テンプル大学ジャパン キャンパス

Company

テンプル大学ジャパン キャンパス (Temple University, Japan Campus; TUJ)

業種:

教育

Webサイト:

www.tuj.ac.jp


“教育分野、とりわけ入学希望者に的を絞ったソリューションは、NetSuite 以外にもありましたが、柔軟性、プラットフォーム指向、拡張性、カスタマイズ性においてはNetSuite が最も優れ、ホスティング機能も完備していました” Paul Raudkepp, CIO, テンプル大学

大学側の管理業務と入学希望者側の手続きが格段に簡単かつスムーズになりました。

テンプル大学ジャパン キャンパス

効果

入学希望者の手続き管理をNetSuiteで自動化することにより、 大学側の管理業務と入学希望者側の手続きが格段に簡単かつスムーズになりました。

TUJ はNetSuiteを使用して、世界約40か国からの学部入学希望者(年率20%で増加)を管理しています。 この数字は、海外からの入学希望者に対してTUJがビザ発給することを、文部科学省から特別に許可されて以来、急激に増加しました。 TUJ は、NetSuite を介して1 日平均10~30件の問い合わせを受けていますが、NetSuiteのシステムは一度に約2万人分の処理を行います。 「当校では、カスタマーリレーションシップマネージメントも重視しています。 NetSuite を利用すれば、入学希望者に対して、質の高いサービスを一貫して提供することが可能になり、

迅速な対応とタイムリーなフォローアップを行えます」と、チーフインフォメーションオフィサーPaul Raudkepp 氏は述べています。

課題

TUJ は1982 年に設立され、外国の大学の日本校としては古い歴史と規模を持ちます。 学部、大学院、社会人および企業向けに教育プログラムを提供し、学生数は総勢2,830人で、その数は現 在も増え続けています。

入学希望者の願書の管理は膨大な作業となります。 新しいシステムを導入した主な目的は、入学希望者の手続き(最初の問い合わせから登録に至るまで)の流れを管理することにあります。 「以前は、このプロセスを適切に監視したり、追跡したりすることが一切ありませんでした」と、 Paul Raudkepp氏は言います。 「最初の願書データは、Microsoft Accessデータベースまたは Microsoft Excelスプレッドシートに手作業で入力し、 リクルーティング チームのスタッフは各自 でファイルを作って、使用していました。 管理方法には一貫性がなく、全体的な流れも不透明 だったので、業務がタイムリーに行われているのかどうか、 あるいは一貫したサービスを提供で きているかどうかを把握することは不可能でした。 状況が変わって当校でビザを発給できるよう になり、入学希望者が急激に増えると、それは深刻な問題になってきました」

「ホスティングされたソリューションを導入することが急務になりました。 リクルーティングチームは8人構成ですが、これ以上スタッフの数を増やしたくなかったし、 ソフトウェアの保守 も行いたくはありませんでした。そのため、ホスティングが重要な課題となりました。 また、システムにはERP機能も必要で、それにはまさにNetSuiteがうってつけだったのです。 さらに、 財務、支出報告、予算編成などの業務全体もまとめて新しいプラットフォームで運営できればと 思いました。 当校にとって、NetSuiteが長期的にも短期的にも最も適したソリューションである ことがすぐにわかりました。

非ホスティング タイプを含め、TUJではこれまでに数多くのソリューションを検討してきまし た。 Salesforce.comとSAPによるデモには説得力がなく、CRM 機能は優れていましたが、必要 なERP 機能は備えていませんでした。

「教育分野、とりわけ入学希望者に的を絞ったソリュー ションは、NetSuite以外にもありましたが、 柔軟性、プラットフォーム指向、拡張性、カスタマ イズ性においてはNetSuiteが最も優れ、ホスティング機能も完備していました」

ソリューション

入学希望者の最初の問い合わせはオンライン フォームで行われ、 その80~90%はTUJのWebサイトから直接NetSuiteに送られます。 「カスタマーリレーションシップの管理は、登録までを NetSuite で行っており、登録の段階からは別のシステムで行っています。 ただし、登録システム および一部のプログラムをNetSuiteに移すことを現在、検討中です」と、Paul Raudkepp 氏は 語ります。

「電話といった、インターネット以外の方法で送られてくる応募もあり、そのようなデータは直 接NetSuite に入力します。 入学希望者は関心のあるプログラムや住所などの要因に応じて、リ クルーティング チームの各担当者に割り当てられます。 入学希望者は、自動送信される電子メールを受け取ったあと、個別にメールをやり取りして、必要な情報を入手します。 願書の受理から プログラムへの登録までの段階で、要件が満たされるたびに、ステータスが変化していきます」 リクルーティングチームからの初回のフィードバックは好評です。 「NetSuite システムによって、 以前よりも業務の進め方が大幅に向上し、誰もが満足しているようです」と、Paul Raudkepp 氏 は言います。 「リクルーティングチームは簡単にデータを共有でき、各自の進み具合がすぐにわ かります。 導入してからまだ日が浅いのですが、ルールを簡単に適用できるおかげで、データの 信頼性がはるかに向上しました。時間もずいぶん節約できました」

Nicole Despres 氏(TUJのアドミッションズ カウンセリングのシニアカウンセラー)によれば、 大学のエンドユーザーは「検索が簡単になり、必要な情報は何でも見つけられる」点で意見が一致しているとのことです。 「どの部門でも業務に使用できるし、アドミッション業務全体のプロ セスを1つに統合できるシステムを導入できて、本当に助かっています」

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