です。同社の管理部門も日本版SOX法の遵守のためにはキーコントロールが極めて重要と捉えていたのです。監査証跡は監査法人に見せなくてはなりませんが、NetSuite導入による統制上のメリットがあったと玉木氏は語ります。

「手動の場合は25種類の監査証跡を出さなければならないのですが、システム上でなら1種類で済みます。このため、内部統制対応の効率は向上しました。もちろん、NetSuiteを使うことで監査上、正確性は担保できているといえるでしょう」

NetSuite導入後の効果

利用開始から半年が過ぎ、社内の営業担当もNetSuiteに慣れてきたといいます。このことで導入の効果も現れてきていると玉木氏は語ります。

「データが蓄積されてきたので導入の効果が出始めています。営業活動の状況も瞬時にわかりますし、各自の営業の成約率やリードタイムも把握できます。精度もおのずと上がっていきますから、蓄積されたデータを参考に日頃の営業活動に役立てていくことができます。営業担当も今ではNetSuiteの価値を実感しています」

ブイキューブ様のダッシュボード画面

また、Netsuiteにより統一されたデータベースが構築され、データが蓄積されたことから、案件管理の大幅な効率化が図れました。この効果について、玉木氏は次のように語ります。
「リード流入から案件の成約までの流れを一元管理することにより、複数のExcelファイルで行っていたデータ集計の時間が4分の1に短縮されました」

マネジメントの観点から高く評価されたのは、当初の目的でもあった営業活動が可視化できるようになったのはもちろんのこと、NetSuiteにより一元化されたデータベースを構築でき、現状がリアルタイムに把握できるようになりました。それにより、意思決定が迅速化したことがあげられます。玉木氏はその一例を次のように語ります。

「レポート機能を活用することで案件発生率、商談内容、グループごとの案件数や案件の動きなどが可視化できています。また、商談数や営業活動の議事録はNetSuiteから夜、自動的にメールで送付されます。こうしてメールで送られてくる情報を朝、出勤時に確認しているのです」

さらに管理部門の課題であった請求管理上の効果についても、玉木氏は次のように語ります。
「見積書作成から請求書発行に至るまで一貫した業務プロセスの確立できました。請求書の確定で売り上げが計上され、月の初めに請求書を発行しますが、自社内にある会計基幹システムに取り込むまでの業務効率がNetSuiteの導入により大幅に向上しました」

導入効果

玉木氏によると、NetSuiteによって主に、5点の無形、有形効果が得られたと結論付けられました。

• リード流入から案件成約の流れを一元管理し、データ集計時間を4分の1に短縮
• 見積書作成から請求書発行に至るまで一貫した業務プロセスの確立
• 一元化されたデータベースの構築により、案件状況を正確に可視化
• リアルタイムで状況が把握できるようになり、意思決定が迅速化
• 監査面における正確性の担保

今後、NetSuiteに期待すること

ブイキューブは不景気の状況における出張禁止などの経緯削減の傾向やパンデミック対策の側面で需要があがった今、提供しているWeb会議サービスをお客様に着実に根付かせていくことを考えています。その上でWeb会議だけでなく既にアメリカでは定着している"Webinar（ウェビナー）"と呼ばれるオンラインセミナーの分野においても今後2～3年で日本におけるマーケットが拡大していくものとみています。このように今後需要の増加が見込める分野におけるサービス拡販やその他サービスとの連携を視野に、さらに事業を拡大していきたいという考えです。

今後、NetSuiteに期待することについて、玉木氏は次のように語ります。
「当初NetSuiteの導入にあたって意図していたことは解決しつつあります。これはこのまま完結に向けていきたいと考えています。しかし、私たちが利用しているNetSuiteの機能はまだまだ一部だと思いますので、私たちの業務に役に立つ様々な使い方やできることを他社の実例を交えて引き続き提案してほしいと思っています。
また、当社が活用する資料共有システムやグループウェアと連携することでNetSuiteからすべての情報が見られるようになればよいと思っています」

株式会社ブイキューブの導入事例のPDFをダウンロードする(約514KB)